Millennium Services Group xây dựng khả năng phục hồi kỹ thuật số với Microsoft 365 và Circle T

Bản tóm tắt

Millennium Services Group là một công ty được niêm yết trên ASX, cung cấp các dịch vụ vệ sinh và an ninh chuyên biệt cho các trung tâm mua sắm bán lẻ lớn, tài sản thương mại và chính phủ, phương tiện giao thông công cộng và các sự kiện quy mô lớn trên khắp nước Úc và New Zealand. Millennium phát triển nhờ việc mua lại các doanh nghiệp nhỏ hơn và bối cảnh CNTT của nó – một tấm thảm gồm các hệ thống kế thừa bị phân mảnh – phản ánh lịch sử này. Làm việc với đối tác chiến lược Circle T, Millennium muốn thiết lập một chiến lược CNTT gắn kết hơn trong toàn tổ chức để mang lại khả năng làm việc kỹ thuật số hiện đại được hỗ trợ bởi Microsoft 365. Sự bùng phát của đại dịch COVID-19 đã củng cố nhu cầu của Millennium trong việc đẩy nhanh việc áp dụng các quy trình kỹ thuật số. Hiện đã được trang bị nền tảng kiến thức doanh nghiệp và cơ chế bảo mật được tăng cường, Millennium đang chứng kiến tầm nhìn kỹ thuật số của mình trở thành hiện thực kỹ thuật số.

Thử thách

Được thành lập vào năm 2015, Millennium Services Group khởi đầu là một nhóm gồm các doanh nghiệp nhỏ độc lập. Chi phí CNTT của doanh nghiệp cao do có nhiều trung tâm dữ liệu tại chỗ cũ và các hệ thống công nghệ khác nhau, trùng lặp trên khắp Australia và New Zealand.

Lực lượng lao động gồm 5.300 người của Millennium có tính di động và phân tán về mặt địa lý với phần lớn làm việc tại cơ sở của khách hàng. Chưa đến 10% nhân viên có quyền truy cập vào hệ thống CNTT của Millennium, điều này có nghĩa là các nhóm khó cộng tác và lãnh đạo khó có thể nhanh chóng chia sẻ thông tin với tất cả nhân viên.

Trong trường hợp không có hệ thống quản lý nội dung tập trung, nhân viên đã lưu trữ tài liệu và thư mục dưới dạng tệp cục bộ trên PC và chia sẻ chúng qua tệp đính kèm email. Điều này dẫn đến các vấn đề về kiểm soát phiên bản và tuân thủ. Hơn nữa, dữ liệu nhạy cảm hoặc bí mật được lưu trữ trên máy tính xách tay khiến Millennium có nguy cơ bị mất và đánh cắp dữ liệu.

Millennium cần một nền tảng nơi làm việc kỹ thuật số hiện đại dành cho doanh nghiệp để thống nhất nội dung và giao tiếp, cho phép nhân viên cộng tác, tuân thủ các yêu cầu tuân thủ và cung cấp cho nhân viên quyền truy cập di động an toàn.

Chiến lược

Các yêu cầu của Millennium về đơn giản hóa và bảo mật CNTT rõ ràng phù hợp với các khả năng Enterprise 365 của Microsoft và các công cụ tăng tốc nơi làm việc kỹ thuật số hiện đại do Circle T cung cấp. Millennium đã mời Circle T triển khai Microsoft 365 như một phần của dự án kéo dài sáu tháng nhằm cung cấp một mạng nội bộ doanh nghiệp gắn kết, mạnh mẽ khả năng quản lý nội dung, nền tảng cộng tác và liên lạc đáng tin cậy cũng như truy cập di động an toàn.

Ngay trước đợt phong tỏa toàn quốc của Australia và New Zealand xảy ra do cuộc khủng hoảng COVID-19 vào năm 2020, Millennium đã đưa ra quyết định điều hành là đưa giải pháp Microsoft 365 vào hoạt động sớm hơn nhiều tuần so với dự kiến nhằm huy động các cơ chế làm việc tại nhà. Ngoài ra, nó có nghĩa là triển khai Microsoft 365 theo một trật tự có hệ thống nhưng thay vào đó lại quyết tâm thực hiện một cách tiếp cận 'vụ nổ lớn' trên toàn bộ tổ chức.

Quyết định này là một sự mạo hiểm có tính toán và nó đã được đền đáp. Nhân viên được kết nối với Millennium trên thiết bị BYO của họ và Millennium đã chuyển sang thế giới làm việc từ xa mới. Ngoài ra, các giám đốc điều hành của Millennium đã khai thác tính năng hội nghị truyền hình trong Microsoft Teams và Yammer Enterprise để tiếp cận nhân viên và cung cấp thông điệp quan trọng.

Vui mừng với kết quả của mạng nội bộ công ty và việc triển khai Microsoft 365, Millennium và Circle T tập trung vào việc mở rộng khả năng của nơi làm việc kỹ thuật số hiện đại, di chuyển Exchange, SharePoint tại cơ sở và dữ liệu chia sẻ tệp sang Microsoft 365 cũng như bảo vệ tài sản bằng khả năng Microsoft E5.

Điểm nổi bật bao gồm:

• Trình quản lý Tài liệu được Kiểm soát của Circle T trên Microsoft 365 đảm bảo các chính sách doanh nghiệp của Millennium có thể truy cập dễ dàng, được duy trì tốt và tuân thủ các yêu cầu kinh doanh, lập pháp và quy định
• Mạng nội bộ thông minh của Circle T tăng tốc việc triển khai và nội dung của Mạng nội bộ công ty của Millennium
• Microsoft 365 cung cấp toàn bộ bộ công cụ tại nơi làm việc từ hội nghị truyền hình, cuộc họp từ xa, mạng xã hội doanh nghiệp, email, lưu trữ và quản lý tài liệu đến cộng tác, tự động hóa và mạng nội bộ
• Nhân viên và nhân viên làm việc tại khách hàng được hỗ trợ công nghệ làm việc từ xa an toàn, đảm bảo họ có thể truy cập thông tin quan trọng mọi lúc, mọi nơi và từ mọi thiết bị
• Bộ tuân thủ và bảo mật Microsoft E5 củng cố vị thế bảo mật của Millennium bằng cách cung cấp khả năng bảo vệ dữ liệu và mối đe dọa bảo mật tốt nhất
• Quản lý thông tin và quản trị dữ liệu thực thi và thực thi các chính sách, tiêu chuẩn, thủ tục và hướng dẫn công việc của Millennium
• Microsoft Endpoint Manager (Intune) thực thi các chính sách cung cấp thiết bị của Millennium và đảm bảo rằng các thiết bị hiện trường được kết nối an toàn và được cấu hình nhất quán
• Microsoft Defender ATP cung cấp khả năng bảo mật điểm cuối xung quanh việc phát hiện, bảo vệ và ứng phó với mối đe dọa
• Power Automate nâng cao năng suất kinh doanh bằng cách tích hợp nhiều dòng sản phẩm SaaS kinh doanh và tự động hóa các quy trình tốn nhiều thời gian trước đây như báo cáo kiểm toán

Kết quả

Circle T đã giúp Millennium hiện thực hóa tầm nhìn về nơi làm việc kỹ thuật số hiện đại và thay đổi cách chia sẻ kiến thức và hiểu biết sâu sắc trong tổ chức. Giải pháp này cung cấp cho Millennium khả năng phục hồi kỹ thuật số, cho phép Millennium ứng phó với cuộc khủng hoảng COVID-19 bằng cách bảo vệ các hoạt động của mình. Nền tảng này cho phép Millennium tiếp tục đầu tư vào các ưu tiên chiến lược nhằm xây dựng khả năng phục hồi liên tục bằng cách mở rộng và củng cố nền tảng kỹ thuật số cũng như tập trung vào tự động hóa.

Kết quả trong nháy mắt:

• Giảm chi phí CNTT của 30% từ việc ngừng hoạt động nhiều trung tâm dữ liệu tại chỗ, các trang trại SharePoint, máy chủ email và tệp đã cũ
• Nuôi dưỡng văn hóa công ty hòa nhập thông qua kết nối và gắn kết nhân viên
• Lợi ích năng suất đáng kể cho nhân viên trong toàn tổ chức với 100% của doanh nghiệp hiện đang sử dụng Microsoft Teams làm công cụ cộng tác chính, cho phép truy cập quan trọng vào dữ liệu và nội dung