Loacker số hóa các quy trình dựa trên tài liệu với d.velop và Microsoft 365

Bản tóm tắt

Trong hơn 90 năm qua, Loacker đã phát triển từ một hãng bánh kẹo nhỏ trong khu vực thành một thương hiệu nổi tiếng toàn cầu với các sản phẩm làm hài lòng người dân ở hơn 100 quốc gia. Với hơn 1.000 nhân viên sản xuất hơn 957 triệu mặt hàng đồ ngọt mỗi năm, công ty tập trung vào việc cung cấp những sản phẩm có nguồn gốc thiên nhiên nguyên chất và lành mạnh cho người tiêu dùng.

Loacker đã làm việc với d.velop để tạo ra một hệ thống quản lý tài liệu (DMS) được tích hợp với SAP và dựa trên Office 365 và SharePoint. Với sự trợ giúp của các giải pháp và bộ điều hợp d.velop, hệ thống cho phép người dùng hiển thị các tệp kỹ thuật số và quy trình kỹ thuật số. Điều này giúp tiết kiệm chi phí, tăng tính minh bạch và giảm đáng kể thời gian xử lý.

Hệ thống không chỉ đáp ứng các yêu cầu pháp lý mà còn đáp ứng triết lý “Chia sẻ và làm việc cùng nhau” của công ty.

Thử thách

Với thông tin đến từ các kênh khác nhau, chẳng hạn như SAP ERP, e-mail và tài liệu giấy, Loacker không thể quản lý nó một cách tập trung. Ngoài ra, công ty còn lưu trữ thông tin ở nhiều hệ thống khác nhau nên nhân viên phải mất nhiều thời gian mới có được cái nhìn tổng quan đầy đủ.

Các quy trình quan trọng vẫn mang tính tương tự và đòi hỏi nhiều nỗ lực thủ công. Do đó, công ty muốn số hóa các quy trình này, bao gồm các quy trình Tài khoản phải trả (như xử lý hóa đơn) phải tuân thủ các yêu cầu pháp lý đặc biệt ở Ý.

Đã có DMS độc quyền nhưng nó không được sử dụng rộng rãi. Loacker muốn thiết lập một DMS phù hợp trong công ty đang phát triển năng động và có định hướng quốc tế của họ. Họ cần DMS để tích hợp liền mạch vào SAP ERP hàng đầu. Họ cũng muốn bao gồm việc số hóa đầy đủ, tuân thủ pháp luật và minh bạch tất cả các tài liệu dưới dạng hồ sơ khách hàng, hồ sơ nhà cung cấp, hồ sơ đặt hàng, tài liệu kỹ thuật, v.v. Trên cơ sở đó, Loacker muốn thiết kế toàn diện các quy trình kinh doanh kỹ thuật số, cung cấp tài liệu cho khách hàng và tối ưu hóa sự hợp tác nội bộ.

Theo ý tưởng của Loacker, DMS mới sẽ phát huy hơn nữa ý tưởng “Chia sẻ & Làm việc cùng nhau” trong nội bộ. Ngoài ra, chủ đề về việc nộp hồ sơ tuân thủ theo yêu cầu của các quốc gia tương ứng cũng có tầm quan trọng trong dự án.

Chiến lược

Để số hóa hoạt động quản trị nội bộ của Loacker và hoàn thành dự án một cách thành công, d.velop và công ty đã vạch ra chiến lược trước khi bắt đầu dự án.

Office 365 và đặc biệt là SharePoint được sử dụng một cách chiến lược để liên lạc tại Loacker. Vì vậy, họ quyết định xây dựng mạng nội bộ và quản lý tài liệu của Loacker trên nền tảng này.

Các dịch vụ này phải được cung cấp cho người dùng như một hệ thống trung tâm và hiện đại để cho phép xử lý tài liệu chung và quy trình kinh doanh kỹ thuật số nhất quán.

Dự án bắt đầu với việc di chuyển hệ thống ECM hiện có sang SharePoint/O365; sau đó, nhóm đã tiến hành tích hợp SharePoint/O365 vào SAP ERP để hiển thị các tệp tương ứng trong ngữ cảnh của quy trình SAP.

Các tài liệu gửi đi từ SAP được tự động lưu trữ trong SharePoint với siêu dữ liệu tương ứng. Các tài liệu giấy đến, chẳng hạn như hóa đơn, sẽ được quét và lưu trữ trong SharePoint. Có thể gửi e-mail nhanh chóng bằng cách kéo và thả bằng thanh bên d.velop.

Với d.velop dành cho Microsoft 365, thông tin trong SharePoint được hợp nhất theo ngữ cảnh. Ví dụ: hệ thống tạo tệp khách hàng, tệp nhà cung cấp hoặc tệp tài liệu và cho phép truy cập vào tất cả thông tin khách hàng có liên quan.

Nhờ tích hợp chặt chẽ với SAP, người dùng có thể điều hướng từ SAP đến các tài liệu hoặc tệp tương ứng trong SharePoint bất kỳ lúc nào.

Hơn nữa, nhóm đã nhận ra quy trình Tài khoản phải trả. Nó cho phép lưu trữ và tìm thấy hóa đơn tập trung trong SharePoint. Thành phần quy trình làm việc quản lý quá trình xem xét và phê duyệt, đồng thời đảm bảo rằng siêu dữ liệu liên quan có thể được trao đổi liền mạch với hệ thống SAP.

Cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng, nhóm đã thiết lập Office 365, SharePoint và d.velop cho Microsoft 365 làm nền tảng lưu trữ kiểm tra.

Kết quả

Sau khi triển khai thành công dự án, nhóm xác định rằng họ không chỉ đã tối ưu hóa quy trình kinh doanh mà còn giảm đáng kể các giải pháp riêng lẻ. Một lợi thế nữa là Loacker đã đạt được mục đích sử dụng toàn diện và toàn diện đối với Office 365 được đặt ở vị trí chiến lược. Những người dùng và nhân viên chính được hưởng lợi trực tiếp từ dự án. Họ có quyền truy cập vào hàng trăm nghìn tài liệu mọi lúc, mọi nơi, dẫn đến khả năng cung cấp thông tin ngay lập tức và giảm đáng kể thời gian tìm kiếm tài liệu của nhà cung cấp và khách hàng.

Việc xác minh kỹ thuật số và phê duyệt hóa đơn đến bằng giải pháp d.velop tích hợp sâu của SAP cho phép nộp hồ sơ tuân thủ pháp luật theo quy định của quốc gia tương ứng và các tính năng đặc biệt trong lĩnh vực hóa đơn kỹ thuật số (FatturaB2B). Hơn nữa, quy trình kỹ thuật số nhất quán đảm bảo việc nhận hóa đơn minh bạch cho đến khi thanh toán và giảm đáng kể thời gian xử lý khi xác minh hóa đơn.

Đọc nghiên cứu trường hợp đầy đủ