Bản tóm tắt
Một tổ chức từ thiện khoa học đời sống, tập trung vào việc cải thiện sức khỏe con người bằng cách tăng thêm giá trị cho nghiên cứu khoa học giai đoạn đầu, đã tìm đến Proventeq để giúp chuyển sang Microsoft 365. Tổ chức muốn di chuyển khỏi hệ thống Documentum ECM của họ và tận dụng chức năng, tính di động và bảo mật nâng cao do các dịch vụ Microsoft 365 như SharePoint, OneDrive dành cho Doanh nghiệp và Nhóm cung cấp. Dự án di chuyển và áp dụng Office 365 kéo dài một năm này cho phép tổ chức từ thiện khoa học đời sống cộng tác với các đối tác khoa học và từ thiện của họ, đồng thời bảo vệ tài sản trí tuệ trong nghiên cứu của họ.
Thử thách
Trong khi tổ chức từ thiện khoa học đời sống có hệ thống Documentum ECM, người dùng của họ lại thiếu động lực để tương tác với nó. Họ cảm thấy việc truy cập các tài liệu trong hệ thống nguồn trở nên cồng kềnh do những hạn chế và quy định trước.–các yêu cầu cần thiết xung quanh plugin và phần mềm trình duyệt. Người dùng cũng muốn có một môi trường được kết nối nhiều hơn, nơi họ có thể chia sẻ và cộng tác trong không gian làm việc ảo có thể truy cập từ mọi nơi và từ nhiều điểm bắt đầu (ví dụ: ứng dụng Office 365, ứng dụng iOS, trình duyệt, v.v.).
Ngoài ra, tổ chức này muốn giảm chi phí cấp phép, cơ sở hạ tầng và hỗ trợ liên quan đến việc có hệ thống quản lý nội dung.
Họ nhận ra đã đến lúc phải thay đổi. Tuy nhiên, việc chuyển từ hệ thống tại chỗ cũ sang Office 365 đã đặt ra những thách thức riêng.
Nó sẽ yêu cầu cơ cấu lại đáng kể các hệ thống tệp và quy trình để phù hợp với cách các bản ghi cần được lưu trữ và truy cập trong SharePoint. Ngoài ra, dự án sẽ yêu cầu một lịch trình di chuyển nghiêm ngặt để ngăn chặn các chi phí bổ sung do chi phí gia hạn giấy phép và hỗ trợ Documentum.
Di chuyển từ Documentum sẽ không phải là một quá trình dễ dàng do các vấn đề xung quanh các định dạng và nhãn độc quyền từ vị trí ban đầu. Điều này bao gồm việc hệ thống quản lý Sở hữu Trí tuệ của tổ chức từ thiện được tích hợp chặt chẽ với các tài sản được lưu trữ trong Documentum, yêu cầu cập nhật để di chuyển. Hơn nữa, quy trình kinh doanh dựa vào các hệ thống bên ngoài có tích hợp chặt chẽ với các tài liệu được lưu trữ trong Documentum.
Chiến lược
Tổ chức từ thiện khoa học đời sống đã tìm đến Proventeq để hỗ trợ dự án di cư và nhận con nuôi này. Là một phần của chiến lược áp dụng Office 365 toàn diện, nhóm dự án đã tạo ra các kế hoạch quản lý dự án phù hợp, được hai bên thống nhất và thực hiện. Họ thiết lập cơ chế quản trị cần thiết trong Office 365, đồng thời đưa ra kế hoạch đào tạo và liên lạc rõ ràng và hiệu quả để đảm bảo áp dụng thành công Office 365.
Nhóm đã di chuyển tất cả nội dung doanh nghiệp từ các tủ trong hệ thống Documentum sang các trang web bộ phận được cung cấp đặc biệt trên SharePoint, trong khi họ di chuyển tất cả nội dung người dùng sang phân bổ OneDrive riêng lẻ của họ.
Nhóm dự án đảm bảo an toàn cho nội dung bằng cách dịch các chính sách bảo mật (tuân thủ các yêu cầu quy định nghiêm ngặt đối với bộ phận Tài chính và Nhân sự) từ Documentum sang SharePoint.
Họ cung cấp giao diện thân thiện với người dùng cho tất cả người dùng, bao gồm khả năng đồng tác giả tài liệu và tận dụng các giải pháp tích hợp để tự động gắn thẻ nội dung, đặc biệt là cho bộ phận Pháp lý.
Họ đã tạo ra một khu vực dành riêng cho nhóm Dự án làm việc trên các dự án đang hoạt động và khép kín, cùng với các thành phần SPFx tùy chỉnh để hỗ trợ làm việc tốt hơn với các dự án. Việc triển khai Microsoft Teams cho các dự án này đã cung cấp cho người dùng nền tảng để cộng tác dự án tốt hơn.
Để đảm bảo tính toàn vẹn của dữ liệu, nhóm đã giải quyết vấn đề hỏng dữ liệu trong nguồn bằng Trình tăng tốc di chuyển Proventeq và họ cũng cập nhật các hệ thống của bên thứ ba tích hợp với Documentum (như nền tảng quản lý Sở hữu trí tuệ).
Việc chuyển sang Office 365 là một phần quan trọng trong kế hoạch đang diễn ra của chúng tôi nhằm tập trung hóa và cải thiện khả năng truy cập cũng như thu được những hiểu biết sâu sắc có ý nghĩa hơn từ dữ liệu khoa học và kinh doanh của chúng tôi. Hợp tác chặt chẽ với Proventeq với tư cách là đối tác kỹ thuật chuyên môn của chúng tôi, chúng tôi có thể tự tin di chuyển từ nền tảng quản lý nội dung cũ sang Office 365.
(Giám đốc CNTT, Dịch vụ kinh doanh, )
Kết quả
Tổ chức từ thiện khoa học đời sống đang nhận thấy sự cộng tác và tuân thủ của hệ thống quản lý tài liệu được cải thiện vì SharePoint và Microsoft Teams, kết hợp với bộ Office 365, tạo ra một nơi làm việc ảo nơi các nhóm có thể gặp gỡ, cộng tác và hoàn thành nhiệm vụ, và làm việc trên các tài liệu từ kho lưu trữ tập trung. SharePoint cho phép nhân viên truy cập nội dung kinh doanh từ mọi nơi và từ nhiều điểm xuất phát.
Bằng cách chuyển sang Office 365, tổ chức từ thiện khoa học đời sống đã có thể tiết kiệm đáng kể chi phí (lên tới 60%) bằng cách giảm chi phí cấp phép, cơ sở hạ tầng và hỗ trợ.
Giờ đây, tổ chức có quyền quản lý và quản lý dễ dàng và mạnh mẽ hơn cùng với các điều khoản về Ngăn chặn mất dữ liệu để bảo vệ nghiên cứu học thuật của họ.
