Công ty phân phối thép toàn cầu thúc đẩy số hóa một trong những ngành công nghiệp truyền thống nhất

Thép là một ngành công nghiệp truyền thống, bảo thủ—một ngành mà Klöckner & Co đã là thành viên trong hơn 110 năm. Klöckner là một trong những nhà phân phối sản phẩm thép và kim loại độc lập lớn nhất trên thế giới, với mạng lưới phân phối và dịch vụ gồm 160 địa điểm tại 13 quốc gia và tiếp cận hơn 100.000 khách hàng. Nhưng bất chấp lịch sử lâu đời, Klöckner vẫn là một công ty tiến bộ.

Làm việc trong một ngành đặc trưng bởi sự cạnh tranh khốc liệt, tình trạng dư thừa công suất toàn cầu và sự biến động do giá cả thị trường biến động mạnh, Klöckner biết rằng họ không muốn những kẻ phá vỡ che mắt công ty: Họ muốn trở thành kẻ phá vỡ.

Đơn giản chỉ cần tăng hiệu quả và thực hiện các biện pháp tiết kiệm chi phí sẽ không cắt giảm được. Tuy nhiên, số hóa đã mang đến cho Klöckner cơ hội trở thành người tiên phong trong ngành của mình. Thông qua số hóa, công ty sẽ cộng tác với khách hàng của mình. Nó sẽ cải thiện hiệu quả thông qua tự động hóa.

Sự chuyển đổi kỹ thuật số đó sẽ bắt đầu bằng sự thay đổi văn hóa trong chính Klöckner. Giám đốc điều hành Klöckner Gisbert Rühl cho biết: “Chúng tôi muốn nhân viên của mình hiểu chiến lược số hóa và góp phần đạt được các mục tiêu đầy tham vọng của công ty chúng tôi.

Giao tiếp không phân cấp

Để thúc đẩy sự thay đổi văn hóa mà Rühl mong muốn, ông đã thúc đẩy một cách tiếp cận hoàn toàn mới về giao tiếp trong công ty. “Ban quản lý và người truyền thông cần xây dựng cầu nối giữa các vấn đề và giải pháp để vượt qua nỗi sợ hãi về những thay đổi mà số hóa mang lại. Chìa khóa của vấn đề này là giao tiếp không phân cấp,” Rühl nói.

Vì vậy, Klöckner đã tăng cường mạng nội bộ hiện có của mình với Yammer, đưa công ty lên một tầm cao mới: giao tiếp cởi mở, không phân cấp. Việc triển khai Yammer là một thành công lớn và công ty đã có thể thúc đẩy tỷ lệ áp dụng lên 70%. Một nhóm nhỏ đến từ Vienna đang làm việc, một đối tác của Microsoft, đã hỗ trợ Klöckner trong quá trình chuyển đổi này. Martina Grom, Giám đốc điều hành atwork cho biết, “Klöckner đã phá bỏ các rào cản liên lạc theo chiều dọc hiện có để chuyển sang hình thức đối thoại ngày càng theo chiều ngang, không được lọc. Công ty thu hút toàn bộ lực lượng lao động—và sức mạnh sáng tạo của mình.”

Rühl hiện điều khiển tất cả hoạt động liên lạc của công ty thông qua Yammer. Anh ấy nói: “Với Yammer, tôi trò chuyện với nhân viên của mình mỗi ngày. Tôi làm điều đó mỗi sáng trong nửa giờ.” Rühl không gửi email hoặc thông tin liên lạc đặc biệt nào cho CEO thông qua đội ngũ quản lý. Anh ấy nói: “Tất cả thông tin liên lạc của tôi đều thông qua Yammer tới tất cả nhân viên và mời họ liên hệ trực tiếp với anh ấy bằng cách sử dụng thẻ bắt đầu bằng # #AskYourCEO.

Với việc Rühl thúc đẩy giao tiếp cởi mở giữa các nhân viên, việc chuyển sang mạng nội bộ hợp nhất đã quá hạn. Mạng nội bộ tĩnh ban đầu vẫn được sử dụng để lưu trữ tài liệu. Theo Marc Grewe, Giám đốc cấp cao về Quan hệ nhà đầu tư, Truyền thông nội bộ & Tính bền vững tại Klöckner, “Có một khoảng cách giữa văn hóa kỹ thuật số năng động, tần số cao—được chứng minh bằng việc áp dụng mạnh mẽ Yammer—và các nguyên tắc truyền thống hơn dựa vào nội dung tĩnh.”

Để thu hẹp khoảng cách này, Grewe và Grom đã rút ra những hiểu biết sâu sắc từ nỗ lực trước đó nhằm xây dựng không gian làm việc kỹ thuật số, tập hợp một nhóm dự án linh hoạt chỉ gồm bốn người và nhóm làm việc. Nhóm đã xây dựng một quy trình ra quyết định đơn giản, dựa trên các cuộc khảo sát nhân viên, quy trình này cuối cùng sẽ trở thành khuôn khổ cho mạng nội bộ thông minh, mới của Klöckner: #DigiDesk. Marc nói: “Chúng tôi không xác định bất kỳ quy tắc nào cho #DigiDesk. Chúng tôi để nhân viên của mình định hình trải nghiệm của riêng họ. Điều duy nhất chúng tôi muốn là nhận được phản hồi.”

Trang web truyền thông thay đổi trò chơi

Dựa trên phân tích của nhóm dự án về phản hồi của nhân viên và yêu cầu của công ty, nhóm đã xác định các mục tiêu sau cho mạng nội bộ thông minh của Klöckner:

• Cung cấp trải nghiệm ưu tiên thiết bị di động cho phép nhân viên không cần bàn làm việc có thể tham gia vào mạng nội bộ.
• Cho phép mỗi quốc gia và văn phòng khu vực trong gia đình đa quốc gia của Klöckner định hình trải nghiệm mạng nội bộ của riêng mình, tăng cường sự chấp nhận và mức độ phổ biến của địa phương.
• Nhắm mục tiêu tin tức, thông tin và liên lạc Yammer theo khu vực để giảm tình trạng quá tải thông tin đồng thời cho phép mọi người có được cái nhìn toàn cầu khi cần thiết.
• Áp dụng cách tiếp cận thường xanh để giữ chi phí ở mức thấp, giảm bảo trì và đảm bảo rằng các khả năng mới có thể được tận dụng khi chúng sẵn có.

Nhóm dự án đã chọn xây dựng mạng nội bộ thông minh dựa trên Microsoft 365. Grewe nói: “Nó đã kiểm tra tất cả các ô dành cho Klöckner. Ví dụ: “Các trang web liên lạc trong SharePoint Online là yếu tố thay đổi cuộc chơi. Chúng tôi có thể nhanh chóng tạo các trang phản hồi trông đẹp mắt trong ứng dụng di động SharePoint mà không phải tốn tiền cho nhà phát triển để tùy chỉnh chức năng, thành phần điều hướng và mẫu.”

Klöckner sẽ sử dụng Microsoft 365 để đảm bảo rằng mạng nội bộ, công cụ và dịch vụ mới của mình luôn cập nhật—với nỗ lực tối thiểu về CNTT. Như Grewe nói: “Dịch vụ thường xanh đảm bảo rằng các tính năng, cải tiến và cải tiến mới được áp dụng tự động. Nó thách thức chúng tôi luôn cập nhật.”

Mạng nội bộ thông minh của Klöckner: #DigiDesk

Hợp tác với atwork, Klöckner đã tạo ra các trang liên lạc riêng cho từng quốc gia có văn phòng, nhà máy hoặc nhà kho của Klöckner. Mỗi site liên lạc kết hợp quản lý nội dung và liên lạc trong một môi trường mà nhóm dự án kết hợp khi cần thiết cho các nhóm hoặc quốc gia khác nhau. Ví dụ: các nhóm có thể chia sẻ các tài liệu quan trọng và thông báo chúng bằng các bài báo để chúng được hiển thị và đọc rộng rãi hơn. Ngoài ra, nhân viên sử dụng thiết kế trang đơn giản và điều hướng trực quan để truy cập các trang quan trọng từ các lĩnh vực như nhân sự và tuân thủ.

Tương tự, Klöckner chỉ bao gồm các cộng đồng Yammer có liên quan đến một quốc gia cụ thể trên mỗi #DigiDesk hoặc trang liên lạc quốc gia. Mỗi trang web chỉ bao gồm nội dung biên tập được nhắm mục tiêu từ những cộng đồng đó. Điều này giải quyết những phản hồi thường gặp nhất của nhân viên: Họ chỉ muốn xem nội dung quan trọng đối với họ.

Grom cho biết: “Mọi thứ mà nhân viên quan tâm đều ở một nơi”.

Klöckner cũng đã tạo một trang web trung tâm cho toàn bộ công ty, được gọi là #DigiDesk Global và kết nối từng trang liên lạc với nó. Grewe cho biết: “Mặc dù chúng tôi đã tạo các trang web liên lạc riêng lẻ để cung cấp cho nhân viên những cái nhìn địa phương, nhưng chúng tôi đã kết nối từng trang web với một trang web trung tâm để cấp cho họ quyền truy cập vào toàn bộ vũ trụ Klöckner”. Nhân viên có thể dễ dàng chia sẻ các phương pháp, tệp và tin tức tốt nhất trên toàn cầu.

Như Grewe tuyên bố: “Chúng tôi nhanh chóng biết rằng #DigiDesk không chỉ là biểu hiện của quá trình hiện đại hóa về chức năng và thiết kế. Nội dung càng mang tính cá nhân và cụ thể theo quốc gia thì càng thu hút được nhiều sự quan tâm.” Grom tiếp tục nói: “Với mô hình trung tâm, mọi cơ sở hoặc văn phòng ở quốc gia đều có thể duy trì chủ nghĩa cá nhân của mình, điều này rất cần thiết trong một tổ chức đa quốc gia”.

Sự đa dạng đáng kinh ngạc là đặc điểm của đội ngũ toàn cầu mạnh mẽ của Klöckner. Công ty tuyển dụng nhân viên từ khoảng 70 quốc gia, bao gồm các chuyên gia kỹ thuật số, nhân viên văn phòng và nhân viên kho hàng trên toàn cầu. Cho đến nay, nhóm đã triển khai các trang web #DigiDesk khu vực cho Đức, Áo, Vương quốc Anh, Thụy Sĩ và Pháp. Tổng cộng, mỗi người trong số khoảng 5.500 nhân viên trên toàn thế giới hiện có quyền truy cập vào #DigiDesk duy nhất phù hợp với nhu cầu và sở thích của mình. Các triển khai tiếp theo đang được thực hiện. Cho đến lúc đó, tất cả 8.500 nhân viên đều có thể xem nội dung trong các site truyền thông và trung tâm hiện có.

Trải nghiệm di động đầu tiên dành cho nhân viên không cần bàn làm việc

Sự đa dạng đó thậm chí còn mở rộng đến các thiết bị. Để thu hút mọi người tham gia vào quá trình số hóa, Grewe và Grom biết rằng những nhân viên tuyến đầu, hậu cần và những nhân viên không cần bàn làm việc khác sẽ cần quyền truy cập vào mạng nội bộ của Klöckner.

Điều đó đòi hỏi trải nghiệm ưu tiên thiết bị di động.

Để tạo ra trải nghiệm như vậy, họ sử dụng ứng dụng di động Yammer và SharePoint miễn phí dành cho điện thoại thông minh và máy tính bảng. Grewe cho biết: “Theo mặc định, tất cả nhân viên đều có giấy phép Microsoft 365 và có thể truy cập tất cả nội dung cũng như công cụ thông qua ứng dụng di động trên điện thoại thông minh và máy tính bảng cá nhân của họ”. Nhân viên sử dụng ứng dụng di động Yammer và SharePoint để truy cập nhanh vào #DigiDesk và luôn cập nhật các cuộc trò chuyện và tài liệu có liên quan cũng như giữ liên lạc với đồng nghiệp.

Giải pháp theo chiều ngang trả cổ tức

Ngay từ đầu, nhóm đã phản đối giải pháp từ trên xuống để khởi động lại mạng nội bộ của Klöckner.

Grewe cho biết: “Ý tưởng cơ bản của chúng tôi luôn là tạo ra một mạng nội bộ cho mọi người, một mạng hoạt động dựa trên phản hồi từ mọi người và không ngừng phát triển”. “Nhiều giải pháp mạng nội bộ thất bại vì mọi người cảm thấy rằng nội dung được kiểm soát tập trung và giải pháp này bị ép buộc đối với họ.”

Thay vào đó, nhóm dự án đã tạo khung nhưng để lại thiết kế (việc sử dụng các phần web và nội dung được tuyển chọn) cho các nhóm dự án theo quốc gia cụ thể. Phương pháp tiếp cận trao quyền của Klöckner đối với mạng nội bộ thông minh đang mang lại kết quả: Phản hồi của các nhân viên của công ty rất nổi bật. Grewe cho biết: “#DigiDesk đã được đón nhận nồng nhiệt và các nhóm dự án khu vực cảm thấy rằng họ đã tự mình triển khai mạng nội bộ”.

Klöckner được hưởng lợi nhiều hơn từ việc triển khai hơn dự kiến. Ví dụ: nhóm của mỗi quốc gia đã tận dụng cơ hội để loại bỏ nội dung lỗi thời. Ngoài ra, công ty sử dụng mạng nội bộ thông minh để hỗ trợ các ứng dụng và tính năng Microsoft 365 khác, điều đó càng làm tăng khả năng áp dụng. Giờ đây, khi một nhân viên mở trình duyệt, trang liên lạc độc đáo của cô ấy sẽ bật lên với mọi thứ cô ấy cần cho công việc ngày hôm đó và trình khởi chạy ứng dụng giúp dễ dàng khám phá các công cụ hơn mà không gặp rắc rối khi cài đặt.

Klöckner tạo nên sự khác biệt

Vì nhân viên có trải nghiệm được cá nhân hóa với nội dung họ quan tâm, ngay cả trên thiết bị di động nên phản hồi dành cho #DigiDesk cực kỳ tích cực. Như một nhân viên đã nói: “Tôi thấy #DigiDesk thú vị, nhiều thông tin và dễ điều hướng. Thật tốt khi có mọi thứ ở một nơi. Tôi rất ấn tượng!”

Lượt xem trang cho mạng nội bộ thông minh của công ty chỉ khuếch đại tình cảm đó:

• Mạng nội bộ cũ: 80.000 lượt truy cập mỗi năm
• #DigiDesk: 2,4 triệu lượt truy cập mỗi năm

Grewe nói: “Các công ty khác đã biết về những gì Klöckner đang làm với mạng nội bộ của mình đều muốn nghe 'câu chuyện Klöckner'—làm thế nào một công ty lỗi thời có thể ứng dụng công nghệ số hóa”. “Họ muốn học hỏi từ chúng tôi cách họ có thể bắt đầu hành trình đến nơi làm việc hiện đại của mình.” Để giúp các công ty khác đi theo con đường của họ, Grewe và Grom đã chia sẻ câu chuyện Klöckner trong một phiên họp tại hội nghị SharePoint ở Las Vegas.

Rühl cho biết thêm: “Chúng tôi coi những thành công mà chúng tôi đã đạt được về mặt chuyển đổi kỹ thuật số—cũng như sự quan tâm ngày càng tăng về chủ đề này của khách hàng, nhà cung cấp và đối thủ cạnh tranh—là sự xác nhận rằng chúng tôi đang đi đúng hướng.”

Tuy nhiên, Klöckner không hài lòng. Nó vẫn đang khám phá những cơ hội mà mạng nội bộ thông minh của nó mang lại. Những nỗ lực trong tương lai sẽ bao gồm việc kết hợp các trang chủ SharePoint để khuyến khích người dùng kết nối mạng và cộng tác với nhau nhiều hơn. Ngoài ra, Klöckner gần đây đã triển khai lộ trình học tập Microsoft 365 trên toàn thế giới. Klöckner tự tin rằng điều này sẽ làm tăng hơn nữa sự chấp nhận và mức độ hài lòng của nhân viên đối với các ứng dụng và dịch vụ Microsoft 365 bằng cách sử dụng các lộ trình học tập—và giúp công ty thu được nhiều lợi ích hơn nữa từ khoản đầu tư vào CNTT của mình.

Việc Klöckner áp dụng và thúc đẩy số hóa đã khiến công ty trở nên khác biệt so với các đối thủ cạnh tranh trong ngành. Như Rühl lưu ý, “Chúng tôi nổi bật so với đối thủ cạnh tranh bằng các giải pháp kỹ thuật số, chẳng hạn như cửa hàng trực tuyến và cổng hợp đồng, bởi vì các giải pháp của chúng tôi giúp khách hàng dễ dàng làm việc với chúng tôi”. Tất nhiên, mạng nội bộ thông minh của Klöckner là nền tảng của sứ mệnh đó và là chìa khóa của công ty để kinh doanh nhanh hơn, linh hoạt hơn thông qua giao tiếp và cộng tác. Tương lai của thép là kỹ thuật số và Klöckner đang đi tiên phong trong lĩnh vực này.

Để biết thêm thông tin về chiến lược của Klöckner, hãy truy cập www.kloeckner.com/en/group/strategy.html.