Tập đoàn thương mại 100 năm tuổi tận dụng SharePoint, Power BI và Flow để hiện đại hóa quy trình nội bộ

Bản tóm tắt

Jewelers of America, hiệp hội thành viên 100 năm tuổi có trụ sở tại Thành phố New York, đã tận dụng các ứng dụng Office 365 bao gồm SharePoint, Power BI và Flow để tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình chuyển đổi kỹ thuật số của tổ chức. Tổ chức này sở hữu nhiều quy trình thủ công cũng như nhiều dòng cơ sở dữ liệu ứng dụng kinh doanh mà họ cảm thấy có thể được tích hợp hiệu quả hơn hiện tại. Jewelers of America đã chuyển sang Longi Engineering để triển khai các giải pháp Microsoft 365 nhằm hiện đại hóa các quy trình này.

Thử thách

Dựa vào vô số quy trình thủ công và lỗi thời, Jewelers of America cần hiện đại hóa quy trình kinh doanh và cơ sở dữ liệu ứng dụng kinh doanh của họ. Các quy trình kinh doanh cần được cập nhật của họ bao gồm khả năng cộng tác với hơn 2.000 thành viên tổ chức trang sức trên khắp thế giới. Tổ chức cũng cần có khả năng cung cấp cho các giám đốc điều hành và thành viên hội đồng quản trị những hình ảnh trực quan mô tả sự phát triển thành viên cũng như khả năng tồn tại về mặt tài chính của họ. Với các quy trình được hiện đại hóa, tổ chức đã tìm cách:

– Có được cái nhìn sâu sắc về thống kê và đồ họa về cơ sở dữ liệu thành viên SQL Server của họ

– Cung cấp cho các giám đốc điều hành và thành viên hội đồng quản trị cái nhìn đồ họa về dữ liệu này

– So sánh tài chính năm tài chính với các năm tài chính trước đó, cũng như phân tích ngân sách theo từng bộ phận

– Quản lý hiệu quả các quy trình thủ công như yêu cầu nghỉ phép và phê duyệt thời gian bồi thường

Chiến lược

Khi lựa chọn một giải pháp, các sản phẩm kinh doanh thông minh thay thế đã được xem xét, tuy nhiên, khả năng tích hợp và giá trị tổng thể của Power BI nhanh chóng khiến nó trở thành sản phẩm được những người ra quyết định yêu thích. Sau khi xác định rằng Power BI có thể tích hợp vào cơ sở dữ liệu thành viên doanh nghiệp, hệ thống kế toán Dynamics GP, đồng thời hiển thị bảng thông tin/hình ảnh cập nhật theo thời gian thực trên SharePoint, quyết định tận dụng Power BI đã được đưa ra.

Bộ phận thành viên đã dành rất nhiều thời gian để chạy các truy vấn cơ sở dữ liệu và cập nhật bảng tính excel với số liệu thống kê liên quan đến thành viên. Dữ liệu này được lưu trữ trong SQL Server là một ứng cử viên xuất sắc cho việc tích hợp Power BI. Sau khi kết nối cổng Power BI được thiết lập thông qua máy chủ ứng dụng doanh nghiệp, dữ liệu thành viên sẽ được đọc liền mạch và nhiều hình ảnh trực quan được xây dựng để cho phép so sánh dữ liệu thành viên trong các năm tài chính.

Bộ phận Giám đốc tài chính và Kế toán từ lâu đã tìm cách xác định xem chi tiêu của họ có phù hợp với số tiền lập ngân sách trong suốt năm tài chính hay không. Tích hợp Power BI cho phép tạo bảng điều khiển nơi họ có thể dễ dàng xem số dư tài khoản phải thu, phải trả và tiền mặt trong thời gian thực.

Ngoài chức năng kinh doanh thông minh, còn có nhiều quy trình công việc mà tổ chức đang tìm cách tự động hóa và hợp lý hóa. Hai trong số các quy trình công việc này là quy trình yêu cầu thời gian nghỉ và quy trình yêu cầu bồi thường. Các quy trình này yêu cầu nhân viên điền vào biểu mẫu, in, ký tên và mang biểu mẫu đó đến người quản lý của họ để ký. Khi làm như vậy, họ sẽ mang biểu mẫu này đến cá nhân chịu trách nhiệm theo dõi/quản lý thời gian nghỉ.

Các quy trình thủ công này rất phù hợp để tự động hóa quy trình thông qua các biểu mẫu/danh sách SharePoint và Flow. Biểu mẫu SharePoint được triển khai để cho phép nhân viên nhập thời gian nghỉ mà họ yêu cầu. Sau khi gửi, một quy trình được khởi tạo để tự động xác định người quản lý của người yêu cầu và gửi email cho người quản lý để phê duyệt hoặc từ chối yêu cầu từ bên trong Outlook mà không cần phải đăng nhập vào SharePoint. Sau khi được người quản lý phê duyệt, người yêu cầu và cá nhân chịu trách nhiệm duy trì dữ liệu sẽ được thông báo qua email. Tất cả thời gian nghỉ đều được cập nhật tự động trong danh sách SharePoint do tương tác.

Kết quả

SharePoint, Power BI và Flow đã hình thành nên cốt lõi mạnh mẽ của các ứng dụng kinh doanh mà Jewellers of America đang tìm cách xây dựng để hỗ trợ họ tiếp tục cung cấp dịch vụ xuất sắc cho cơ sở thành viên toàn cầu của mình.