Công ty dầu khí Jee áp dụng Microsoft 365 với sự trợ giúp của Intelogy để quản lý quy trình nhân sự tốt hơn

Xuất bản vào Tháng năm 19, 2020

Bản tóm tắt

Tư vấn kỹ thuật đường ống độc lập, JEE cung cấp kỹ thuật và đào tạo dưới biển cho ngành dầu khí. Đang tìm cách tự động hóa chương trình Phúc lợi Nhân viên, Jee đã tìm đến Intelogy, đối tác Microsoft đáng tin cậy của họ cho một dự án có thể được triển khai và quản lý nội bộ nhanh chóng sau khi triển khai.

Thử thách

Các quy trình hiện tại của Jee để quản lý phúc lợi nhân viên rất thủ công, bao gồm các biểu mẫu in, thông tin quan trọng dạng viết tay và tài liệu định tuyến ở cả dạng giấy và email, thông qua các bộ phận khác nhau để xem xét và phê duyệt. Bản chất thủ công của các quy trình này đã đặt gánh nặng đáng kể lên nhóm Tài chính và Nhân sự, thường phải trả giá bằng các ưu tiên khác.
Trong lần tham gia tư vấn ban đầu, Intelogy đã xác định chắc chắn cách thức hoạt động của các quy trình hiện tại tại Jee và xác định rằng hệ thống mới cần bao gồm các yếu tố sau:

  • trở nên đơn giản
  • để tự động hóa việc trao đổi email và thông báo
  • để có sự kiểm soát chặt chẽ về bảo mật dữ liệu
  • mỗi nhân viên có thể dễ dàng tiếp cận.

Cụ thể, trọng tâm của hệ thống bán vé là nhu cầu nắm bắt thông tin một cách ngắn gọn trong khi vẫn đảm bảo nhân viên có thể yêu cầu bán vé một cách đơn giản và nhanh chóng. Ngoài ra, Jee muốn tin tưởng rằng Biểu mẫu yêu cầu thay đổi lợi ích có thể được tự động hóa mà không ảnh hưởng đến quyền riêng tư và độ nhạy cảm của dữ liệu.

Chiến lược

Microsoft Power Platform, kết hợp với Microsoft 365, được coi là giải pháp lý tưởng để đáp ứng các yêu cầu đã xác định. Giải pháp này tận dụng sự dễ dàng và tốc độ phát triển ứng dụng kinh doanh trong đó Intelogy có thể sử dụng chuyên môn của họ về Microsoft 365 để tích hợp hoàn toàn các ứng dụng vào mạng nội bộ SharePoint của Jee, tạo ra trải nghiệm liền mạch cho người dùng.

Intelogy tập trung vào việc sử dụng các thành phần sau để tạo ra giải pháp hiện đại, tự động:

Ứng dụng mạnh mẽ đã được sử dụng để tạo hai ứng dụng, một ứng dụng dành cho biểu mẫu yêu cầu thay đổi và một ứng dụng dành cho việc gửi yêu cầu. Cả hai ứng dụng đều tồn tại độc lập và phục vụ các mục đích khác nhau nhưng đều nhằm mục đích tiết kiệm thời gian của nhân viên và cung cấp trải nghiệm người dùng trực quan, tuyệt vời. Những thách thức về bảo mật dữ liệu được quản lý bằng cách tạo các nhóm bảo mật riêng và chỉ định quyền cấp mục cho mỗi yêu cầu thay đổi.

Power Automate cung cấp phương tiện để tạo thông báo và gửi email cho các bên tương ứng bất cứ khi nào yêu cầu được đưa ra hoặc yêu cầu thay đổi được gửi. Hơn nữa, lời nhắc hàng tháng đối với bất kỳ vé nào còn tồn đọng sẽ đảm bảo rằng không có vé hoặc yêu cầu thay đổi nào bị quên.

SharePoint cung cấp tất cả cấu hình bảo mật và lưu trữ dữ liệu làm nền tảng cho giải pháp.

Chúng tôi rất vui mừng về tốc độ triển khai giải pháp tự động hóa quy trình bằng Power Apps và Power Automate; đến mức chúng tôi đang tích cực tìm kiếm các cơ hội để hiện đại hóa các quy trình kinh doanh khác trong toàn công ty của mình.

Jonathan McGregor (Giám đốc điều hành, Jee)

Kết quả

Ngày nay, Jee đang tận hưởng những lợi ích của việc tự động hóa quy trình tại nơi làm việc được hiện đại hóa mà SharePoint cung cấp cho họ. Với một cổng thông tin có thể truy cập từ bất kỳ vị trí nào trên bất kỳ thiết bị nào, nhân viên có thể yêu cầu yêu cầu và thay đổi yêu cầu khi đang di chuyển, tăng thêm hiệu quả. Việc tự động hóa các quy trình kinh doanh quan trọng này, sử dụng các ứng dụng kinh doanh mạnh mẽ có Power Apps để quản lý và sắp xếp các nhiệm vụ đơn giản cũng như yêu cầu thay đổi là một thắng lợi lớn cho Jee.