Quỹ Đại học Bang Iowa tổ chức tài trợ thay đổi cuộc sống cho các nhà đổi mới trong tương lai sử dụng giải pháp Adobe Sign và Microsoft

Bản tóm tắt

Một trong những mục tiêu lớn nhất của tất cả các trường đại học là tạo ra một môi trường khuyến khích học tập và thành công cho sinh viên. Các trường thực hiện được điều này bằng cách cung cấp cơ sở vật chất tiên tiến, cơ hội nghiên cứu đổi mới và đội ngũ giảng viên cố vấn hàng đầu. Những khoản quyên góp hào phóng là một trong những chìa khóa để đạt được những mục tiêu này trong khi vẫn mở rộng cánh cửa cho bất kỳ sinh viên nào ham học hỏi, bất kể nền tảng tài chính của họ như thế nào.

Quỹ Đại học Bang Iowa (ISU) là một tổ chức chuyên gây quỹ hỗ trợ sinh viên, giảng viên, tòa nhà và chương trình tại Đại học Bang Iowa. Những món quà được trao cho ISU thông qua quỹ này đã có tác động đáng kể đến trải nghiệm của trường đại học, từ học bổng và chức danh giáo sư giúp thu hút và giữ chân giảng viên đang có ảnh hưởng trong lĩnh vực của họ đến học bổng giúp sinh viên tập trung vào việc học.

Dave Thalacker, Tiến sĩ, Giám đốc cấp cao về Hoạt động CNTT và An ninh Mạng cho biết: “Quỹ Đại học Bang Iowa không chỉ là một tổ chức gây quỹ cho ISU. “Chúng tôi cũng làm việc với các nhà tài trợ và trường đại học để đảm bảo rằng những món quà hào phóng của các nhà tài trợ được sử dụng theo cách có ý nghĩa đối với họ. Một gia đình có thể muốn tôn vinh cuộc đời của một sinh viên tốt nghiệp ISU và người yêu động vật bằng cách quyên góp cho Trường Cao đẳng Thú y. Chúng tôi làm việc với Trường để đảm bảo rằng món quà có thể được sử dụng để tạo ra tác động ngay lập tức đến học sinh, giáo viên và cộng đồng.”

Chìa khóa để phát triển những món quà ý nghĩa và hữu ích là sự giao tiếp rõ ràng. Điều này bao gồm liên lạc với các nhà tài trợ, ISU và bất kỳ bên liên quan nào khác, cũng như với các bên liên quan đến việc duy trì sự tuân thủ đối với các khoản đóng góp bằng tiền này. Do đó, mỗi khoản quyên góp đều bao gồm một lượng lớn giấy tờ riêng biệt và có chữ ký phê duyệt của nhiều bên liên quan.

Là một phần của sáng kiến chuyển đổi kỹ thuật số và tự động hóa lớn hơn, tổ chức này đã quyết định rằng việc triển khai giải pháp chữ ký điện tử có thể giúp hiện đại hóa và hợp lý hóa quy trình tuân thủ của nhà tài trợ này. Adobe Sign, giải pháp chữ ký điện tử trong Adobe Document Cloud, nhanh chóng phù hợp với quy trình làm việc và cải thiện thời gian xử lý cũng như tuân thủ đồng thời giảm lãng phí.

Thalacker cho biết: “Adobe Sign là trụ cột trong quy trình làm việc kỹ thuật số mới của chúng tôi. “Với sự tích hợp mạnh mẽ với các công cụ và quy trình hiện có của Microsoft, chúng tôi đang tối đa hóa khoản đầu tư và nhận được lợi nhuận rất nhanh.”

Thử thách

Hầu hết các khoản quyên góp lớn đều bắt đầu bằng việc đến thăm cá nhân một nhân viên phát triển quỹ. Cán bộ phát triển cộng tác với các nhà tài trợ về điều gì có ý nghĩa đối với họ và loại quà tặng mà họ có thể muốn làm. Sau đó, bộ phận tuân thủ của nhà tài trợ sẽ tiếp quản, soạn thảo những mong muốn đó thành thỏa thuận quà tặng của nhà tài trợ. Tùy thuộc vào loại hình và phạm vi mong muốn của nhà tài trợ, thỏa thuận có thể được thông qua văn phòng của các trưởng khoa đại học, người đứng đầu chương trình và các giáo sư trước khi nhận được sự chấp thuận của đội ngũ quản lý cấp cao của quỹ. Cuối cùng, thỏa thuận được gửi đến nhà tài trợ để ký kết.

Trước Adobe Sign, các thỏa thuận được in ra giấy và gửi qua đường bưu điện một cách có hệ thống tới từng bên liên quan. Các thỏa thuận có thể bị trì hoãn khi chúng được chuyển qua hệ thống thư nội bộ của trường đại học hoặc chúng có thể nằm trên bàn trong thời gian bận rộn. Do đó, việc nhận được sự chấp thuận của tất cả các bên có thể mất vài tuần, với thời gian xử lý trung bình là 81 ngày.

Thalacker nói: “Mỗi ngày một món quà bị trì hoãn là ngày mà sinh viên không nhận được các dịch vụ cần thiết hoặc phòng thí nghiệm không có thiết bị quan trọng”. “Trong trường hợp cực đoan, nếu thỏa thuận tài trợ bị trì hoãn quá lâu, nhà tài trợ có thể mất hứng thú với việc cung cấp cho ISU. Điều này đặc biệt quan trọng trong trường hợp nhà tài trợ muốn tạo ra tác động ngay lập tức hoặc món quà mang tính chuyển đổi. Chúng tôi cần hợp lý hóa quy trình làm việc của thỏa thuận và tận dụng tốt hơn những cơ hội này để khuyến khích quyên góp.”

Chiến lược

Cả nhóm nội bộ và bản thân các nhà tài trợ đều bắt đầu yêu cầu một cách tốt hơn để xử lý các thỏa thuận này. Với Adobe Sign, nhóm tuân thủ của nhà tài trợ giờ đây sẽ gửi bản sao thỏa thuận điện tử trực tiếp đến hộp thư email của các bên liên quan. Người ký có thể xem và ký thỏa thuận trong vài phút mà không cần tải xuống ứng dụng bổ sung hoặc thiết lập tài khoản đặc biệt. Các thỏa thuận kỹ thuật số thậm chí có thể được gửi đồng thời cho nhiều người ký, giúp giảm tác động đến thời gian xử lý nếu một người ký bị chậm trễ trong việc ký thỏa thuận. Việc chuyển sang tài liệu điện tử cũng giúp nhóm giảm chi phí và lãng phí liên quan đến việc in ấn. Kể từ khi triển khai Adobe Sign, nhóm đã giảm 30% in ấn.

Thalacker cho biết: “Với Adobe Sign, chúng tôi tiết kiệm được hơn 13 ngày về thời gian xử lý trung bình. “Thay vì dành thời gian theo dõi và theo dõi các thỏa thuận, các nhóm có thể tập trung thời gian làm việc với nhiều nhà tài trợ hơn và hoàn thành nhiều thỏa thuận hơn. Các nhà tài trợ cũng đánh giá cao sự tiện lợi của chữ ký điện tử và chúng tôi đang thấy xu hướng tăng lên ổn định trong việc sử dụng chữ ký điện tử ở tất cả các nhà tài trợ.”

Một phần lý do khiến Adobe Sign có tác động lớn như vậy đối với nền tảng là khả năng tích hợp quan trọng của nó với các giải pháp của Microsoft, bao gồm Microsoft SharePoint, Microsoft Teams và Microsoft Flow. Khi xem xét các giải pháp chữ ký điện tử, khả năng tương thích với các giải pháp quan trọng trong kinh doanh này của Microsoft là điều then chốt.

Thalacker cho biết: “Adobe Sign là giải pháp duy nhất mà chúng tôi nhận thấy có tầm nhìn mạnh mẽ về việc tích hợp vào các quy trình công việc hiện có của Microsoft. “Chúng tôi đang sử dụng các công cụ quen thuộc để làm được nhiều việc hơn và nhanh hơn. Chúng tôi có mối quan hệ tích cực với cả Adobe và Microsoft, vì vậy, chúng tôi biết mối quan hệ hợp tác của họ là điều mà chúng tôi có thể tin cậy.”

Microsoft SharePoint được sử dụng nhiều trong toàn tổ chức để tổ chức và chia sẻ thông tin của nhà tài trợ. Trước Adobe Sign, quản trị viên sẽ dành hàng giờ để nhập cẩn thận tất cả chi tiết quà tặng vào tệp trong SharePoint và cập nhật trạng thái quy trình làm việc ở từng giai đoạn để theo dõi trạng thái của thỏa thuận.

Bằng cách tích hợp với Adobe Sign, các thỏa thuận hiện được tự động tải lên SharePoint. Adobe Sign tự động theo dõi trạng thái của từng thỏa thuận và nhân viên có thể nhanh chóng kiểm tra trạng thái này trực tiếp trong bản ghi SharePoint. Việc tự động hóa không chỉ giúp loại bỏ phần lớn thời gian quản trị mà còn giảm bất kỳ lỗi nào từ việc nhập liệu thủ công.

Bằng cách sử dụng các biện pháp tự động hóa Microsoft Flow theo kế hoạch, các thỏa thuận sẽ tự động được đưa vào thư viện tài liệu có thể truy cập bằng Microsoft Teams. Điều này cho phép nhân viên nhanh chóng kiểm tra thỏa thuận trong bối cảnh trang web và kênh của Nhóm có liên quan. Cán bộ phát triển có thể nhanh chóng cập nhật cho nhà tài trợ về trạng thái thỏa thuận mà không cần gửi email cho nhóm tuân thủ của nhà tài trợ để cập nhật liên tục. Người quản lý có thể kiểm tra trạng thái của tất cả các thỏa thuận đang hoạt động cho toàn bộ nhóm của họ từ một tab duy nhất. Microsoft Flow cũng cho phép nhân viên thiết lập cảnh báo tự động tại các thời điểm khác nhau trong quy trình làm việc, chẳng hạn như nếu họ muốn được thông báo sau khi nhóm quản lý cấp cao ký thỏa thuận.

Thông qua sự hợp tác giữa Adobe và Microsoft, việc triển khai và tích hợp Adobe Sign cũng rất dễ dàng. Mặc dù ban đầu tổ chức này thử áp dụng phương pháp triển khai chậm và thận trọng nhưng họ phát hiện ra rằng Adobe Sign cũng rất phù hợp để triển khai nhanh chóng mà không cần phải thảo luận và đào tạo kéo dài. Các nhóm có thể làm việc với Adobe Sign thông qua các công cụ quen thuộc của Microsoft, giúp giảm đáng kể thời gian học tập. Adobe Sign cũng rất linh hoạt, cho phép Thalacker và nhóm của anh ấy thực hiện các thay đổi và điều chỉnh quy trình công việc một cách nhanh chóng để phù hợp nhất với nhu cầu của nhóm dựa trên phản hồi thực tế của nhóm.

Giao tiếp giữa các nhóm bằng PDF

Ngoài việc làm việc với Adobe Sign, nền tảng còn sử dụng một giải pháp Adobe Document Cloud khác, Adobe Acrobat Pro DC, trên nhiều nhóm và quy trình. Nhóm truyền thông sử dụng Adobe Acrobat kết hợp với nền tảng quản lý công việc Workfront để tự động hóa quy trình công việc nhằm kiểm chứng và phê duyệt. Đầu tiên, nhóm sử dụng các ứng dụng Adobe Creative Cloud như Adobe InDesign CC và Adobe Illustrator CC để tạo nội dung, bao gồm báo cáo, đồ họa, báo in và quảng cáo trên web. Sau đó, nhóm xuất nội dung dưới dạng PDF sang Workfront, nơi nội dung đó được tự động chuyển đến các bên liên quan để xem xét và phê duyệt.

Ryan Peterson, Giám đốc cấp cao về Dịch vụ Sáng tạo của Quỹ Đại học Bang Iowa cho biết: “Chúng tôi thích sử dụng Adobe Acrobat và PDF để đánh giá vì nó cung cấp cho chúng tôi một định dạng phổ quát mà bất kỳ ai cũng có thể dễ dàng truy cập”. “Bằng cách sử dụng các công cụ nhận xét, mọi người có thể thêm nhận xét của họ trực tiếp trên tệp PDF, giúp người tạo thu thập và phản hồi phản hồi dễ dàng hơn nhiều”.

Các nhóm khác sử dụng Adobe Acrobat vì khả năng chú thích và biên tập lại thông tin trên hồ sơ. Khi bộ phận kế toán nhận được dữ liệu chuyển tiền hoặc biểu mẫu của người quyên góp ở định dạng PDF an toàn, bộ phận này sẽ sử dụng Adobe Acrobat để biên tập lại thông tin cá nhân. Sau đó, nhóm kế toán sẽ thêm thông tin vào tệp PDF để giúp nhóm hồ sơ nhập dữ liệu một cách chính xác vào hệ thống hình ảnh nội bộ và hệ thống quản lý quan hệ khách hàng.

Kết quả

Mặc dù Tổ chức Đại học Bang Iowa lần đầu tiên bắt đầu sử dụng quy trình tuân thủ của nhà tài trợ Đăng nhập Adobe, việc sử dụng Adobe Sign đã nhanh chóng lan rộng sang các quy trình khác, bao gồm cả biểu mẫu định tuyến đề xuất và các biểu mẫu cam kết cũng sắp ra mắt. Các biểu mẫu định tuyến đề xuất có thể có nhiều hơn năm người ký, nhưng trong các thử nghiệm, Adobe Sign đã rất thành công ngay cả trong những quy trình công việc phức tạp này.

Thalacker nói: “Chúng tôi không thể ngờ rằng Adobe Sign lại thành công đến vậy trong tổ chức của chúng tôi”. “Nhu cầu về công nghệ đang bị dồn nén và khi mọi người biết về nó, họ sẽ đến gõ cửa nhà chúng tôi để yêu cầu bắt đầu sử dụng Adobe Sign để hợp lý hóa các quy trình của họ. Bằng cách tích hợp Adobe Sign vào quy trình làm việc hiện có của Microsoft, chúng tôi đang giúp công việc của mọi người trở nên dễ dàng hơn nhiều để chúng tôi có thể xử lý các khoản quyên góp nhanh chóng và bắt đầu tạo ra tác động cho mọi người tại Đại học Bang Iowa nhanh hơn nhiều.”

Kết quả bao gồm:

• Đưa tiền vào tay người nhận nhanh hơn bằng cách rút ngắn thời gian phê duyệt xuống 13 ngày
• Giảm in ấn dẫn đến chi phí thấp hơn và ít lãng phí giấy hơn
• Tận dụng sự tích hợp của Microsoft để giảm lỗi và các tác vụ quản trị thủ công
• Triển khai dễ dàng với quy trình làm việc linh hoạt chạy qua các công cụ quen thuộc

Đọc nghiên cứu trường hợp đầy đủ