Bản tóm tắt
Là một trong những công ty hàng hóa lớn nhất thế giới, sự tăng trưởng và phát triển của một công ty khai thác mỏ quốc tế hàng đầu đến từ các hoạt động sáp nhập, mua lại và thoái vốn mang tính chiến lược, bao gồm các nền tảng cộng tác và quản lý nội dung khác nhau. Có trụ sở chính tại Hoa Kỳ và với hơn 30.000 người dùng trên toàn thế giới, Công ty đã tích lũy được hơn 400 TB dữ liệu trong nhiều năm. Công ty cần các giải pháp quản lý di chuyển nội dung và bảo vệ thông tin để di chuyển tài liệu và dữ liệu từ các phiên bản SharePoint cũ và chia sẻ tệp sang phiên bản mới nhất của SharePoint và Office 365.
Thử thách
Hoạt động mua bán và sáp nhập gần đây nhất rất phức tạp và liên quan đến việc chuyển giao một lượng nội dung đáng kể cùng với hàng trăm nhân viên. Sau đó, bộ phận CNTT cần nhanh chóng hiểu được nhân viên sẽ đi đâu và họ có những quyền gì. Công ty cần xem xét, sửa đổi và di chuyển hàng trăm nhân viên trên hai phiên bản SharePoint toàn cầu.
Sau khi các công ty và công cụ khác không đáp ứng được kỳ vọng, Công ty xác định rằng họ cần những đối tác không chỉ có kinh nghiệm với các hoạt động di chuyển lớn, phức tạp mà còn có thể quản lý nội dung nhạy cảm một cách an toàn cũng như báo cáo và xử lý các thay đổi về quyền của người dùng một cách nhanh chóng và dễ dàng.
Chiến lược
Để hỗ trợ giải quyết những thách thức này, Công ty đã quyết định hợp tác với Avanade và Quest-Metalogix. Kinh nghiệm của Avanade về di chuyển quy mô lớn và Nền tảng SharePoint kết hợp với các công cụ Metalogix ControlPoint và Content Matrix của Quest là điều cần thiết để thành công. ControlPoint đáp ứng tất cả các tiêu chí cần thiết để xác định và quản lý quyền chuyển nhân viên. Ma trận Nội dung được chọn vì khả năng di chuyển nội dung từ cả chia sẻ tệp và SharePoint tại chỗ. Các chuyên gia tư vấn giàu kinh nghiệm đã tham gia nỗ lực và đáp ứng mọi yêu cầu trong thời hạn dự án.
Các chuyên gia tư vấn của Avanade quen thuộc với hoạt động kinh doanh của Công ty cũng như các sản phẩm của Quest-Metalogix đã giúp Công ty đạt được kết quả ngay lập tức. Metalogix và Avanade đã làm việc với Công ty để nhận ra giá trị của việc mua so với xây dựng trong tình huống mà thời gian là điều cốt yếu. Ngoài việc hoàn thành các mục tiêu chuyển đổi thoái vốn, Avanade còn đào tạo nhân viên của Công ty về bộ sản phẩm Ma trận nội dung Metalogix để công ty có thể tiếp tục thu được giá trị từ việc mua hàng của mình theo thời gian.
Sau trải nghiệm di chuyển thành công với Quest-Metalogix, Công ty đã chuyển sang Metalogix ControlPoint để quản lý chiến lược quản trị và bảo mật toàn diện. Giám đốc chương trình của Công ty cho biết, việc hiểu và sửa đổi nhanh chóng các quyền của người dùng là nhiệm vụ quan trọng đối với nhu cầu kinh doanh của Công ty và “dự án không thể hoàn thành nếu không có ControlPoint”. “Các giải pháp khác không hiệu quả; ControlPoint là công cụ tốt nhất hiện có.” Trước đây, Công ty đã gặp khó khăn trong việc đáp ứng nhanh chóng các yêu cầu kiểm tra quyền truy cập. Người quản lý chương trình của Công ty cho biết: “Việc báo cáo về quyền của nhân viên mất nhiều tuần và nguồn nhân lực. Với ControlPoint, một người chỉ mất năm phút để giải quyết báo cáo. Người dùng doanh nghiệp chủ chốt có các trang web và nội dung nhạy cảm rất vui mừng khi có thể nhanh chóng có được quyền truy cập đối với bất kỳ trang web hoặc nhân viên nào.”
[Metalogix] là một trong những nhân viên yêu thích của tôi. Nó cực kỳ đáng tin cậy và thực hiện chính xác những gì bạn yêu cầu một cách không mệt mỏi. Tiết kiệm chi phí, thời gian và tài nguyên của chúng tôi là rất lớn.
(Giám đốc chương trình của công ty, )
Kết quả
Công ty đã tìm được các đối tác đáng tin cậy ở Avanade và Metalogix để quản lý di chuyển nội dung và bảo vệ thông tin của họ. Trong khoảng thời gian 15 tháng, Công ty đã di chuyển hàng triệu tài liệu và hơn 20 TB dữ liệu từ các phiên bản SharePoint cũ và phần chia sẻ tệp sang phiên bản mới nhất của SharePoint và Office 365. Xem xét việc tiết kiệm chi phí, thời gian và nhân sự đáng kể, Giám đốc Chương trình của Công ty cho biết, “Chúng tôi đã nhận thấy ROI trong vòng chưa đầy một năm sau khi mua và triển khai Ma trận nội dung và ControlPoint của Metalogix.” Các tính toán hiện tại ước tính rằng Công ty đang tiết kiệm từ $700.000 đến $1.250.000 mỗi năm bằng cách sử dụng Ma trận Nội dung. Ngoài ra, bằng cách có thể thực hiện di chuyển delta ngoài giờ hành chính bằng cách sử dụng Ma trận nội dung, người dùng sẽ không bị gián đoạn và tránh được sai sót của con người. Người quản lý chương trình của Công ty cho biết: “Ma trận nội dung là một trong những nhân viên yêu thích của tôi. Nó cực kỳ đáng tin cậy và thực hiện chính xác những gì bạn yêu cầu một cách không mệt mỏi. Tiết kiệm chi phí, thời gian và tài nguyên của chúng tôi là rất lớn.”
Đọc nghiên cứu trường hợp đầy đủ