Khách hàng
Đổi mới Na Uy
Bản tóm tắt
Đổi mới Na Uy là công cụ quan trọng nhất của Chính phủ Na Uy để đổi mới và phát triển các doanh nghiệp và ngành công nghiệp Na Uy. Họ hỗ trợ các công ty phát triển lợi thế cạnh tranh và tăng cường đổi mới. Họ cũng là đại diện thương mại chính thức của chính phủ Na Uy ở nước ngoài với 700 nhân viên tại hơn 30 quốc gia.
Các doanh nghiệp Na Uy có quyền tiếp cận hệ thống hỗ trợ kinh doanh rộng rãi cũng như các phương tiện tài chính thông qua Đổi mới Na Uy. Tổ chức cung cấp năng lực, dịch vụ tư vấn, dịch vụ quảng cáo và mạng lưới. Việc tiếp thị Na Uy như một điểm đến du lịch cũng được coi là một trong những nhiệm vụ quan trọng của tổ chức.
Bằng cách kết hợp kiến thức ngành địa phương và mạng lưới quốc tế với các ý tưởng kinh doanh và động lực của doanh nhân, nền tảng cho các doanh nghiệp mới thành công sẽ được tạo ra.
Thử thách
Đổi mới Na Uy đặt ra tầm nhìn về một nền tảng chia sẻ mới dựa trên Office 365, nhằm cải thiện sự cộng tác trong nội bộ và với các bên bên ngoài, đồng thời tìm đến Puzzlepart để được hỗ trợ.
Bước đầu tiên là thiết lập giải pháp tự cung cấp có kiểm soát của Nhóm Office 365 để hỗ trợ cộng tác dự án. Giải pháp bắt đầu bằng cách sử dụng Azure và PowerShell nhưng đã chuyển sang Microsoft Flow và Azure Functions với các lệnh gọi tới Microsoft Graph cũng như sử dụng các mẫu và công cụ cung cấp PnP SharePoint.
Chiến lược
Nền tảng cộng tác
Một trong những mục tiêu quan trọng nhất của giải pháp là cung cấp một cách dễ dàng để lưu trữ tài liệu từ SharePoint sang giải pháp lưu trữ bên ngoài do luật pháp và quy định của Na Uy. Giải pháp lưu trữ này được tạo bằng cách sử dụng Khung SharePoint, được hỗ trợ bởi dịch vụ Azure để ủy quyền dữ liệu đến trung tâm dữ liệu lưu trữ giải pháp lưu trữ, nơi người dùng cuối có thể bắt đầu quá trình lưu trữ trực tiếp từ thư viện tài liệu. Các phòng dự án cũng có sự quản lý tại chỗ nếu dự án có cho phép thành viên bên ngoài hay không. Các giải pháp Khung SharePoint bổ sung đã được thêm vào để cung cấp các giải pháp quản trị và dữ liệu meta dự án.
Song song với việc hỗ trợ cộng tác dự án, Puzzlepart đã tạo tài liệu đào tạo và thực hiện nhiều khóa học cũng như hội thảo trực tuyến nội bộ cho người dùng cuối. Tài liệu này tập trung vào việc sử dụng hiệu quả các công cụ khác nhau do các công cụ Office 365 cung cấp, bên cạnh cách hoạt động của các giải pháp tùy chỉnh. Một phần của tài liệu đào tạo là khóa học tự đánh giá gồm 13 bước, trong đó tiến trình được theo dõi cho từng nhân viên, mang lại khả năng hiển thị trong Power BI trong quá trình áp dụng của công ty. Hiện nay, hơn 70% nhân viên đã bắt đầu hoặc hoàn thành khóa học này.
Sau lần đầu tiên công bố dự án cộng tác, Innovation Na Uy cũng đã thành lập một Nhóm có mục đích chung để cộng tác. Cả mẫu mới và mẫu dự án đều tự động kích hoạt Microsoft Teams, cho phép người dùng lựa chọn cách họ muốn cộng tác trong Nhóm Office 365 cơ bản.
Mạng nội bộ
Hơn nữa, một mạng nội bộ mới đã được tạo và khởi chạy, xây dựng bằng cách sử dụng các site liên lạc và các trang hiện đại di chuyển nội dung theo cách thủ công từ giải pháp SharePoint tại chỗ cũ. Một menu mega tùy chỉnh có hỗ trợ thông báo dịch vụ đã được thêm bằng cách sử dụng SharePoint Framework để cải thiện khả năng điều hướng cộng tác và mạng nội bộ.
Mạng lưới đại sứ
Chức năng của Puzzlepart là thiết lập mạng lưới đại sứ cho các công ty triển khai Office 365. Đại sứ là những nhân viên chịu trách nhiệm trao đổi với đồng nghiệp và những người khác trong tổ chức về những lợi ích mà giải pháp mới có thể mang lại cho tổ chức. Các đại sứ tạo ra sự cống hiến và nhiệt tình để dẫn đến việc áp dụng tốt hơn các cách làm việc mới, họ tác động tích cực đến nhóm hoặc bộ phận của họ, góp phần áp dụng các hình thức làm việc mới trên các nhóm làm việc và thiết bị. Ngoài ra, họ tìm ra giải pháp cho những thách thức và cung cấp phản hồi cho nhóm dự án. Học các công cụ kỹ thuật số cùng với đồng nghiệp sẽ dễ dàng và hiệu quả hơn. Do đó, các đại sứ là những người đóng góp quan trọng khi doanh nghiệp chuẩn bị áp dụng Office 365.
Tại Innovation Na Uy, các đại sứ có chức năng điều phối viên (và do đó được gọi là Điều phối viên). Những người dùng này không nhất thiết phải là người dùng siêu cấp nhưng hoàn thành vai trò quan trọng trong việc truyền tải các bản cập nhật tới người dùng cục bộ và báo cáo lại cho nhóm làm việc Office 365 về mọi vấn đề, mối lo ngại, cải tiến hoặc trường hợp thú vị hữu ích để liên lạc với tổ chức.
Trong giai đoạn đầu triển khai Office 365 và đặc biệt là SharePoint, các điều phối viên đã giúp tổ chức các địa điểm của Bộ phận của họ. Thông thường, họ cũng cung cấp ý kiến đầu vào cho nhóm dự án về bất kỳ sửa đổi kỹ thuật hoặc chức năng nào có lợi cho địa điểm phân chia của họ.
Trong thời gian triển khai, các điều phối viên đã được tham gia các khóa học bổ sung trên lớp (hoặc trực tuyến). Ngoài ra, họ còn có nhóm Yammer của riêng mình để nêu lên bất kỳ mối quan ngại nào, chia sẻ kinh nghiệm hoặc thảo luận về các chủ đề liên quan mà nhóm dự án cũng sẽ chọn. Nhóm dự án và các điều phối viên gặp nhau mỗi tháng một lần trong các cuộc họp kéo dài một giờ.
Sau giai đoạn hậu ra mắt với ít hoạt động hơn, nhóm điều phối viên đã được hồi sinh và hiện gặp nhau hai tuần một lần. Các hội thảo trực tuyến này được tổ chức bởi Puzzlepart và hai nhân viên của Innovation Na Uy. Mục đích của hội thảo trực tuyến là tiếp tục quá trình học tập và áp dụng.
Tại Innovation Na Uy, Puzzlepart gặp gỡ các đại sứ hai tuần một lần và tiến hành các hội thảo trên web để tiếp tục quá trình học tập và áp dụng.
