Công ty dịch vụ dữ liệu có trụ sở tại Alabama sử dụng SharePoint Online—và sự hài hước—để phá vỡ rào cản, thúc đẩy tính minh bạch và thúc đẩy các giá trị của nó.

Imaging Business Machines (ibml) chế tạo máy quét—máy quét được sử dụng trong 80% các phòng thư hàng đầu thế giới và có thể thu thập dữ liệu với độ chính xác 95% bằng phần mềm điều khiển bằng trí tuệ nhân tạo. Các hệ thống của ibml có thể quét, phân loại tài liệu theo loại, trích xuất tối đa 30 trường, đăng dữ liệu đã trích xuất lên cơ sở dữ liệu SQL và quyết định túi nào sẽ đặt tài liệu vào cuối—tất cả đều ở tốc độ 750 trang mỗi phút.

Với trụ sở chính và cơ sở sản xuất tại Birmingham, Alabama và các văn phòng khu vực tại Konstanz, Đức và Guildford, Vương quốc Anh, ibml hoạt động tại 48 quốc gia và có 226 nhân viên, một số người trong số họ đã làm việc ở đó gần hai thập kỷ.

Giờ đây, sau 25 năm kinh doanh, ban lãnh đạo—và mô hình kinh doanh—của công ty đang thay đổi.

Sau quá trình chuyển đổi từ quyền sở hữu lâu dài của gia đình Murphy sang một công ty đầu tư tư nhân, Martin Birch trở thành Chủ tịch và Giám đốc điều hành. Để mắt đến sự tăng trưởng, sự trưởng thành và cải tiến trong hoạt động, hai năm sau, ibml đã mời Don Monistere làm COO để trợ giúp về vấn đề này và biến ibml thành nhà cung cấp giải pháp công nghệ. Cho đến nay, Birch và Monistere đã là một thế lực không thể ngăn cản và đội ngũ đáng kinh ngạc tại ibml đã sẵn sàng để phát triển. Như Monistere đã nói, “ibml đã là nhà cung cấp giải pháp công nghệ cao. Các thành viên chủ chốt của Ban Lãnh đạo và phần lớn ban quản lý vẫn chưa biết điều đó.”

Đánh hết thời gian chờ vào công việc như thường lệ

Ngay từ đầu, Birch và Monistere đã thảo luận cách tốt nhất để tái tập trung ibml vào các dịch vụ “dưới dạng dịch vụ”. Nhưng kinh nghiệm kéo dài hàng thập kỷ mang lại lợi thế cho công ty cũng đóng vai trò là sức nặng cản trở sự tăng trưởng này.

Monistere nói: “Martin đã nói rằng công ty phải đối mặt với một số thách thức dựa trên cách họ luôn thực hiện mọi việc”. “Nhiều vấn đề trong số đó có thể được giải quyết bằng cách giúp mọi người thống nhất và tham gia vào những gì chúng tôi đang cố gắng hoàn thành với tư cách là một nhóm cùng hướng tới một mục tiêu. Khi bạn để mọi người làm việc riêng của họ, nỗ lực đó là lãng phí.”

Khi Monistere đến, ibml đã có một mạng nội bộ được xây dựng trên nền tảng IBM Connections lúc đó. Tất cả thông tin đều có ở đó—các biểu mẫu nhân sự (HR), các tài liệu về quy trình và thủ tục, một số tin tức của công ty—nhưng trải nghiệm người dùng thì vụng về và khó sử dụng. Kết quả là nhân viên phần lớn đã ngừng sử dụng mạng nội bộ.

ibml đã áp dụng Microsoft 365 nhưng chưa thực sự sử dụng hết tiềm năng của nó. Ví dụ: khi Monistere đến hiện trường, mọi người mới bắt đầu khám phá những gì Microsoft Teams cung cấp, nhưng có rất ít sự quản lý hoặc chỉ đạo về cách thức và thời điểm tạo các trang Teams hoặc thậm chí chia sẻ tài liệu trong Teams hay trực tiếp trong SharePoint.

Vì vậy, ibml đã phanh gấp, bắt nhịp và thách thức hiện trạng. Monistere và nhóm Kiến trúc Doanh nghiệp do George Henry dẫn đầu đã nhấn nút hết thời gian để suy nghĩ lại cách tốt nhất để thúc đẩy khả năng cộng tác và giao tiếp nội bộ của ibml. Sau nhiều giờ làm việc với Kiến trúc Doanh nghiệp, Tiếp thị và Lãnh đạo Điều hành, một chiến lược mới đã xuất hiện. Đó là thời gian chi tiêu tốt.

Tập trung lại ngăn xếp công nghệ ibml

Monistere và Birch quyết định tập trung vào bốn công cụ tích hợp chặt chẽ:

• Giải pháp quản lý quan hệ khách hàng
• Một nền tảng kế toán
• SharePoint
• Microsoft 365 để cộng tác

COO đã hoàn thành việc ánh xạ nội dung trong Connections và Lotus Notes tới Microsoft 365 vào cuối năm 2019. Quá trình di chuyển tất cả thông tin đó sang mạng nội bộ hiện đại mới dựa trên SharePoint đang được tiến hành. Mạng nội bộ dựa trên SharePoint mới sẽ là mạng nội bộ và trung tâm truyền thông của ibml. Trên thực tế, SharePoint đã trở thành một phần quan trọng trong kế hoạch doanh nghiệp của ibml.

Monistere nói: “Nếu ai đó đang sử dụng SharePoint tốt hơn chúng tôi, tôi muốn thấy điều đó, bởi vì chúng tôi đang biến nó thành nền tảng cho những gì chúng tôi muốn đạt được, từ các phiên lập kế hoạch chiến lược đến các cuộc họp lãnh đạo điều hành. Nếu bạn có thể truy cập trang đích mạng nội bộ của chúng tôi, bạn có thể thấy mọi thứ mà mọi người đang làm. Nó tích hợp toàn bộ lực lượng lao động để chúng tôi có thể phá bỏ những bức tường đó giữa các nhóm.”

Mạng nội bộ thông minh thúc đẩy giao tiếp và nâng cao tính minh bạch

Monistere đã thiết kế và xây dựng mạng nội bộ ibml bằng cách sử dụng một trang liên lạc duy nhất, với khả năng kết nối siêu liên kết với mạng lưới các trang Teams và khả năng quản lý dành cho các trưởng nhóm cũng như người quản lý trong việc thiết lập và sử dụng chúng. Trang chủ của trang liên lạc này là nơi lý tưởng của ibml dành cho:

• Bấm giờ vào.
• Lịch công ty.
• Tin tức và đồng hồ thế giới dành cho các văn phòng ở Mỹ, Anh và Đức của ibml.
• Phần “Kudos”, nơi người lao động có thể tìm hiểu về những người hùng trong tháng của công ty và tôn vinh các sự kiện cũng như thành tích của đồng nghiệp của họ.
• Liên kết nhanh, toàn bộ trang liên kết đến mọi thứ họ cần.
• Vé trợ giúp.
• Thư viện Tài liệu, có tất cả các điểm mạnh cổ điển của SharePoint, chẳng hạn như lập phiên bản và kiểm tra và kiểm tra tệp cũng như các tài liệu trong một mẫu quen thuộc, nhất quán.
• Get Social, trung tâm truyền thông xã hội giống Facebook của công ty, được xây dựng trên Yammer, nơi mọi người chia sẻ ảnh gia đình, tin tức thể thao và câu chuyện.
• Các phòng ban, nơi cung cấp các đường tắt tới tất cả các đơn vị kinh doanh của ibml. Ví dụ: trang web nhân sự cung cấp quyền truy cập vào bảng lương, biểu mẫu nhân sự, thông tin phúc lợi, sổ tay nhân viên và thậm chí cả hộp thư gợi ý. Từ trang Tiếp thị, nhân viên có thể truy cập các tiêu chuẩn thương hiệu và tài liệu tiếp thị của ibml.
• Kế hoạch chiến lược hàng năm, bao gồm bản thân kế hoạch và các đánh giá hàng quý về lãnh đạo điều hành. Là bằng chứng cho sự cống hiến của ibml cho sự minh bạch, những đánh giá này được công khai cho mọi người xem. Rất ít công ty có đủ can đảm để công bố những thông tin như vậy về khả năng lãnh đạo, nhưng ibml luôn nắm lấy cơ hội. Birch và Monistere muốn nhân viên biết cách lãnh đạo hành xử, tuân thủ các giá trị của công ty (hoặc không) và làm việc hướng tới chiến lược của công ty. Monistere mô tả sự cống hiến cho sự minh bạch này là “rất hiếm gặp, rất phổ biến”.

Giao tiếp và tính minh bạch là điều bắt buộc tại ibml. Để đảm bảo những điều đó, ban lãnh đạo và các nhóm chức năng chéo khác nhau hiện tạo và duy trì các đường dây liên lạc ở nhiều cấp độ, tất cả đều nằm trên mạng nội bộ mới. Ví dụ, Birch viết “The Monthly” và Monistere viết “The Weekly”, đây là một sự thu hút rất lớn đối với nhân viên của ibml. Cột đánh giá chiến thuật hàng tuần này luôn bao gồm sứ mệnh, tầm nhìn và giá trị của công ty, được làm nổi bật bằng màu sắc của công ty và nổi bật trên hầu hết các trang. Như Monistere nói, “Nếu chúng ta không tuân thủ các giá trị của mình, chúng ta sẽ không như những gì chúng ta nói.” Mục tiêu của ông là nhấn mạnh các giá trị cốt lõi của công ty một cách rộng rãi đến mức bất kỳ nhân viên nào, nếu được yêu cầu, đều có thể đọc thuộc lòng chúng ngay lập tức.

Xuyên suốt tất cả các trang web này là sự cống hiến của ibml cho giao tiếp cởi mở và sự nhấn mạnh vào sứ mệnh, tầm nhìn và mục tiêu của công ty. Monistere nói: “Cho dù thông điệp là gì đi nữa, nếu bạn không cảm thấy mệt mỏi khi nói nó thì bạn vẫn chưa nói đủ”.

Thúc đẩy chiến lược công ty thông qua Microsoft Planner

Mạng nội bộ dựa trên SharePoint của ibml được tích hợp chặt chẽ với các ứng dụng Microsoft 365 khác, bao gồm Microsoft Word, Excel và Planner. Trên thực tế, có một trang Planner cho mọi chiến lược mà nhóm lãnh đạo điều hành đã đăng lên mạng nội bộ của công ty. Monistere cho biết: “Chúng tôi đang sử dụng công cụ này một cách tích cực để liên lạc với tất cả những người đang nỗ lực hướng tới và tập trung vào những gì chúng tôi đang cố gắng hoàn thành”. “Nhóm Kiến trúc doanh nghiệp của chúng tôi và cụ thể là Phó chủ tịch EA đã đề cập trước đó, George Henry đã trở thành “Người tạo nhóm” trên thực tế trong SharePoint để đảm bảo rằng chúng tôi đang sử dụng bộ công cụ theo cách tích hợp nhất và theo các phương pháp hay nhất.”

Ví dụ: nếu mọi người muốn đọc thêm về chiến lược công ty của công ty trong một năm nhất định, họ có thể làm điều đó trên mạng nội bộ, sau đó nhấp vào liên kết tới Planner để xem những nhiệm vụ và cột mốc quan trọng mà công ty đã hoàn thành hướng tới mục tiêu năm tài chính của mình. Nhiệm vụ sẽ chuyển từ các kế hoạch chiến lược cấp cao nhất đó vào Microsoft To Do dành cho từng người đóng góp, những người sau đó có thể hành động theo chúng. Bằng cách này, danh sách công việc cần làm của mỗi người theo một cách nào đó được liên kết trở lại với cấp chiến lược cao nhất của công ty.

Để giúp nhân viên làm quen với trang web và sử dụng nó một cách hiệu quả, Monistere đã gửi email cho toàn công ty kèm theo liên kết đến các trang mạng nội bộ khi chúng đi vào hoạt động. Từ đó, mỗi phần trong chuyên mục mạng nội bộ “The Weekly” của anh đều bao gồm một video từ thư viện video của Microsoft, chẳng hạn như cách sử dụng Teams. Hiện nay người ta yêu cầu

“Tuần báo”; mong chờ những bài viết mới trên trang Kudos; và chủ động gửi những câu chuyện cười về các ông bố, những câu chuyện hài hước và thành công của con họ lên mạng nội bộ hiện đại của ibml.

Hài hước: Chìa khóa thành công

Mạng nội bộ hiện đại của ibml phản ánh tính cách và năng lượng của “Birch\Monistere”. Nó mang tính thông tin và chức năng nhưng cũng có rất nhiều điều thú vị và hài hước được đưa vào các trang của mạng nội bộ, giúp mọi người gắn kết với nội dung quan trọng của trang web.

Ví dụ: ở cuối trang chủ là một phần nhỏ có tên “Truyện cười về bố của Brint Hardy”, bao gồm tất cả các tác phẩm kinh điển đáng rên rỉ mà chúng tôi yêu thích. Hardy, một kỹ sư giải pháp lâu năm tại ibml, chịu trách nhiệm về những tác phẩm kinh điển như “Tại sao bố không bao giờ tin tưởng vào cầu thang? Họ luôn có ý định gì đó.”

Một phần cực kỳ phổ biến khác là “G-Russelisms”, xuất hiện trên trang mạng nội bộ Get Social. Giám đốc tài chính của ibml nổi tiếng với những “chủ nghĩa đồng quê” như “Chồn hôi là chồn hôi. Đó không phải là một con mèo có sọc sơn trên lưng.” G-Russelisms là công cụ lãnh đạo mạnh mẽ thu hút nhân viên vào cuộc thảo luận và mạng nội bộ. Mọi người thích những câu nói như “Chúng tôi đang chôn sống mình để chứng minh rằng chúng tôi có thể sử dụng xẻng”. Trên thực tế, họ mong đợi những điều đó—nhiều đến mức khi ai đó nghe thấy một điều, họ đảm bảo rằng Monistere sẽ thêm nó vào phần này.

Với những viên ngọc quý như thế này đáng mong đợi, ai lại không muốn kiểm tra mạng nội bộ hàng ngày?

Số liệu tiết lộ mức mua vào rộng rãi

Monistere sử dụng bảng câu hỏi Net Promotor Score (NPS) đơn giản được tạo trong Microsoft Forms để đánh giá mức độ thành công của mạng nội bộ hiện đại của ibml. Mẫu đơn bao gồm hai câu hỏi:

• Chúng ta đang làm việc thế nào?
• Khả năng bạn giới thiệu chúng tôi với bạn bè hoặc đồng nghiệp là bao nhiêu?

Kết quả đã vượt quá sự mong đợi của COO. Monistere cho biết: “Mục tiêu của chúng tôi là tăng 5 điểm trong điểm NPS nội bộ. Chúng tôi đã đạt được mức tăng 11 điểm trong năm đầu tiên.”

Monistere thừa nhận rằng có một chút hoài nghi về tất cả thông tin xuất hiện trên mạng nội bộ trong lực lượng lao động. Monistere nói: “Lúc đầu, tất cả thông tin chúng tôi cung cấp được coi là có chút nguy hiểm. “Mọi người thắc mắc, 'Anh chàng Don này là ai và tại sao anh ta lại viết tất cả những thứ mà tôi không nghĩ là mình muốn biết?' Sau đó, mọi người bắt đầu khao khát những gì chúng tôi đăng. Họ bắt đầu hỏi thêm thông tin. Bây giờ, họ tin tưởng rằng chúng tôi sẽ đăng bất cứ điều gì chúng tôi nghĩ họ cần biết. Đó là một trong những lý do khiến chúng tôi đã làm rất tốt trong năm nay.”

Mạng nội bộ hiện đại trở thành bộ mặt của công ty

Đến nay, Monistere đã tạo ra toàn bộ hạ tầng SharePoint tại ibml và viết phần lớn nội dung, mặc dù anh đang trong quá trình đào tạo nhân viên bộ phận Marketing để họ đóng góp nhiều hơn. Ngoài ra, đã xuất hiện những nhà vô địch SharePoint đang làm mọi việc theo cách Monistere đã làm. “Đột nhiên, các trang và danh sách Planner xuất hiện với tên của tôi được gán cho những thứ mà tôi không tạo ra,” anh cười.

“Bây giờ chúng tôi đã có đủ nội dung cho thấy mọi người đang tích cực sử dụng mạng nội bộ và cảm thấy thoải mái với bộ công cụ, ibml sẽ đặt mạng nội bộ này làm trang chủ của công ty. Mọi thứ sẽ dẫn đến trang đích SharePoint đó,” Monistere nói.

Mạng nội bộ hiện đại của ibml, được xây dựng trên SharePoint, đã trở thành một phần quan trọng trong cách công ty giao tiếp, điều hành các cuộc họp, tổ chức quy trình làm việc cũng như xây dựng và duy trì văn hóa của mình. Mỗi nhân viên ibml có thể thấy đồng nghiệp của mình và lãnh đạo công ty đã và đang làm gì để đáp ứng các mục tiêu và mục tiêu của công ty. Có lẽ quan trọng nhất là mạng nội bộ hiện đại của ibml đã giúp giảm bớt các rào cản trong khi công ty phát triển và mở rộng quy mô. Các nhóm đa chức năng đang liên lạc và cộng tác trong thời gian thực và Microsoft 365 đã cho phép điều đó