Dự án Lower Thames Crossing (LTC) xây dựng cầu nối giữa các nhóm bằng mạng nội bộ dựa trên Microsoft 365

Đường cao tốc Anh duy trì và xây dựng những con đường vận chuyển 35% tổng lưu lượng giao thông của Anh theo lưu lượng và kết nối các thành phố lớn của đất nước. Kế hoạch hiện tại của Đường cao tốc Anh là Giao lộ Hạ Thames (LTC), một dự án cơ sở hạ tầng giao thông với ngân sách từ 5,3 tỷ đến 6,8 tỷ bảng Anh

(US$6,63 tỷ và US$8,5 tỷ) được thiết kế để mang lại lợi ích cho khu vực Hạ Thames ở phía đông Luân Đôn. Khi hoàn thành, 23,3 km (14,5 dặm) đường mới, 50 cây cầu và cầu cạn mới, cùng hai đường hầm dài 4,3 km (2,5 dặm) bên dưới sông Thames—sẽ là đường hầm rộng thứ ba trên thế giới—sẽ định tuyến. phương tiện chở hàng nặng từ các cảng phía đông nam nước Anh trực tiếp vào London từ phía đông.

Công việc lớn lao này bắt đầu vào năm 2017 dưới hình thức liên doanh giữa ba công ty riêng lẻ và 200 nhân viên. Khi giai đoạn xây dựng bắt đầu, lực lượng lao động sẽ tăng lên 14.000 người. Vào thời điểm dự án kết thúc vào năm 2027, tất cả những người này sẽ ra đi. Trước tình huống bất thường này, Colin Shedden, kiến trúc sư CNTT và giám đốc vận hành của nhóm LTC gồm 5 người cho Highways England, đã phải tìm cách giao tiếp, cộng tác và bảo tồn kiến thức của tổ chức khi đối mặt với tỷ lệ luân chuyển 40%.

Để làm được điều đó, anh đã tìm đến Microsoft 365.

Bắt đầu từ số không…

Trước Microsoft 365, LTC không có mạng nội bộ. Trên thực tế, không có nền tảng chung nào cả. Chương trình LTC được xây dựng có mục đích một cách hiệu quả và những người tham gia vào dự án đã mang theo công nghệ của họ từ các tổ chức mẹ của họ. Nhóm công nghệ của LTC chỉ gồm năm người có nhiệm vụ chính là giữ cho đèn luôn sáng. Shedden lưu ý: “Không có ngân sách dành cho công nghệ. “Mọi người đang đến với máy tính xách tay của riêng họ—mọi thứ đều BYOD. Mọi người đều sử dụng lịch và email của công ty mẹ của mình.” Một mạng nội bộ chung mà toàn bộ nhóm dự án có thể sử dụng sẽ giúp mọi người thống nhất quan điểm.

…với những thử thách độc đáo

Tuy nhiên, LTC độc đáo ở chỗ mọi người liên tục luân chuyển dự án từ công ty mẹ và tổ chức đối tác dựa trên chuyên môn của họ và giai đoạn của dự án. Văn hóa hoàn toàn hướng đến nhiệm vụ này khiến việc thúc đẩy mọi người tăng tốc là một thách thức. Thử thách khác là bảo tồn kiến thức khi mọi người luân phiên rời khỏi dự án. Mạng nội bộ chung là một phần giải pháp cho LTC; phần còn lại là Microsoft Teams.

“Một số người của chúng tôi làm việc cho các công ty thành viên; những người khác luân chuyển vào, thực hiện nhiệm vụ đã nêu của họ và sau đó luân chuyển ra ngoài. Không có nhiều thời gian để thích nghi. Bạn phải tăng tốc, có được nguồn lực bạn cần và bắt tay vào làm việc gần như ngay lập tức,” Shedden nói. Tất cả các nhóm này đang sản xuất và cập nhật các đồ tạo tác dành riêng cho dự án, từ báo cáo tác động môi trường và phân tích đất đến kiểm kê khảo cổ và bản thiết kế xây dựng. Nhân viên phải có khả năng thay đổi các tài liệu này theo thời gian thực và các tài liệu này phải có thể truy cập được trong toàn bộ dự án LTC, ngay cả khi những người tạo ra chúng đã luân chuyển khỏi dự án từ lâu.

Yêu cầu áp suất cao

Hợp tác và giao tiếp là yếu tố quan trọng cho sự thành công của LTC. Ví dụ: giai đoạn đầu của dự án LTC lên đến đỉnh điểm với lệnh đồng ý phát triển (DCO). Tài liệu cấp phép quy hoạch dài 150.000 trang này yêu cầu sự cộng tác của gần 30 người để điều phối nhiều chính quyền quận và các tổ chức phi chính phủ cũng như xác định địa điểm cho các đường ống dẫn khí cao áp chính và cáp điện cao thế. Không có email hoặc mạng nội bộ dành riêng cho LTC và nhân viên đến từ nhiều tổ chức khác nhau bên ngoài Highways England, năng suất bị giảm, tài liệu bị mất và sự chồng chéo xuất hiện.

Kế hoạch LTC là một nỗ lực có áp lực cao, cao độ, với thời hạn đã được thống nhất từ lâu trước khi dự án bắt đầu. Bất kỳ việc không hoàn thành đúng thời hạn đều có thể gây thiệt hại hàng nghìn, thậm chí hàng triệu bảng Anh.

Shedden biết rằng mạng nội bộ sẽ phải gọn nhẹ, linh hoạt và có khả năng hỗ trợ doanh thu cao:

“Khi dự án bắt đầu vào năm 2017, có khoảng 200 người. Năm 2020 có 750 người. Khi việc xây dựng bắt đầu, con số sẽ tăng lên 3.000 đến 4.000 nhân viên văn phòng làm việc trên khoảng 20 khu nhà và 10.000 công nhân xây dựng khác.”

Để giúp xây dựng trung tâm công cụ và giao tiếp tập trung này, Shedden đã nhờ Suzy Dean và Wes Hackett của Addin365 thảo luận về các yêu cầu của LTC. “LTC cần duy trì kiến thức về thể chế giữa các nhóm mặc dù tỷ lệ luân chuyển cao. Nhân viên cần xuất bản các bản cập nhật nhanh chóng có thể nhìn thấy được trong toàn bộ dự án và LTC phải tránh bị mất năng suất,” Hackett nói.

SharePoint giúp LTC thích ứng

Shedden và nhóm của anh ấy đã sử dụng Microsoft 365 nội bộ nên việc xây dựng mạng nội bộ thông minh dựa trên SharePoint và tận dụng các tính năng cộng tác trong Teams là những lựa chọn dễ dàng. Shedden cho biết: “Với công nghệ Microsoft 365, chúng tôi có thể tạo ra một mạng nội bộ linh hoạt và dễ dàng di chuyển nội dung mà chúng tôi đã tạo”.

Bằng cách yêu cầu tất cả thành viên trong nhóm sử dụng Teams và mạng nội bộ thông minh dựa trên SharePoint, Shedden đảm bảo rằng nhân viên có thể:

• Cộng tác trong thời gian thực.
• Truy cập tài liệu tham khảo phổ biến.
• Lưu trữ các đồ tạo tác của dự án, chẳng hạn như video và hình ảnh.
• Dân chủ hóa tin tức và thông tin cho cả nhóm xem.

“Mạng nội bộ cực kỳ nhẹ nhưng rộng. Đó là chiếc ô che phủ mọi thứ,” Hackett nói. Người dùng có một trang đích chính thức—một trang trung tâm—với năm đến sáu trang liên lạc được liên kết với nó cho các nội dung quan trọng, chẳng hạn như sức khỏe và an toàn cũng như các tài liệu tuân thủ của Tổ chức Tiêu chuẩn hóa Quốc tế (ISO)—một thư viện cực kỳ quan trọng để phát triển DCO và 2.500 tài liệu nữa.

Nó cũng nhanh nhẹn. Khi các phần khác nhau của dự án kết thúc (ví dụ: DCO) và các giai đoạn mới bắt đầu (chẳng hạn như xây dựng), mọi trung tâm liên quan và địa điểm liên lạc của chúng đều được lưu trữ và các trung tâm mới sẽ được tạo. Các trang web được lưu trữ vẫn có thể tìm kiếm được để không bị mất kiến thức về thể chế.

Đồng thời, LTC yêu cầu tất cả thành viên nhóm làm việc trong Teams để đảm bảo sự cộng tác, kiểm soát phiên bản tài liệu, tài nguyên, nhắn tin và truyền phát video—và các thành viên trong nhóm yêu thích điều đó. Thay vì yêu cầu nhân viên tìm và truy cập đúng trang mạng nội bộ LTC từ trình duyệt web, Hackett và Shedden đã quyết định giới thiệu mạng nội bộ thông minh thông qua Teams, biến Teams thành một cửa hàng tổng hợp thực sự. Trong Teams, Shedden có thể trình bày đúng trang cho đúng nhóm nhân viên: Mọi thứ họ cần đều ở cùng một nơi.

Shedden cũng sử dụng thẻ thích ứng để cung cấp trải nghiệm đa phương tiện, với giao diện người dùng dành riêng cho kênh mà nhân viên tham gia. Độc đáo và năng động, việc tổ chức mạng nội bộ LTC thay đổi dựa trên giai đoạn của dự án. Mục đích của nó rất đơn giản:

• Đây là nơi dành cho các nhân viên mới đến làm quen với dự án.
• Đó là một kho lưu trữ thông tin trung tâm.
• Nó kết nối các nhân viên với các trang Teams mà họ là thành viên.

Như Shedden đã nói, “Mọi người chỉ cần biết cách thực hiện công việc của mình. Đó là phần lớn nhất của mạng nội bộ dựa trên SharePoint của chúng tôi.”

Một nền văn hóa dân chủ tiếp quản

Phương pháp tiếp cận toàn diện của mạng nội bộ thông minh LTC rất quan trọng vì nhân viên mới phải bắt đầu hoạt động mà không cần đào tạo chính thức. Shedden không có thời gian, ngân sách hoặc nhân sự để đào tạo nhân viên mới, nhưng với mạng nội bộ và Teams thông minh, anh ấy có thể nâng cao trình độ kỹ thuật số của toàn bộ lực lượng lao động LTC lên cùng một điểm xuất phát, sau đó xây dựng từ đó. “Sau khi văn hóa áp dụng Teams—trò chuyện video, cộng tác—văn hóa nhóm sẽ tiếp quản và mọi người tự rèn luyện bản thân một cách hiệu quả. Chúng tôi chỉ dạy cho người mới những kiến thức cơ bản về các công cụ.”

“Sau khi văn hóa áp dụng Teams—trò chuyện video, cộng tác—văn hóa nhóm sẽ tiếp quản và mọi người tự rèn luyện bản thân một cách hiệu quả. Chúng tôi chỉ dạy cho người mới những kiến thức cơ bản về các công cụ.”

Sự kết hợp giữa mạng nội bộ và Nhóm LTC rất dân chủ và hiệu quả. Bất kỳ thành viên nào của bất kỳ nhóm nào cũng có thể xuất bản tin tức trên các trang dành riêng cho nhóm của mình. Nhóm truyền thông nội bộ đọc qua nội dung để xác định nội dung nào sẽ được quảng bá trong chu kỳ tin tức lên trung tâm tin tức LTC chính. Shedden nói, “Không ai sở hữu tin tức về dự án.”

Tương tự, người lao động không cần tải tài liệu xuống máy cục bộ của họ để làm việc trên chúng. Thay vào đó, họ có thể cùng nhau làm việc trên các tài liệu trong thời gian thực, theo dõi các thay đổi trong chế độ xem web của Teams và tận dụng quyền truy cập của người dùng khách. Với Teams, mọi người đều làm việc trên cùng một phiên bản: Không có vấn đề về kiểm soát phiên bản.

Khai thác được nhiều hơn từ Microsoft 365

Đội ngũ CNTT của LTC chỉ có 5 người nên việc tự động hóa là cần thiết. Để trợ giúp, Shedden và Hackett đang tận dụng tối đa nền tảng Microsoft Power. Ví dụ: họ đang sử dụng Power Automate (trước đây là Microsoft Flow) làm hệ thống giới thiệu LTC, cấp cho nhân viên mới quyền truy cập một lần vào bảng câu hỏi, kiểm tra chính sách thuốc, v.v. Thông qua Power Apps, nhóm cũng có thể cung cấp hỗ trợ tại bàn làm việc; một bot hỗ trợ CNTT; và một bot thuật ngữ giúp giữ cho thuật ngữ nhất quán trong toàn bộ dự án.

Microsoft 365 cho phép nhóm của Shedden tập trung vào nội dung và quy trình chứ không phải xây dựng công nghệ. Hackett cho biết: “Khi Microsoft phát hành các khả năng mới, chúng ngay lập tức 'có thể chuyển đổi ánh sáng', nghĩa là LTC luôn sử dụng bản phát hành mới nhất.” Shedden tóm tắt như sau: “Bằng cách làm cho các tính năng phù hợp với ngữ cảnh của doanh nghiệp và nhân viên, bằng cách làm cho chúng có thể truy cập được, chúng sẽ quen dần. Nếu một công cụ bị bỏ qua, nó sẽ không giúp ích gì cho chúng tôi.”

Shedden quan tâm đến việc tận dụng tối đa khoản đầu tư Microsoft 365 của LTC: “Chúng tôi là một nhóm nhỏ hỗ trợ một dự án lớn cần phải thành công. Hàng tỷ bảng Anh đang được đặt lên bàn để hoàn thành thành công dự án này. Nếu chúng ta không thử mọi thứ, nếu chúng ta không làm mọi thứ theo những cách mới, chúng ta sẽ không thành công. Đó là sự cố gắng rất nhiều, thất bại nhanh chóng và tiếp tục. Chúng tôi ở đây để giúp mọi người khác thành công.”

Kỹ thuật số đầu tiên, chỉ kỹ thuật số

Việc áp dụng mạng nội bộ LTC và Teams hiếm khi giảm xuống dưới 98%—một thành tích phi thường. Shedden nói: “Khả năng thích ứng với sự thay đổi của tổ chức là rất lớn.

Và lãnh đạo tại Highways England đã chú ý đến điều này. Vừa mới bật mí rằng đây là một dự án hoàn toàn kỹ thuật số, có phương pháp tiếp cận tiên tiến. Chương trình LTC đang thay đổi cách suy nghĩ của nhóm trung tâm Highways England. Nó trở thành chất xúc tác cho sự thay đổi. “Chúng tôi đã đặt ra tiêu chuẩn cho việc cấp phép E5

dành cho tất cả mọi người,” Shedden nói, “với Microsoft Dynamics CRM để quản lý các bên liên quan, các công cụ Microsoft 365 để liên lạc và cộng tác, Azure cho cơ sở hạ tầng và cơ sở dữ liệu, Azure và Power BI để phân tích và báo cáo dữ liệu, và giờ đây là Power Apps cho các giải pháp năng suất nhỏ hơn .” Cơ sở hạ tầng mà Shedden và Addin365 đã triển khai có thể là mô hình hoạt động mục tiêu mà Highways England sử dụng cho các kế hoạch trong tương lai.

Shedden cho biết: “Trong 3 năm, nhóm CNTT LTC đã từ một tổ chức CNTT bóng tối bất hảo trở thành người dẫn đầu về công nghệ”. “Đó là một thành tích ấn tượng và Microsoft 365 là một phần quan trọng trong đó.”