HelpAge International hợp tác với Intelogy và Microsoft 365 để xây dựng cơ sở dữ liệu mạng nhằm hợp lý hóa các quy trình quan trọng trong kinh doanh

Bản tóm tắt

HelpAge International là một tổ chức phi chính phủ quốc tế (NGO) giúp đỡ những người cao tuổi đòi hỏi quyền lợi của mình, thách thức sự phân biệt đối xử và vượt qua nghèo đói để họ có thể có cuộc sống đàng hoàng, an toàn, năng động và khỏe mạnh. HelpAge làm việc cho và cùng với người cao tuổi bằng cách vận động các chính phủ đạt được sự thay đổi chính sách, thực hiện các chương trình nghiên cứu và thông qua tiếp cận cộng đồng.

Tổ chức này tập trung vào các vấn đề toàn cầu với trọng tâm cụ thể là người cao tuổi. Những vấn đề này bao gồm những vấn đề như giảm thiểu rủi ro thiên tai, biến đổi khí hậu, quyền, sức khỏe, bảo trợ xã hội, HIV và AIDS, cũng như ứng phó khẩn cấp với các thảm họa như Bão Haiyan (tháng 11 năm 2013) và trận động đất năm 2015 làm rung chuyển và tàn phá phần lớn Nepal.

Là một phần trong hành trình chuyển đổi kỹ thuật số của họ, HelpAge International đã hợp tác với Intelogy để thay thế các hệ thống cũ (như cơ sở dữ liệu Access và Trang tính Excel) bằng các ứng dụng hiện đại nhằm hợp lý hóa một số quy trình kinh doanh quan trọng.

Thử thách

Tổ chức bắt đầu tái cơ cấu vào năm 2017 để phân cấp quản lý và ủy quyền ra quyết định, nhằm trao quyền cho các văn phòng khu vực. Các cấu trúc CNTT cần thiết để phản ánh sự phân cấp này, đồng thời cung cấp các lợi ích về chi phí và tổng quan về một môi trường hợp tác và toàn diện duy nhất.

Thư đã được chuyển sang Office 365, điều đó có nghĩa là giấy phép Office 365 đã có sẵn và các công nghệ khác như SharePoint, PowerApps và Flow đều nằm ngay trong tầm tay họ.

Với quá trình chuyển đổi kỹ thuật số quy mô lớn, có thể khó biết nên bắt đầu từ đâu. Với Intelogy và các giấy phép Office 365 hiện có của họ, HelpAge biết rằng họ sẽ có được cách tiếp cận chiến lược, toàn diện cho các dự án của mình. Bằng cách hợp tác chặt chẽ với các bên liên quan và nhân sự chủ chốt, Intelogy đã nghĩ ra một phương pháp mang lại chiến thắng nhanh chóng cho chủ sở hữu dự án, nhanh chóng thể hiện giá trị và cung cấp mô hình đã được chứng minh để thay thế các hệ thống cũ bằng cách làm việc hiện đại bằng cách sử dụng PowerApps và Flow.

HelpAge International có mạng lưới hơn 100 chi nhánh và 200 đối tác khác tại hơn 70 quốc gia. Sự phân tán toàn cầu của họ và những vấn đề đau đầu do CNTT tập trung gây ra là động lực chính cho việc tìm kiếm chuyển đổi kỹ thuật số.

HelpAge đã sử dụng cơ sở dữ liệu Access lớn và một loạt trang tính Excel để quản lý dữ liệu mạng của họ. Các bảng tính chính được lưu trữ ở vị trí trung tâm nhưng do độ trễ và các vấn đề truy cập toàn cầu, người dùng trong khu vực có xu hướng giữ phiên bản sự thật của riêng họ. Điều này dẫn đến các vấn đề về tính đồng thời của dữ liệu, các tài liệu được chia sẻ với nhiều nguồn hồ sơ tiềm năng, các con đường truyền dữ liệu không an toàn và quản trị tài liệu kém hiệu quả. Cũng không có cái nhìn tổng quan về dữ liệu, không có khả năng xác định xu hướng và không có cách nào để xử lý dữ liệu để phân tích thống kê.

Intelogy có nhiều kinh nghiệm trong việc xây dựng các ứng dụng kinh doanh mã thấp, định hướng quy trình và PowerApps cũng như Flow là giải pháp hoàn hảo để xây dựng cơ sở dữ liệu Mạng riêng cho HelpAge.

Chiến lược

Với PowerApps và Flow, Intelogy đã xây dựng một ứng dụng có kiến trúc xoay quanh khả năng mở rộng lâu dài. Intelogy bắt đầu với quy mô nhỏ, chỉ với cơ sở dữ liệu thành viên, nơi nhân viên HelpAge có thể theo dõi các thành viên tiềm năng, thành viên không liên kết và thành viên hiện tại. Họ cũng có thể quản lý mọi thứ bạn mong đợi ở một CRM cơ bản, chẳng hạn như thông tin liên hệ và chi tiết tương tác.

SharePoint trong Office 365 được chọn làm nền tảng lưu trữ, cung cấp phần phụ trợ mạnh mẽ, an toàn, sẵn có trên toàn cầu và có các điểm tích hợp dễ dàng với PowerApps và Flow. SharePoint cũng cung cấp chức năng báo cáo và tích hợp hoàn toàn với Power BI.

Phiên bản đầu tiên của ứng dụng này có giao diện thân thiện với người dùng, nơi người dùng có thể dễ dàng quản lý và xem thông tin cũng như báo cáo. Intelogy đã đạt được kết quả tuyệt vời bằng cách chạy các lần chạy nước rút với HelpAge, thường xuyên đăng ký để nhận phản hồi về chức năng mới và PowerApps đã khiến việc tạo mẫu nhanh trở nên đơn giản hơn nhiều – loại bỏ nhu cầu về wireframe và quá trình phê duyệt kéo dài.

Kết quả

Phiên bản 1 của ứng dụng đã thành công vang dội và HelpAge nhanh chóng quay trở lại với danh sách các bổ sung mới để Intelogy tích hợp. Việc thêm các tính năng mới cực kỳ đơn giản nhờ kiến trúc và tính linh hoạt của PowerApps.

Intelogy đã tạo một mô-đun mới với danh sách SharePoint mới, nơi dữ liệu bổ sung sẽ được lưu trữ và kết nối trong PowerApps. Điều này cho phép HelpAge theo dõi thông tin bổ sung như dữ liệu khảo sát.

Việc bổ sung thêm nhiều chức năng hơn trong tương lai sẽ dễ dàng, linh hoạt và mang lại khả năng phát triển cùng với doanh nghiệp.

PowerApps, cùng với SharePoint và Flow là một giải pháp mạnh mẽ, cho phép Intelogy nhanh chóng tạo nguyên mẫu chức năng bằng cách tiếp cận mô-đun và có thể mở rộng. Bằng cách hợp tác chặt chẽ với HelpAge, Intelogy có thể xây dựng lặp đi lặp lại một ứng dụng với phản hồi nhanh và thời gian chạy nước rút ngắn, đảm bảo ứng dụng mà họ sử dụng hàng ngày và yêu thích.