Bản tóm tắt
Cái này Tổ chức chăm sóc sức khỏe có trụ sở tại Hoa Kỳ đang di chuyển hơn 40 terabyte nội dung cũ từ SharePoint tại chỗ sang SharePoint Trực tuyến. Cần đảm bảo tất cả quyền riêng tư và thông tin nhạy cảm của bệnh nhân được bảo vệ theo hướng dẫn của HIPAA. Mặc dù việc di chuyển là ưu tiên hàng đầu nhưng tổ chức này đã nhận ra tầm quan trọng của việc tuân thủ, quản trị thông tin và dọn sạch nội dung cũ. Mục tiêu cuối cùng là phân loại nội dung đã được làm sạch theo phân loại MeSH do ngành xác định.
Tổ chức này đã chọn Microsoft do khả năng giải quyết tất cả các yêu cầu của mình và cung cấp chiến lược quản lý nội dung cả ngắn hạn và dài hạn.
Thử thách
Tổ chức chăm sóc sức khỏe này có hơn 40 terabyte nội dung cũ nằm trong phần chia sẻ tệp và đang đánh giá các tùy chọn để di chuyển sang SharePoint Trực tuyến và tận dụng OneDrive dành cho Doanh nghiệp. Là một phần của quy trình đó, cần có yêu cầu cải thiện quản lý kiến thức cho người dùng doanh nghiệp, triển khai tìm kiếm dựa trên khái niệm và thực thi các sáng kiến quản trị thông tin liên quan đến bảo mật dữ liệu cũng như bảo vệ và quản lý thông tin nhận dạng cá nhân (PII), thông tin sức khỏe cá nhân (PHI). ) và các thông tin nhạy cảm khác cũng như việc tuân thủ các nguyên tắc quản lý.
Khách hàng phải đối mặt với những thách thức sau khiến họ chuyển sang Office 365:
- Không thể xác định nội dung nào cần xóa, lưu hoặc lưu trữ khỏi nội dung cũ
- Không có khả năng xác định quyền riêng tư hoặc thông tin nhạy cảm cần xử lý đặc biệt
- Yêu cầu cải thiện kết quả tìm kiếm, minh bạch thông tin và quản lý kiến thức
- Yêu cầu về một công cụ mà các chuyên gia trong lĩnh vực đó có thể sử dụng trong toàn tổ chức để quản lý nội dung
Chiến lược
Để di chuyển sang Office 365, tổ chức này đã hợp tác với Netwrix. Để xử lý nội dung cũ và bảo vệ thông tin sức khỏe nhạy cảm, Netwrix đã giúp tổ chức triển khai Nền tảng conceptClassifier và conceptClassifier cho SharePoint Online. Giải pháp này xác định dữ liệu trùng lặp, phiên bản, dữ liệu dư thừa, lỗi thời hoặc tầm thường (ROT) và vượt xa khả năng dọn dẹp cơ bản. Nó xác định mọi quyền riêng tư dữ liệu hoặc thông tin nhạy cảm do tổ chức xác định, các hồ sơ không được khai báo hoặc gắn thẻ sai hoặc các trường hợp ngoại lệ không tuân thủ, cho phép tổ chức xác định các nguồn rủi ro và giảm đáng kể lượng nội dung cần di chuyển.
Giải pháp này cũng bảo vệ thông tin này theo thời gian thực khi nó được tạo hoặc nhập vào. Sản phẩm tiêu chuẩn đi kèm với hơn 80 quy tắc để giải quyết các yêu cầu tuân thủ (quy định HIPAA). Nội dung chứa lỗ hổng bảo mật sẽ tự động được chuyển đến kho lưu trữ an toàn, ngăn chặn việc tải xuống và thông báo sẽ được gửi đến nhân viên thích hợp để xử lý.
Ngoài ra, việc các chuyên gia trong lĩnh vực này sử dụng giải pháp là một đặc điểm quan trọng đối với tổ chức này. Họ đã triển khai khái niệmTrình quản lý phân loại để tự động tạo một bộ đầu mối phân loại ban đầu cho phân loại. Quản trị viên của họ đã điều chỉnh các manh mối phân loại, tạo nhanh các manh mối mới và nhanh chóng sử dụng các kịch bản thử nghiệm đối với nội dung trực tiếp của họ trước khi triển khai. Các nút của phân loại đại diện cho loại nội dung được liên kết với các manh mối do hệ thống tạo ra và những manh mối do quản trị viên nhập và có thể bao gồm một từ hoặc một chuỗi từ, thực thể, từ viết tắt và từ đồng nghĩa cũng như từ khóa. Điều này cho phép quản trị viên kiểm tra manh mối trong thời gian thực và xác định ngưỡng phân loại, dựa trên sự phù hợp giữa manh mối và khái niệm. Chức năng này cực kỳ quan trọng đối với tổ chức vì nó cung cấp một công cụ có thể được sử dụng để quản lý nội dung trên toàn doanh nghiệp sau khi di chuyển bằng công cụ quản lý phân loại.
Kết quả
Sau khi di chuyển sang SharePoint Trực tuyến, người dùng có thể tìm kiếm theo cụm từ, khái niệm và thuật ngữ nhiều từ để truy xuất nội dung có độ chính xác cao. Công cụ hiểu biết mới của tổ chức xác định các khái niệm, chủ đề và chủ đề tương tự, ngay cả khi các từ tìm kiếm không bao giờ được sử dụng.
