Kho lưu trữ của chính phủ chuyển sang Office 365 với sự trợ giúp từ RecordPoint

Bản tóm tắt

Tổ chức lưu trữ chính phủ này là cơ quan lưu trữ và xuất bản chính thức cho chính phủ của họ. Họ nắm giữ hồ sơ chính thức và là người lưu giữ các tài liệu quan trọng của quốc gia. Vai trò của họ là thu thập và bảo đảm tương lai của hồ sơ chính phủ, cả về mặt kỹ thuật số và vật lý, để bảo tồn nó cho các thế hệ mai sau, đồng thời làm cho hồ sơ đó trở nên dễ tiếp cận và sẵn có nhất có thể đối với công chúng.

Trong tổ chức có ưu tiên sử dụng giấy phép thỏa thuận doanh nghiệp hiện có của Microsoft và chuyển đổi sang giấy phép Office 365. Tổ chức cũng quyết định muốn sử dụng RecordPoint Records365 để mở rộng khả năng của Office 365 nhằm đáp ứng các yêu cầu quản lý hồ sơ nâng cao của họ.

Thử thách

Trên khắp khu vực công, các tổ chức đang tìm cách cải thiện cách họ cộng tác trong nhóm và trên toàn doanh nghiệp. Họ cũng đang đặt câu hỏi về giá trị của việc triển khai EDRM hiện tại và đang khám phá những cách mới để cải thiện khả năng kiểm soát, năng suất và tiết kiệm chi phí.

Bốn yêu cầu chính đã được xác định cho giải pháp:

• Di chuyển tuân thủ từ Objective sang SharePoint
• Tuân thủ pháp luật về quản lý hồ sơ
• Triển khai dựa trên đám mây phù hợp với phương pháp hay nhất về Dịch vụ Kỹ thuật số Chính phủ (GDS) và Chiến lược CNTT của tổ chức
• Cải thiện trải nghiệm của người dùng cuối, đảm bảo sự chấp nhận của người dùng và hiệu quả năng suất

Hiện đại hóa là một sự cân nhắc cần thiết đối với tổ chức lưu trữ chính phủ.

Điều quan trọng nữa là phải thực hiện điều này ở mức giá không vượt quá chi phí bảo trì 3 năm của giải pháp EDRMS cũ của họ.

“RecordPoint là nhà cung cấp duy nhất đáp ứng tất cả các tiêu chí của chúng tôi. Thật tuyệt vời khi được làm việc với một nhà cung cấp có thể cung cấp dịch vụ nâng và di chuyển ca phù hợp, sau đó giúp chúng tôi tiết kiệm 60% hàng năm cho giải pháp EDRMS hiện đại” -Nhà tài trợ dự án

Chiến lược

Di chuyển tuân thủ từ Objective sang SharePoint

Giai đoạn phân phối đầu tiên bao gồm việc di chuyển từ Objective sang SharePoint Online thông qua RecordPoint đã phân phối Di chuyển tuân thủ dưới dạng dịch vụ (CMaaS). Vì tổ chức lưu trữ chính phủ đã làm rất tốt việc duy trì sơ đồ tệp hiện có của họ nên việc di chuyển sang SharePoint sẽ tận dụng công việc hiện có được thực hiện trong môi trường Mục tiêu của họ. Là một giá trị gia tăng, khi tổ chức hoàn thiện việc sử dụng Office 365, Records365 sẽ có thể quản lý tập trung các khối lượng công việc bổ sung như Microsoft Teams, Nhóm, Exchange, v.v.

SharePoint cung cấp cho tổ chức khả năng tạo các trang web có cấu trúc để nắm bắt, quản lý và hiển thị thông tin của công ty. Sau đó, Records365 quản lý nội dung mà không xâm phạm người dùng cuối và áp dụng tính năng kiểm soát bản ghi ở chế độ nền.

Tuân thủ pháp luật về quản lý hồ sơ

Records365 là giải pháp hoàn hảo của tổ chức lưu trữ chính phủ nhằm đáp ứng mong muốn tuân thủ nghiêm ngặt luật quản lý hồ sơ. Được thiết kế để tuân thủ các Tiêu chuẩn Châu Âu, ISO15489, ISO16175, v.v., Records365 cung cấp nền tảng lý tưởng cho các tổ chức thuộc khu vực công để giải quyết các thách thức về hiện đại hóa và di sản của họ trên một nền tảng duy nhất. Triển khai Records365 cho phép tổ chức tuân thủ và tiết kiệm chi phí.

Triển khai dựa trên đám mây phù hợp với các phương pháp hay nhất của GDS và chiến lược CNTT của tổ chức

Công cụ quy tắc và các tính năng tự động hóa của Records365 rất quan trọng đối với các chiến lược tuân thủ và CNTT của tổ chức lưu trữ chính phủ. Công cụ quy tắc này hiểu ngữ cảnh của bản ghi từ nguồn, sau đó khớp dữ liệu với các chính sách tuân thủ để tự động phân loại bản ghi.

Các biện pháp kiểm soát quản lý hồ sơ chi tiết được hiển thị thông qua một bộ bảng thông tin quản lý hồ sơ trực quan và khả năng tìm kiếm nâng cao đảm bảo tuân thủ các chính sách quản lý hồ sơ mong muốn và kết quả kinh doanh.

Cải thiện trải nghiệm của người dùng cuối, đảm bảo sự chấp nhận của người dùng và tiết kiệm năng suất

Giao diện người dùng hiện đại của Records365 giúp nhân viên tổ chức dễ dàng sử dụng và áp dụng. Records365 mở rộng các khả năng gốc của SharePoint, với các tính năng kiểm soát và tự động hóa liền mạch vòng đời quản lý hồ sơ.

Quá trình tự động hóa này giúp người dùng cuối dễ dàng hoạt động hiệu quả hơn, trao quyền cho nhân viên của tổ chức lưu trữ chính phủ hợp tác và làm việc hiệu quả hơn đồng thời đảm bảo tính chính xác và toàn vẹn của dữ liệu của họ.

Kết quả

Dự kiến mức tiết kiệm lên tới 60% hàng năm cho giải pháp EDRMS hiện đại.

• Giải pháp di chuyển tuân thủ tốt nhất sang SharePoint
• Sản phẩm dễ sử dụng giúp cải thiện năng suất và trao quyền cho người dùng cuối sử dụng và áp dụng
• Công cụ quy tắc động hiểu ngữ cảnh bản ghi giúp tuân thủ nội dung và tự động hóa việc phân loại bản ghi

RecordPoint tự hào cung cấp giải pháp cho tổ chức lưu trữ chính phủ, cho phép họ chuyển sang Nơi làm việc hiện đại, thay thế các hệ thống cũ hiện có và khai thác khả năng của đám mây. Với cách tiếp cận dễ dàng, hiện đại và đáng tin cậy của RecordPoint để quản lý thông tin và hồ sơ, dịch vụ lưu trữ trên nền tảng đám mây và dịch vụ di chuyển tuân thủ của RecordPoint sẽ đẩy nhanh hành trình lên đám mây của tổ chức.