Bản tóm tắt
Đối với bất kỳ doanh nghiệp nào bán thiết bị hoặc vật liệu cho các dự án lớn trên toàn cầu, việc giành được doanh số bán hàng phụ thuộc vào việc nắm bắt hoàn toàn các nhu cầu và thông số kỹ thuật phức tạp của khách hàng, bao gồm hàng chục hoặc hàng trăm cuộc trò chuyện khám phá dẫn đến đề xuất bán hàng ban đầu và đến thỏa thuận mua hàng cuối cùng. Những sai lầm trong việc tìm hiểu nhu cầu cụ thể của người mua có thể khiến toàn bộ giao dịch mua bán bị ảnh hưởng.
Đối với một nhà cung cấp giải pháp thiết bị toàn cầu cho các ngành công nghiệp dầu, khí đốt, hóa dầu, điện và chế biến, việc cạnh tranh và giành được công việc kinh doanh mới đòi hỏi nỗ lực bán hàng lành nghề và nhạy bén để vừa chẩn đoán chính xác nhu cầu của khách hàng vừa làm việc như một nhóm tích hợp để đề xuất bán các thiết bị lớn phức tạp và tinh chỉnh các đề xuất để đạt được thỏa thuận cuối cùng.
Trong vòng đời của mọi mối quan hệ với người mua, các yêu cầu mua hàng được ghi lại qua nhiều cuộc trò chuyện qua email, đôi khi với các bên liên quan khác nhau là khách hàng và bởi các nhân viên khác nhau của nhà sản xuất. Trước đây, nhóm bán hàng đã ghi lại các email về nhu cầu ngày càng tăng của khách hàng và những cam kết mà nhóm bán hàng đưa ra vào các thư mục chung của Outlook. Các đại diện bán hàng của bộ phận năng lượng đều có thể truy cập các thư mục dùng chung để tìm kiếm thông tin. Nhưng với việc Microsoft hạn chế hỗ trợ các thư mục công cộng trên cơ sở hạ tầng cũ như của họ, nhà cung cấp thiết bị toàn cầu nhận thấy sự cần thiết phải tận dụng các khả năng dịch vụ nội dung tiến bộ hơn của Microsoft để lưu và chia sẻ email trong toàn bộ nhóm bán hàng của họ.
Với Microsoft SharePoint được triển khai tại chỗ và với hơn 6.000 người dùng tương tác với hệ thống mỗi tháng, công ty muốn sử dụng cơ sở hạ tầng cốt lõi này làm xương sống cho việc quản lý kiến thức của họ. Đồng thời, doanh nghiệp đã nhận ra hành vi của đội ngũ bán hàng của họ, những người có thói quen cố hữu là nắm bắt kiến thức dự án từ bên trong Microsoft Outlook. Mặc dù nhóm bán hàng nhận ra cách tiếp cận hiện tại của họ để lưu email và tệp đính kèm trên các thư mục công cộng được chia sẻ không mang lại tốc độ tìm kiếm hoặc độ chính xác để giúp họ xây dựng và tinh chỉnh giá thầu nhanh chóng như họ muốn một cách hiệu quả, nhóm vẫn trung thành với thói quen cũ của mình lưu email vào các thư mục Outlook công cộng. Công ty cần tìm ra một phương pháp quản lý email mới mang lại sự tiện lợi tương tự cho việc lưu và chia sẻ từ Outlook với hiệu quả tìm kiếm mới và trên cơ sở hạ tầng quản lý kiến thức hợp lý.
Thử thách
Mặc dù nhà cung cấp thiết bị toàn cầu đã có sẵn SharePoint trước khi triển khai Colligo để quản lý email nhưng nhóm bán hàng của họ lại không sử dụng nó mà ưu tiên lưu email và tệp đính kèm vào các thư mục chia sẻ công khai trong Outlook. Đội ngũ bán hàng nhận thấy việc lưu email vào SharePoint là quá tốn thời gian và bất tiện khi công việc hàng ngày của họ chỉ tập trung vào việc quản lý email trong Outlook.
Công ty đã đặt mục tiêu sử dụng tốt hơn SharePoint để lưu trữ kiến thức phục vụ cộng tác giữa các nhóm và giữa các bộ phận. Nhóm CNTT được thử thách phải tìm cách giúp việc sử dụng SharePoint trở nên thuận tiện hơn cho nhóm bán hàng và vượt qua những thách thức hiện tại:
Email không được gắn thẻ, khó tìm thấy khi tìm kiếm trong các thư mục công cộng. Với hàng trăm cuộc trò chuyện bán hàng được ghi lại dưới dạng email trong các thư mục công cộng trong nhiều tháng hoặc nhiều năm, tính năng tìm kiếm của Outlook gặp khó khăn trong việc phát hiện thông tin quan trọng khi không có siêu dữ liệu. Trong một chu kỳ bán hàng, các đại diện bán hàng có thể dành hàng giờ để tìm hiểu kiến thức quan trọng của dự án, với rủi ro là các chi tiết giá thầu bán hàng có giá trị có thể bị bỏ qua.
Các thư mục công cộng ngày càng lớn, khó quản lý. Không chỉ việc tìm kiếm gặp khó khăn trong các thư mục công cộng ngày càng phát triển, nỗ lực CNTT cần thiết để hỗ trợ các thư mục công cộng cực lớn cũng đòi hỏi khắt khe và tốn kém.
Khả năng của SharePoint chưa được tận dụng tối đa. Với SharePoint chủ yếu được sử dụng bởi nhóm Vận hành, nhà sản xuất thiết bị toàn cầu nhận thấy rằng họ không tận dụng được khả năng của SharePoint để thu thập và phân loại nội dung một cách hiệu quả để cộng tác.
“Mỗi thành viên của nhóm bán hàng nhận được rất nhiều email từ các khách hàng tiềm năng và mỗi đại diện là chủ sở hữu mối quan hệ với những người liên hệ của họ. Khi nói chuyện với người dùng bán hàng, họ cần một cách dễ dàng chia sẻ email với nhau trong nhóm bán hàng để đảm bảo mọi người liên tục biết về những gì đã thảo luận, cam kết và hứa hẹn. Nhóm đã quen với việc kéo và thả dễ dàng việc lưu email vào thư mục công cộng. Họ muốn áp dụng cách tiếp cận đó và tìm cách đưa kiến thức vào SharePoint.”
- Chuyên viên phân tích kinh doanh CNTT
Chiến lược
Công ty cần yêu cầu đội ngũ bán hàng tận dụng khả năng của SharePoint để thu thập nội dung, giúp dễ dàng tìm kiếm và chia sẻ, đồng thời đảm bảo tính bảo mật, khả năng mở rộng và lộ trình tuân thủ thông tin.
Nhóm bán hàng muốn tiếp tục làm việc như trong Outlook. Nhóm CNTT cần tìm cách gắn kết hai thế giới lại với nhau và bắt đầu đánh giá các giải pháp quản lý email cho SharePoint.
Để hỗ trợ triển khai Colligo, nhóm CNTT của công ty đã làm việc với các thành viên của nhóm bán hàng để thiết lập thư viện và cấu trúc logic đơn giản để phân loại các email đã lưu. Colligo giúp việc áp dụng phân loại và thêm siêu dữ liệu trở nên dễ dàng từ Outlook.
Chụp email quen thuộc. Bằng cách tích hợp quyền truy cập thư mục SharePoint trực tiếp vào Outlook bằng Trình quản lý email Colligo, nhóm bán hàng có thể tiếp tục làm việc như trước, kéo và thả email và chuyển trực tiếp đến SharePoint từ hộp thư đến Outlook của họ. Chỉ trong vài cú nhấp chuột, đại diện bán hàng có thể lưu đề xuất trang web, thông tin về giá và hợp đồng dự thảo vào thư viện liên quan trong SharePoint, với Colligo tự động lưu trữ các trường chính như chủ đề, người gửi và ngày tháng dưới dạng siêu dữ liệu.
Khả năng tìm kiếm và chia sẻ nhanh hơn. Giờ đây, bất kỳ ai trong nhóm bán hàng đều có thể nhanh chóng tìm kiếm, tìm và chia sẻ các liên kết an toàn đến thông tin bán hàng thiết yếu khi email và tệp đính kèm được ghi lại và gắn thẻ bằng siêu dữ liệu hữu ích. Nhanh hơn, việc khám phá thông tin bán hàng nhất định giúp đội ngũ bán hàng đưa ra các đề xuất bán hàng cạnh tranh và phù hợp với khách hàng nhất, trong thời gian nhanh nhất có thể.
Quản lý kiến thức có thể mở rộng và an toàn. Với kiến thức của nhóm bán hàng hiện đang được nắm bắt và phân loại trong SharePoint, nhà cung cấp thiết bị toàn cầu hiện có nhiều bộ phận được hưởng lợi từ thông tin dễ tìm hơn trong SharePoint. Khi người dùng thay đổi, công ty đang thu thập nhiều nội dung hơn vào SharePoint, thu được nhiều lợi ích hơn từ nền tảng quản lý kiến thức an toàn và có thể mở rộng.
“Colligo đã mang lại cho công ty và đội ngũ bán hàng của chúng tôi những gì họ mong muốn – kéo và thả dễ dàng để lưu email và sử dụng SharePoint tốt hơn. Giờ đây, đại diện bán hàng chỉ cần lưu vào SharePoint từ hộp thư đến của họ và thêm siêu dữ liệu để tìm kiếm nhanh hơn. Cách thức hoạt động của Colligo đã quen thuộc với đội ngũ bán hàng của chúng tôi nên họ không cần đào tạo và số lượng sử dụng SharePoint đã tăng lên.”
- Kiến trúc sư giải pháp CNTT
Kết quả
Colligo hiện đã được đội ngũ bán hàng của công ty sử dụng được hai năm, giúp đơn giản hóa việc thu thập email, tệp đính kèm và tài liệu vào SharePoint. Cung cấp tính năng quản lý email Outlook kéo và thả được tích hợp vào SharePoint cung cấp cho nhóm bán hàng khả năng truy cập thông tin và tốc độ mà họ cần để cạnh tranh tốt nhất trên thị trường thiết bị cạnh tranh toàn cầu, đồng thời đưa công ty lên một nền tảng quản lý kiến thức hiện đại, an toàn và có thể mở rộng.
Nhận thức bán hàng được chia sẻ đảm bảo chiến thắng của khách hàng. Tốc độ tìm kiếm được cải thiện và kết quả tìm kiếm tốt hơn cung cấp cho nhóm bán hàng quyền truy cập đầy đủ và kịp thời vào thông tin về các đề xuất trang web đang phát triển, hợp đồng và giá cả cần thiết để kiếm được và duy trì mối quan hệ giành được khách hàng.
Chức năng quen thuộc cho phép áp dụng nhanh chóng. Đội ngũ bán hàng tại nhà cung cấp thiết bị muốn điều mà hầu hết người dùng mong muốn: truy cập thông tin tốt hơn, nhanh hơn mà không thay đổi cách họ làm việc. Colligo Email Manager cung cấp chức năng chia sẻ kéo và thả quen thuộc trong Outlook nhưng cung cấp tích hợp SharePoint. Không cần thay đổi hành vi hoặc đào tạo.
Việc mở rộng SharePoint thể hiện khả năng quản lý kiến thức tiến bộ. Công ty bắt đầu hợp tác với Colligo với tham vọng phát triển hoạt động quản lý tri thức của mình theo một cách tiếp cận tiến bộ hơn và có thể mở rộng. Với việc áp dụng SharePoint mở rộng ra ngoài nhóm vận hành đến bộ phận bán hàng, tổ chức đã tạo được động lực hướng tới quản lý kiến thức tiến bộ.
“Colligo đã giúp chúng tôi phục vụ nhu cầu của cả những người thu thập email và những người được chia sẻ những email đó. Giờ đây, đội ngũ bán hàng đã biết cách lưu và phân loại email ở mức cao cũng như gắn thẻ hiệu quả bằng siêu dữ liệu. Đây là một cách tiếp cận hiện đại và có thể mở rộng để quản lý kiến thức, tốt hơn nhiều so với thói quen cũ của các lớp và thư mục lớp. Và đối với những người truy cập vào những email được chia sẻ đó – giờ đây thật dễ dàng tìm thấy những gì họ tìm kiếm bằng tính năng tìm kiếm có thể dựa trên siêu dữ liệu để có kết quả tìm kiếm nhanh, phù hợp.”
- Kiến trúc sư giải pháp CNTT
