Mạng nội bộ mới của Hội đồng quận Gisborne cải thiện khả năng giao tiếp với Office 365 và Lãnh đạo thông tin

Bản tóm tắt

Hội đồng quận Gisborne (GDC) là cơ quan chính quyền địa phương có trụ sở tại Đảo Bắc của New Zealand. Lãnh đạo Thông tin hợp tác với GDC để cung cấp mạng nội bộ trên nền tảng Office 365 hiện có của họ. Điều này giúp họ tận dụng được bộ công cụ Office 365 và kết hợp các cải tiến công nghệ đám mây theo yêu cầu. Mục đích của dự án là cải thiện khả năng giao tiếp và gắn kết nhân viên lại với nhau.

Thử thách

Nền tảng mạng nội bộ cũ của GDC đã được thiết kế riêng, được tùy chỉnh nhiều và không còn được hỗ trợ. Nội dung đã lỗi thời vì chỉ một nhóm nhỏ nhân viên có thể hoàn thành cập nhật do giao diện quản lý khó sử dụng.

Nhân viên của hội đồng đã sử dụng nhiều công nghệ khác nhau để liên lạc và không có "nơi nào" để mang nó hoàn toàn. Họ dựa chủ yếu vào email để gửi tin tức khắp tổ chức. Ngoài ra, Giám đốc điều hành và ban quản lý không dễ dàng truyền đạt tin tức trên toàn tổ chức tới nhân viên.

Chiến lược

GDC mong muốn tận dụng tối đa giấy phép Office 365 của họ – mạng nội bộ được xây dựng dựa trên SharePoint phù hợp với phương pháp này. Họ tin tưởng vào khả năng tồn tại lâu dài của nền tảng Microsoft và khả năng hỗ trợ từ nhiều đối tác, mặc dù họ ở cách xa các trung tâm chính ở New Zealand.

Hội đồng đã sử dụng tốt các công cụ của Microsoft, chẳng hạn như Skype for Business và Yammer. Nhóm dự án coi việc phát triển mạng nội bộ là cơ hội để thử nghiệm Microsoft Teams cho hoạt động cộng tác nội bộ và bên ngoài. Họ được hưởng lợi từ các tính năng như gọi video, hội thoại, không gian làm việc Tài liệu chung, OneNote để theo dõi nội dung cuộc họp và Planner để theo dõi các nhiệm vụ dự án.

Hội thảo thiết kế được tổ chức như một phần của quá trình khởi động dự án đã giúp đào tạo nhóm dự án về những gì có thể thực hiện được khi sử dụng nền tảng SharePoint; và thống nhất về chức năng và kiến trúc thông tin. Các hội thảo bao gồm việc kiểm tra nhu cầu của khán giả, cách kiểm kê nội dung hiện có và nội dung mới, mô hình wireframe và thảo luận về điều hướng. Những cân nhắc chính trong suốt quá trình này là cung cấp chức năng và Quản lý nội dung dễ sử dụng để mang lại cho người dùng nhiều cơ hội tương tác với nội dung.

Các kết quả đầu ra khác sau hội thảo bao gồm việc phát triển một bản tóm tắt sáng tạo và các mô hình thiết kế để đảm bảo giao diện của mạng nội bộ mới sẽ phản ánh chính xác bản sắc văn hóa của tổ chức.

Lãnh đạo Thông tin đã tổ chức các hội thảo về quản lý quản trị và thay đổi để chuyển giao các phương pháp tiếp cận đã được thử nghiệm và kiểm nghiệm để quản lý thay đổi, truyền thông và xác định vai trò nhằm đảm bảo sự thành công liên tục của dự án sau khi đi vào hoạt động.

Để đảm bảo khả năng tự túc, chương trình 'đào tạo huấn luyện viên' đã được triển khai nhằm đảm bảo trách nhiệm quản lý nội dung được phân cấp và mạng nội bộ được cập nhật và phù hợp với nhân viên.

Kết quả

'Naumai' - nghĩa 'Chào mừng' bằng tiếng Maori được chọn làm tên cho mạng nội bộ mới của GDC. Với hơn 50% dân số Gisborne gốc Maori, cái tên này củng cố bản sắc văn hóa độc đáo và mức độ phù hợp của mạng nội bộ của họ trong tổ chức.

Giám đốc điều hành thường xuyên đăng blog để kết nối với nhân viên nhằm cho họ biết thế nào là 'mối quan tâm hàng đầu'. Mạng nội bộ là trung tâm xã hội dành cho nhân viên, nơi nhân viên “hét to” khen ngợi đồng nghiệp của mình và đăng ảnh để xây dựng cộng đồng thông qua “post-a-pic”. Việc xây dựng ý thức cộng đồng được nâng cao nhờ các tính năng vượt trội trong SharePoint cho phép người dùng “thích” và “nhận xét” về nội dung họ nhìn thấy, tương tự như các nền tảng truyền thông xã hội phổ biến.

Mạng nội bộ được sử dụng bởi tất cả các bộ phận của hội đồng, đặc biệt là Phòng Nhân sự và Tài chính. Nội dung doanh nghiệp, hiện nằm trong một hệ thống điện tử khác, có thể hiển thị ở một nơi để người dùng có thể nhanh chóng tìm thấy thông tin họ cần để thực hiện công việc của mình.

Quá trình cập nhật nội dung được phân cấp cho nhân viên trong từng đơn vị kinh doanh. Được gọi là 'Người đóng góp nội dung', những người dùng này được hưởng lợi từ việc sử dụng giao diện danh sách SharePoint hiện đại để tạo ra phần lớn nội dung của họ (sau đó nội dung này sẽ tự động hiển thị trên các trang). Họ đang tạo các trang bằng cách sử dụng bố cục tùy chỉnh để đảm bảo quá trình soạn thảo nội dung trực quan và dễ dàng nhất có thể. Điều này bao gồm việc sử dụng bảng chỉnh sửa trong chế độ chỉnh sửa trang để cung cấp quy trình một bước để tạo nội dung trang.

”Người dùng siêu quản lý quản trị và back-end nhưng họ không phải là nhân viên CNTT do giao diện quản trị tương đối trực quan.”
– Jason Derr, Trưởng nhóm Giải pháp Kinh doanh

Để giám sát việc sử dụng Azure 'Thông tin chi tiết về ứng dụng' được sử dụng để đo lưu lượng. Nhân viên truyền thông đã đặt ra các KPI để liên tục cải thiện mức độ chấp nhận của người dùng. Nếu các trang hoạt động không tốt, họ sẽ làm việc với các đơn vị kinh doanh để cải thiện trải nghiệm của người dùng về nội dung đó bằng cách đưa ra các đề xuất cải tiến và phản hồi của người dùng nếu có.

Nhân viên đang khám phá các công cụ hữu ích khác trong bộ Office 365 như Planner và One Note, đồng thời động lực đang tăng lên khi nhân viên biết được các công cụ này trợ giúp họ như thế nào trong công việc.

Đọc nghiên cứu trường hợp đầy đủ