Trường học Quận Fulton sử dụng SharePoint và Power BI để quản lý và theo dõi mối quan hệ hợp tác tốt hơn với các doanh nghiệp địa phương với sự trợ giúp của BPA Solutions

Bản tóm tắt

Trường học Quận Fulton (FCS) là hệ thống trường học lớn thứ tư ở Georgia với hơn 14.000 học sinh– và nhân viên bán thời gian, bao gồm hơn 7.500 giáo viên và nhân viên được chứng nhận khác, kéo dài trường 106, hành chính, và các tòa nhà hỗ trợ. 

Đang tìm cách theo dõi hiệu quả các mối quan hệ đối tác và hoạt động giữa nhiều thực thể, FCS đã chuyển sang Giải pháp BPA. Với BPA CRM và tính linh hoạt của BPA No-Code Solution Builder, giải pháp được xây dựng trên SharePoint, FCS đã có thể xây dựng một hệ thống mạnh mẽ hệ thống để quản lýe mối quan hệ, quyên góp, chương trình, và các sự kiện. sử dụng Quyền lực BI, bây giờ họ có thể xác định trường nào nhu cầu giúp đỡ thành lậping hợp tác với các doanh nghiệp địa phương.  

Thử thách

To theo dõi quan hệ đối tác và hoạt động giữa địa phương các doanh nghiệp, học hỏi cộng đồng, và trường học, Trường học Quận Fulton dựa vào một Excel lớn sách bài tập. Cái này làm cho nó khó khăn dành cho nhân viên FCS để nhanh chóng tìm thấy trường nào thiếu quan hệ đối tác Và tổ chức đối tác nàoS tham dự thay đổi thậm chíts hoặc chương trìnhS. 

Một nhóm nhỏ gồm 5 người trong Phòng Truyền thông FCS quản lý tsổ làm việc của ông, được gọi là tanh ấy Excel Mối quan hệ đối tác Người theo dõi. Đối với mỗi nhóm bên liên quanS, đội đã duy trì một Excel riêng biệt tab (Trường học, Đối tác cộng đồng, Cơ sở dữ liệu đức tin, vân vân.). Đối với quan hệ đối tác, đội duy trì một cột có tiêu đề “Đối tác.”  

Họ cũng đã thêm Excel tabs cho mỗi sự kiện hoặc chương trình mới. Nhóm đã sao chép và dán thông tin về pnghệ sĩ tham dự sự kiện vào tab mới. Quá trình sao chép và dán thông tin thủ công từ tab này sang tab khác được thực hiện Ptổng hợp các báo cáo tốn thời gian và không hiệu quả.  

Tổng thể, tanh ấy xử lý thiếu chức năng FCS cần thiết. Những điều phức tạp hơn nữa, các bộ phận khác có thểkhông dễ dàng truy cập thông tin vì một nhóm nhỏ ở Sở Truyền thông sở hữu và duy trì trình theo dõi.

Chiến lược

Đã chuyển đến Văn phòng 365 và thành thạo với SharePoint 2013, FCS quyết định ĐẾN thay thế thứ đóôi Excel đối tácr Remối quan hệ Trình theo dõi với giải pháp dựa trên SharePoint Online.  

BPA CRM đã đưa cho FCS một điều tuyệt vời điểm bắt đầu theo dõi cổ đông chi tiết và liên quan của họ contact. BPA Giải pháp và FCS nhóm tiếp theo đã phát triển một nơi theo dõi hoạt động và phân công cliên lạc với cchiến dịch (elỗ thông hơi/Program). 

Nhóm Giải pháp BPA và các nhà phát triển FCS đã dành phần lớn thời gian phát triển để thiết kế mối quan hệ nhiều-nhiều giữa các trường học và đối tác. Với kiến trúc ban đầu được xây dựng bằng danh sách và dạng xem SharePoint, nhóm đã mở rộng các Giao diện BPA CRM và các Trang chi tiết có sẵn của nó sử dụng Trình tạo giải pháp không có mã BPA để cho phép người dùng xem liên kết giữa nhà trường và đối tác. Bây giờcon gà mái đang xem một Trang chi tiết trường học, một người dùng có thể bấm vào Một Tên đối tác và được được chuyển hướng đến Trang chi tiết đối tác hiển thị họ hỗ trợ những trường nào và trong sự kiện gì và các chương trình họ đã đã tham gia. Từ trang này, một người dùng Có thể chọn một sự kiện hoặc chương trình và ngay lập tức xem cái gìtôi đối tác đã tham gia. 

Với việc bổ sung sức mạnh BI, người dùng có thể bây giờ hãy mở bản đồ của Quận Fulton và xem trường nào có quan hệ đối tác với màu khác nhau bong bóng vị trí địa lý dựa trên số lượng quan hệ đối tác của họ.  

Người dùng cũng có thể xem lại các Trang tổng quan quyên góp nhìn số tiền quyên góp nhận được cũng như những khoản tiền đang được xử lý. Ngoài ra, họ có thể kiểm tra Cchiến dịch Dtấm ván gạt tàn nhìn số lượng sự kiện được tổ chức và số lượng người tham dự tại mỗi sự kiện. 

Nhóm hiện đang làm việc trên một Khoản trợ cấp Nộp hồ sơ Ứng dụng, sử dụng Nintex Workflow và Nintex Forms. Một lần Một khoản trợ cấp là được tài trợ, nó sẽ được thêm vào BPA CRM và hiển thị bên dưới các trường học bằng cách thêm một mới chuyển hướng “Tài trợ.” Một mục Menu mới sẽ cho phép người dùng để nhanh chóng tìm thấy Cấp và quản lý ngày hết hạn cũng như theo dõi tiến độ thanh toán. Nhóm cũng sẽ xây dựng một Trang tổng quan cấp quyền Với sức mạnh BI để minh họa các các ngành cung cấp tài trợ, tài trợ trong suốt thời gian tài trợ, Và 5 năm phép chiếu của nguồn tài trợ. 

Kết quả

Với BPA CRM và sức mạnh BI, Trường học Quận Fulton đã có thể tận dụng cơ sở hạ tầng SharePoint hiện có của họ để tạo ra một Cộng đồng Hệ thống quản lý quan hệ đáp ứng nhu cầu của nhà trường, quan hệ cộng đồng team, các đối tác và cuối cùng là những sinh viên dựa vào các đối tác cộng đồng để hỗ trợ việc học của họ.  

Bản chất linh hoạt của sản phẩm BPA cho phép sự tùy chỉnh cần thiết để đáp ứng nhu cầu riêng của học khu. Quy trình hiện nay hiệu quả hơn và ít tốn công sức hơn vì hệ thống tự động quản lýes mối quan hệ, quyên góp, chương trình, và sự kiện. Bằng cách cung cấp người dùng chính truy cập hệ thống ở chế độ tự phục vụ, FCS nhân viên bây giờ lâu hơn chờ đội nhỏ từ Phòng Truyền thông FCS đến lấy báo cáo theo cách thủ công và truyền đạt kết quả. Hệ thống dựa trên đám mây giúp loại bỏ sự dư thừa, cho phép người dùng không ở trong Cthông tin liên lạc Dbộ phận để có cái nhìn rõ ràng về các mối quan hệ và cho phép tiếp cận rộng rãi hơn với các liên hệ đối tác. Trang tổng quan cung cấp cái nhìn sâu sắc về bối cảnh mối quan hệ cộng đồng tổng thể và thúc đẩy sự cộng tác và giao tiếp tốt hơn.  

FCS mong muốn mở rộng hơn nữa BPA CRM và Microsoft 365, Và đang xem xét một số trường hợp sử dụng mới.