Tổ chức bảo tồn đưa hoạt động xử lý thông tin lên một tầm cao mới với Office 365 và Lãnh đạo Thông tin

Xuất bản vào ngày 16 tháng 4 năm 2020

Bản tóm tắt

Forest & Bird là tổ chức bảo tồn độc lập hàng đầu của New Zealand — bảo vệ động vật hoang dã và những nơi hoang dã, trên đất liền và trên biển. Trong gần một thế kỷ, họ là tiếng nói của thiên nhiên trong các cộng đồng, thành phố, hội đồng, chính quyền trung ương và tòa án ở New Zealand. Họ là một tổ chức từ thiện đã đăng ký, với đội ngũ nhân viên đa dạng và số lượng lớn tình nguyện viên.

Cùng với Lãnh đạo Thông tin, họ đã triển khai một cổng thông tin và cộng tác Office 365 tiết kiệm chi phí có tên là 'The Nest'. Giải pháp này tập trung vào việc tăng tính nhất quán, khả năng hiển thị và bảo mật nội dung, đồng thời cung cấp thông tin trên khắp New Zealand ở bất kỳ nơi nào nhân viên đang làm việc.

Thử thách

Là tổ chức từ thiện đã đăng ký, Forest & Bird ưu tiên chi tiêu mang lại lợi ích trực tiếp cho công tác bảo tồn. Điều này có nghĩa là họ không có khả năng tiếp cận nguồn ngân sách lớn cho các dự án chuyển đổi nội bộ.

Forest & Bird không có cách tiếp cận được xác định rõ ràng để lưu trữ thông tin và nhân viên của họ đang sử dụng nhiều nền tảng và ổ đĩa khác nhau để lưu trữ tài liệu. Sự chênh lệch này khiến người lao động gặp khó khăn trong việc tìm kiếm thông tin họ cần cũng như các phiên bản tài liệu cập nhật nhất.
Những nỗ lực trước đây nhằm thay đổi hệ thống được sử dụng để lưu trữ thông tin đã bị đình trệ vì nhân viên không nhận thấy tác động tích cực ngay lập tức đến công việc của họ. Dự án này cần thu hút sự tham gia của nhân viên Forest & Bird để giúp họ tận dụng được lợi ích của một phương pháp tiếp cận nhất quán, vốn cần được đào tạo bổ sung.

Vì nhân viên của Forest & Bird làm việc từ nhiều vùng xa xôi của New Zealand nên họ cần có khả năng truy cập thông tin từ mọi nơi trong khi vẫn đảm bảo các cách đồng bộ hóa ngoại tuyến dễ dàng và an toàn do thiếu phạm vi phủ sóng dịch vụ ở các địa điểm xa.

Chiến lược

Forest & Bird đã làm việc với Lãnh đạo Thông tin để tạo ra một phương pháp xác định nhằm lưu trữ thông tin và phát triển cổng thông tin và cộng tác Office 365 có tên là 'The Nest'. Bằng cách sử dụng Office 365, tổ chức này đang tận dụng giấy phép chiết khấu mà Microsoft cung cấp cho các tổ chức từ thiện.

Để có được sự tin tưởng và chấp nhận, Forest & Bird đã triển khai 'The Nest' theo nhiều giai đoạn với mục tiêu tối đa hóa sự tham gia của nhân viên. Nhóm đã hoàn thành không gian làm việc kỹ thuật số đầu tiên cho nhóm nhân sự, tiếp thị và truyền thông. Họ cũng cung cấp đào tạo thực hành và hỗ trợ để hỗ trợ nhân viên trong quá trình chuyển đổi từ quy trình làm việc đặc biệt khi xử lý thông tin.

Nhóm đã thiết kế không gian làm việc 'The Nest' đơn giản, dễ sử dụng và bền vững dựa trên cấu trúc thông tin nhất quán và trực quan. Lợi ích chính của hệ thống báo cáo của Office 365 là các xu hướng tiếp thu và cộng tác có thể đo lường được. Kết quả là Forest & Bird có thể nâng cao và phát triển các không gian làm việc này hơn nữa theo thời gian dựa trên xu hướng sử dụng và cải tiến kinh doanh mà họ có thể xác định.

Việc sử dụng các ứng dụng tại nơi làm việc dựa trên Azure cho phép phân loại siêu dữ liệu tự động. Khả năng này có nghĩa là, trong nhiều trường hợp, nhân viên không cần nhập siêu dữ liệu đồng thời đạt được lợi ích là giúp tìm và truy cập thông tin dễ dàng hơn. Một ứng dụng khác tại nơi làm việc, Smart Case Files, đơn giản hóa việc quản lý nội dung và cung cấp cho nhân viên hành chính quyền truy cập vào chức năng cấp phép bảo mật chi tiết mà không cần có quyền quản trị viên hệ thống. Những tính năng này đặc biệt hữu ích để quản lý rủi ro liên quan đến cơ sở tình nguyện lớn và nhiều sáng kiến đang được thực hiện tại Forest & Bird.

Ngoài ra, nhóm đang sử dụng công nghệ phát trực tuyến của Microsoft để cung cấp video và các tệp lớn khác.

Một trong những thách thức là mọi người đều sử dụng những nơi khác nhau để lưu trữ thông tin. Chúng tôi đã sử dụng rất nhiều ổ đĩa khác nhau. Vì vậy, mọi người sẽ không biết tìm thông tin ở đâu, thông tin nào là cập nhật nhất. Điều đó thật tuyệt vời đối với tôi vì tôi chỉ gửi liên kết, không có tệp đính kèm. Tôi đang cố gắng tạo ra văn hóa mọi người tìm thấy những gì họ cần trực tuyến.

Natalia Kovaleff (Quản trị viên nhân sự, Forest & Bird)

Kết quả

Các nhóm đã chuyển đến nơi làm việc 'Nest' mới của họ đang nhận thấy những lợi ích và đang hỗ trợ triển khai cho các nhóm khác. Những nhân viên này đang bắt đầu tạo ra một nền văn hóa có thể tìm thấy những gì họ cần trực tuyến – sự tự tin và khả năng kiểm soát, không có sự ràng buộc!

Việc triển khai 'The Nest' trên toàn tổ chức vẫn đang được tiến hành, cho phép thực hiện một chương trình cập nhật và bổ sung linh hoạt. Trong mối quan hệ hợp tác đang diễn ra, Lãnh đạo Thông tin sẽ đáp ứng nhu cầu và tính sẵn sàng của mỗi nhóm.

Ngoài ra, đối với những người thường xuyên làm việc ở những vùng không có quyền truy cập Internet ở New Zealand, khả năng đồng bộ hóa và ngoại tuyến của Office 365 sẽ là yếu tố thay đổi cuộc chơi. Các thành viên trong nhóm từ xa cảm thấy tự tin hơn rằng họ có các tệp mới nhất và những thay đổi của họ sẽ được đồng bộ hóa bất cứ khi nào họ có quyền truy cập internet.

Đọc nghiên cứu trường hợp đầy đủ