Feintool tăng cường cộng tác và hiệu quả với nơi làm việc kỹ thuật số dựa trên Microsoft

Bản tóm tắt

Feintool là công ty dẫn đầu thị trường toàn cầu về gia công tinh, một quy trình tạo hình kim loại kết hợp dập và ép đùn nguội và thường được sử dụng để sản xuất các góc xiên hoặc bộ bánh răng phức tạp. Feintool là nhà cung cấp trên toàn thế giới các thành phần thép định hình, gia công tinh, chất lượng cao và tiết kiệm chi phí cũng như các sản phẩm kim loại tấm điện đột lỗ.

Feintool liên tục vượt qua các giới hạn công nghệ của mình và phát triển các giải pháp thông minh cho khách hàng của mình. Là một công ty đổi mới, Feintool nỗ lực cộng tác dễ dàng và hiệu quả hơn giữa lực lượng lao động toàn cầu của mình và muốn nâng cấp nền tảng mạng nội bộ hiện tại của họ (dựa trên Typo3) và hướng tới nơi làm việc kỹ thuật số – dựa trên Microsoft 365.

Feintool đã chọn MondayCoffee, Đối tác Vàng của Microsoft với 20 năm kinh nghiệm cộng tác, để thiết lập nơi làm việc kỹ thuật số mới dựa trên Microsoft 365 và SharePoint. MondayCoffee cũng giúp Feintool tăng tính minh bạch, đồng thời chuẩn hóa và đơn giản hóa hoạt động cộng tác trong toàn nhóm – trên mọi thiết bị, mọi nơi và mọi lúc.

Với phương pháp triển khai và áp dụng linh hoạt, lấy người dùng làm trung tâm của MondayCoffee, Feintool đã sớm nhận được sự chấp nhận cao của người dùng. Nhân viên của Feintool đánh giá cao lợi ích của việc cộng tác nhanh chóng, đa vị trí và linh hoạt – đặc biệt là trong đại dịch COVID-19.

Thử thách

Có trụ sở chính tại Thụy Sĩ, Feintool có tổng lực lượng lao động là 2.700 nhân viên trong đó có 80 người học việc. Các cơ sở sản xuất và trung tâm công nghệ của họ trải dài khắp Châu Âu, Hoa Kỳ, Trung Quốc và Nhật Bản.

Feintool nhận thấy nhu cầu cộng tác nhiều hơn giữa các nhân viên, điều mà nền tảng mạng nội bộ của công ty (dựa trên Typo3) đã hạn chế. Feintool muốn nâng cấp lên Microsoft 365 và SharePoint để tăng tính minh bạch cũng như tiêu chuẩn hóa và đơn giản hóa hoạt động cộng tác trong toàn tổ chức. Feintool cần một nền tảng cộng tác cung cấp môi trường làm việc hiện đại, linh hoạt làm cơ sở cho sự tương tác và giao tiếp hiệu quả giữa các đồng nghiệp.

Feintool đã chọn MondayCoffee để thiết lập nền tảng mới và tiêu chuẩn tối ưu cho sự cộng tác trong tổ chức

Chiến lược

MondayCoffee đã khởi động dự án bằng một buổi giới thiệu cho phép nhóm phân tích tính khả thi và lợi ích của một giải pháp mới, dựa trên nơi làm việc hiện đại có thể sử dụng được của họ có tên là CoffeeNet 365. MondayCoffee đã cài đặt và cấu hình phòng dự án Feintool cho dự án quản lý hai máy ép mới được sản xuất. Nhóm đã thiết lập phòng dự án dựa trên Không gian làm việc Quản lý dự án có phương pháp thực hành tốt nhất với cấu trúc được tiêu chuẩn hóa và bộ ứng dụng Microsoft 365 được cấu hình sẵn để liên lạc, chia sẻ kiến thức, cộng tác và quản lý nội dung, đồng thời sử dụng nó làm buổi giới thiệu đầu tiên của họ.

Giải pháp của MondayCoffee, CoffeeNet 365 là một phần mềm doanh nghiệp áp dụng công việc hiện đại. CoffeeNet 365 cung cấp không gian làm việc kỹ thuật số để cộng tác trong các phòng ban, dự án và trong các tình huống làm việc đa dạng – với cấu hình tự động của các ứng dụng Microsoft tương ứng ở chế độ nền – chẳng hạn như SharePoint, Microsoft Teams, Planner, Power Automate, v.v. Điều này có nghĩa là nhân viên không phải lo lắng về việc lựa chọn công nghệ hoặc ứng dụng nào cho các hoạt động khác nhau. Họ có thể tập trung hoàn thành công việc của mình và CoffeeNet cung cấp nhiều ứng dụng khác nhau cho họ tùy ý sử dụng, tích hợp trong một nền tảng và dựa trên kịch bản công việc do nhân viên lựa chọn.

Với tất cả thông tin luôn được cung cấp ngay lập tức cho người dùng, Feintool coi buổi giới thiệu đã thành công. Các bộ phận riêng lẻ chia sẻ thông tin nhanh hơn trước, đảm bảo mọi người luôn được cập nhật. Nhóm đã trình bày khái niệm và hệ thống cùng với kết quả đạt được tại một hội nghị quản lý toàn cầu, sau đó thảo luận trong các hội thảo nhỏ. Feintool rất vui mừng và mời MondayCoffee giới thiệu môi trường làm việc mới, hiện đại.

Mạng nội bộ và làm việc cộng tác: định nghĩa của tất cả các ứng dụng

Trong giai đoạn ý tưởng, MondayCoffee đã thành lập một nhóm mạng nội bộ và một nhóm cộng tác để thiết lập nền tảng cho hoạt động cộng tác. Nền tảng này cho phép người dùng tìm nguồn thông tin quan trọng của công ty chỉ bằng vài cú nhấp chuột và luôn được thông báo về tin tức trong toàn nhóm. Giải pháp này cũng cho phép người dùng giữa các phòng ban cộng tác dễ dàng và hiệu quả trong các dự án hoặc chủ đề.

Nhóm mạng nội bộ đã tạo ra các điều kiện cần thiết để chuyển nội dung của mạng nội bộ hiện có sang giải pháp mới của công ty. Trong quá trình triển khai nền tảng làm việc hiện đại, nhóm cộng tác đã thu thập và phân loại tất cả các trường hợp sử dụng theo tầm quan trọng và độ phức tạp. Đối với mỗi lĩnh vực được xác định, họ tạo ra, thí điểm và trình bày mô hình để ban chỉ đạo phê duyệt. Sau đó, ủy ban có thể đảm bảo tất cả các quyết định đều được thực hiện trực tiếp trong công ty.

Giai đoạn thí điểm và quy trình linh hoạt

Dựa trên những phát hiện từ giai đoạn ý tưởng, MondayCoffee đã tạo ra các khu vực thí điểm trên nền tảng mới và tập trung vào các trường hợp sử dụng cụ thể của tổ chức từ góc độ kinh doanh.

Sau đó, Feintool và MondayCoffee đã hợp lực tổ chức các hội thảo để tinh chỉnh các trường hợp sử dụng cộng tác và mô hình phương pháp thực hành tốt nhất nhằm giúp đáp ứng các yêu cầu của công ty. Nhờ phương pháp linh hoạt, kế hoạch ban đầu nhằm giới thiệu một nền tảng dần dần phát triển thành một cuộc thảo luận mở về các trường hợp và quy trình sử dụng mà một nhóm nòng cốt đã thực hiện. Sau đó, toàn bộ nhóm đã xem, thử nghiệm và đưa ra các giải pháp (ví dụ: cấu trúc, mô hình, nội dung được xác định trước).

Thông qua quá trình này, họ đã tạo ra một nền tảng cộng tác mới dựa trên CoffeeNet 365, Microsoft 365 và SharePoint.

Kết quả

Với sự trợ giúp từ MondayCoffee, Feintool hiện đã tăng cường tính minh bạch cũng như đơn giản hóa thông tin và liên lạc ở một nơi – sẵn có trên mọi thiết bị, mọi nơi và mọi lúc. Trên nền tảng mới, nhân viên Feintool được trang bị máy tính và quyền truy cập tài khoản có thể giao tiếp qua trang bắt đầu, lấy thông tin quan trọng trong mạng nội bộ và cập nhật tin tức trong toàn nhóm. Giải pháp này cũng cho phép người dùng giữa các phòng ban cộng tác dễ dàng và hiệu quả trong các dự án hoặc chủ đề. Được thúc đẩy bởi các buổi đào tạo và khả năng tìm kiếm giải pháp nhanh chóng cho những người ra quyết định và đồng nghiệp, mức độ chấp nhận của người dùng trong toàn tổ chức rất cao.