Công ty năng lượng hàng đầu Hà Lan cải thiện khả năng tiếp cận không gian làm việc cộng tác, tăng năng suất bằng ứng dụng thân thiện với người dùng

Xuất bản vào Tháng mười 2, 2018

Bản tóm tắt

Hơn cả một tòa nhà trụ sở công ty, Eneco World phản ánh triết lý về việc gắn kết mọi người lại với nhau để cộng tác và đổi mới. Để cải thiện năng suất và hiệu quả, nhà cung cấp năng lượng Hà Lan Eneco đã tìm đến Macaw—Đối tác Vàng đáng tin cậy của Microsoft—để được trợ giúp phát triển một ứng dụng giúp gần 3.000 nhân viên dễ dàng tìm được không gian họ cần để gặp gỡ và làm việc cùng nhau. Eneco đã giải quyết thách thức đó bằng các dịch vụ dựa trên đám mây của Microsoft Office 365, sử dụng PowerApps, Flow và Power BI để phát triển ứng dụng RoomFinder hiện kết nối mọi người và ý tưởng.

Eneco cung cấp năng lượng cho 2,2 triệu hộ gia đình và doanh nghiệp ở Hà Lan. Để giữ cho đèn trong nhà và văn phòng của mọi người luôn sáng, tổ chức cần hoạt động hiệu quả. Tuy nhiên, cho đến gần đây, 3.000 nhân viên làm việc tại trụ sở Eneco ở Rotterdam vẫn liên tục cạnh tranh để có được phòng họp và không gian làm việc riêng.

Tom van der Burg, Giám đốc, Nơi làm việc và Quản lý Tài liệu, tại Eneco cho biết: “Chúng tôi là một trong những công ty năng lượng lớn nhất trong khu vực. “Phát triển các nguồn tài nguyên tái tạo, cung cấp năng lượng và các dịch vụ đổi mới là điều quan trọng nhất chúng tôi làm. Chúng tôi tư vấn cho mọi người về cách họ có thể giảm hóa đơn năng lượng theo cách xanh và tái tạo, vì vậy, việc đảm bảo nhóm của chúng tôi có những gì họ cần để luôn đổi mới—và mang lại cho họ không gian cần thiết để cộng tác— là điều cần thiết đối với doanh nghiệp và khách hàng của chúng tôi .”

Một triết lý làm việc

Một phần thuộc sở hữu của nhà nước, Eneco đang dần chuyển sang tư nhân hóa, điều này tạo ra nhu cầu về một không gian làm việc hiện đại hơn. Tòa nhà trụ sở được thiết kế vào năm 2012 nhằm mang đến cho nhân viên một môi trường năng động và bền vững. Nó tập hợp các nhân viên từ sáu địa điểm, giảm việc đi lại giữa các văn phòng và lượng khí thải carbon của công ty. Sơ đồ tầng mở cung cấp cho nhân viên một không gian linh hoạt để tối đa hóa khả năng sáng tạo và khuyến khích tư duy đổi mới và hợp tác.

Tom van der Burg, Giám đốc, Nơi làm việc và Quản lý Tài liệu, tại Eneco cho biết: “Chúng tôi gọi tòa nhà là Eneco World. “Có những địa điểm Eneco khác, nhưng chúng tôi chủ yếu ở cùng một tòa nhà—một không gian làm việc rộng mở.” Khi Eneco chuyển đến tòa nhà mới, nó cũng chuyển sang đám mây bằng cách triển khai Microsoft Office 365. “Sau khi chuyển địa điểm, chúng tôi không muốn có các kho lưu trữ bằng giấy hoặc tài liệu vật lý nữa,” van der Burg tiếp tục. “Đó là khi chúng tôi chuyển sang Office 365 và SharePoint Online để hợp lý hóa quy trình làm việc và hợp nhất các tệp.”

Thử thách

Mặc dù nhân viên Eneco được hưởng lợi từ việc mọi người làm việc trong cùng một văn phòng, nhưng việc tìm được phòng hội nghị sẵn có và không gian làm việc yên tĩnh đã sớm trở nên khó khăn. Nhân viên Eneco đang sử dụng chức năng đặt phòng mặc định trong Microsoft Exchange để đặt phòng họp chính thức tại tòa nhà trụ sở chính, nhưng cũng có khoảng 200 phòng nhỏ hơn mà nhân viên cần truy cập hàng ngày. Chúng bao gồm các phòng tập trung cho một hoặc hai nhân viên sử dụng để làm việc hoặc cộng tác yên tĩnh, cuộc họp nhỏ và phòng scrum cho các nhóm dự án.

Cho đến gần đây, nhân viên sẽ lục soát 14 tầng để tìm phòng họp còn trống và ghi tên mình vào những tờ giấy để đặt chỗ. “Đó là một tòa nhà lớn,” Ferry Bouwman, Trưởng nhóm Kỹ thuật cho Office 365 tại Eneco cho biết. “Ví dụ: nếu tôi ở tầng hai, tôi không biết liệu có phòng trống ở tầng mười ba không.” Một thách thức khác là chỉ những phòng trên ba tầng mà công ty gọi là Eneco Village mới có thể được đặt cho các cuộc họp với đồng nghiệp bên ngoài Eneco. Phòng ở các tầng khác được dành cho các cuộc họp nội bộ nhưng không thể đặt trước được.

van der Burg cho biết: “Vào năm 2017, một bộ phận đã tổ chức Ngày Thử thách để khuyến khích sự cạnh tranh nhằm xây dựng một ứng dụng có thể cung cấp giải pháp nhưng điều đó đã trở thành một đề xuất đắt giá”. “Vì vậy, họ quay sang chúng tôi và nói: 'Bạn đã có PowerApps. Có lẽ bạn có thể làm được điều gì đó hiệu quả.”

Chiến lược

Giải pháp này là kết quả của sự hợp tác giữa Microsoft Partner Macaw, Trung tâm Năng lực Office 365 của Eneco và người dùng cuối. Macaw đã sử dụng Microsoft PowerApps trong Office 365 để thiết kế một ứng dụng tùy chỉnh cho Eneco và Microsoft Power BI nhằm hỗ trợ báo cáo và phân tích dữ liệu dự đoán.

Erik Bouman, Chuyên gia tư vấn giải pháp cho Office 365 tại Macaw, cho biết: “Chúng tôi bắt đầu bằng việc lập biểu đồ các yêu cầu của Eneco trên bảng trắng”. “Bằng cách truy cập dữ liệu về các phòng trống, chúng tôi đã xây dựng các chức năng cung cấp cho người tổ chức cuộc họp danh sách các phòng và khung thời gian. Điều quan trọng là ứng dụng phải thân thiện với người dùng nhất có thể. PowerApps giúp quá trình phát triển trở nên nhanh chóng và dễ dàng.”

Nhóm đã sử dụng Microsoft Flow để tự động hóa quy trình đặt trước. van der Burg cho biết: “Nếu bạn đặt phòng trong ứng dụng, cuộc hẹn sẽ được lưu trong danh sách SharePoint, nhưng quá trình này diễn ra trong Flow”. Dựa trên sự thay đổi trong danh sách, Flow được kích hoạt để gửi lời nhắc và thông báo cho nhân viên. Nếu lời nhắc không được xác nhận, Flow sẽ xử lý việc xóa đăng ký. “Đó là cách chúng tôi đảm bảo các phòng đang được sử dụng,” anh tiếp tục. “Ngoài ra, một bảng thông tin Power BI được tạo để có thể giám sát chặt chẽ việc sử dụng ứng dụng cũng như việc sử dụng phòng thực tế.”

Nhóm mất khoảng năm tuần để phát triển và triển khai ứng dụng, bao gồm cả việc thêm thiết kế Eneco tùy chỉnh. Sau khi ứng dụng được ra mắt, van der Burg đã công bố một thông báo trên mạng nội bộ dựa trên SharePoint và Yammer của công ty. Ông nói: “Sau tuần đầu tiên, mọi người nhận ra rằng họ không cần phải dán giấy ghi chú lên cửa nữa.

Trước đây, chúng tôi phải đi khắp tòa nhà để kiểm tra xem còn phòng hay không. Giờ đây, chúng ta có thể sử dụng thiết bị di động của mình để đặt phòng trước khi đến văn phòng.

Tom van der Burg (Quản lý, Nơi làm việc và Quản lý tài liệu, Eneco)

Kết quả

Sự tiện lợi là một trong những lợi ích lớn nhất dành cho nhân viên khi sử dụng ứng dụng RoomFinder. van der Burg cho biết: “Bây giờ, khi tôi ở nhà lúc 7 giờ sáng, tôi có thể kiểm tra xem còn phòng trống cho ngày hôm sau hay không và đặt trước trên thiết bị di động của mình”.

Nút phản hồi là một chức năng thiết yếu trong phiên bản đầu tiên của ứng dụng. van der Burg nói: “Có rất nhiều phản hồi tích cực. “Nhiều đồng nghiệp của chúng tôi nói, 'Điều này thật tuyệt. Tôi đã chờ đợi điều này từ lâu rồi.” Và những người khác đưa ra đề xuất cải tiến.” Đến phiên bản thứ hai, thậm chí còn có nhiều phản ứng tích cực hơn.

Bằng cách sử dụng PowerApps, nhóm đã tiết kiệm được đáng kể chi phí phát triển. Theo van der Burg, chi phí phát triển ứng dụng với Macaw chỉ bằng một phần ba chi phí khi xây dựng ứng dụng với nền tảng OutSystems mà Eneco đã sử dụng trước đây để phát triển ứng dụng cho khách hàng cuối. van der Burg nói: “Chi phí chính sẽ liên quan đến tất cả các hoạt động bảo trì cần thiết để tiếp tục phát triển ứng dụng”. “Đó là nơi PowerApps mang lại lợi ích lớn. Và chúng tôi đã có thể sử dụng Power BI cũng như các lợi ích bảo mật đi kèm với giấy phép Office 365 E5.”

Ngoài thời gian tiết kiệm được bằng cách lên lịch cuộc họp thông qua ứng dụng RoomFinder, Eneco còn giảm chi phí cuộc họp tổng thể. “Trước đây, chúng tôi biết có sẵn không gian họp nhưng nhân viên của chúng tôi không nhìn thấy được. Vì vậy, họ đã lên lịch rất nhiều cuộc họp bên ngoài,” van der Burg nói. “Chúng tôi tới một công ty khác hoặc một khách sạn và trả tiền để đặt phòng. Giờ đây, mọi người đều có thể sử dụng ứng dụng này để tìm chỗ trống trong tòa nhà của chúng tôi.”

Có một cảm giác cộng đồng lớn hơn trong toàn tổ chức. van der Burg nói: “Tôi nghĩ Eneco World cởi mở hơn nhờ ứng dụng này. “Bây giờ chúng tôi đang đặt phòng ở các tầng khác, điều đó khiến mọi người phải rời khỏi tầng của họ và gặp gỡ các đồng nghiệp khác. Đó thực sự là sự hợp tác ngày càng tăng, đó là một phần của sứ mệnh Eneco.”

Ứng dụng này cũng truyền cảm hứng cho những ý tưởng mới. Ferry Bouwman cho biết: “Trước đây, không ai biết PowerApps là gì. “Sau khi ra mắt RoomFinder, mọi người đang nghĩ đến những khả năng khác. Họ đang nghĩ rằng, nếu cách này hiệu quả thì có thể còn có những vấn đề khác mà chúng tôi có thể giải quyết bằng PowerApps.”

Tìm hiểu thêm về Eneco TRÊN Twitter, LinkedIn, Và Facebook.

Đọc nghiên cứu trường hợp đầy đủ