Khách hàng
DMSolar
Bản tóm tắt
Có trụ sở tại Guadalajara, DMSolar là công ty 6 năm tuổi đã nhanh chóng trở thành nhà phân phối công nghệ năng lượng mặt trời lớn nhất Mexico. Chuyển sang Microsoft Office 365 từ một giải pháp phân mảnh bao gồm Google Drive, Dropbox và công ty điện thoại doanh nghiệp Alcatel, DMSolar đã cải thiện tính bảo mật và cộng tác với Microsoft SharePoint Online, loại bỏ các cuộc gọi bị gián đoạn và thời gian ngừng hoạt động với Skype for Business, đồng thời hiện thực hóa các mục tiêu di động của mình nhờ vào sự phối hợp giữa Skype for Business, SharePoint và Microsoft OneDrive. Giải pháp mới này sẽ có tổng chi phí sở hữu thấp hơn và dự kiến sẽ tự thanh toán trong vòng hai năm.
Thử thách
Với phần lớn đất nước ngập tràn ánh nắng, Mexico là địa điểm đắc địa để lắp đặt năng lượng mặt trời. Vào năm 2012, ba người bạn, đều là những sinh viên mới tốt nghiệp Đại học Panamericana ở Guadalajara, đã thành lập DMSolar. Ngày nay, công ty là công ty phân phối năng lượng mặt trời lớn nhất cả nước, có trụ sở chính tại Guadalajara và các văn phòng tại Monterrey và Mexico City.
Cơ sở khách hàng lớn và tăng trưởng đều đặn, hiện có khoảng 400 đến 500 công ty lắp đặt năng lượng mặt trời, đã thúc đẩy DMSolar mở rộng hoạt động gần như hàng năm. Trụ sở chính mới nhất có quy mô gấp sáu lần địa điểm trước đây của công ty. Số lượng nhân viên làm việc tại DMSolar cũng đã tăng hơn gấp đôi chỉ trong năm ngoái.
Mặc dù tăng trưởng hầu như luôn là điều tốt nhưng tăng trưởng nhanh thường bộc lộ những sai sót trong mô hình kinh doanh của một công ty non trẻ. Người đồng sáng lập và Tổng giám đốc Andres Gonzalez, cùng với các đối tác của mình, thường nhận thấy lực lượng lao động của công ty bị căng đến mức giới hạn khi họ cố gắng theo kịp, đặc biệt là khi phần cứng hiện có, như kết nối điện thoại không đáng tin cậy trong văn phòng, khiến họ thất vọng.
Ban đầu, những vấn đề này có thể được giải quyết từng phần. Các giải pháp điện thoại tại chỗ có thể giảm thiểu hệ thống điện thoại kém, Dropbox có thể lưu trữ các thủ tục giấy tờ của công ty và Google Drive được sử dụng làm nền tảng để cộng tác trên các tài liệu. Tuy nhiên, giải pháp tổng hợp chỉ hiệu quả khi doanh nghiệp của bạn còn nhỏ và lực lượng lao động của bạn có thêm thời gian cần thiết để điều hướng các hệ thống khác nhau. Khi việc chuyển đến địa điểm văn phòng mới sắp diễn ra, Gonzalez và nhóm của ông quyết định đã đến lúc tìm ra một giải pháp mới, toàn diện có khả năng phát triển theo nhu cầu hợp tác và giao tiếp của công ty.
Chiến lược
Mọi thứ dưới một mái nhà
Bị ảnh hưởng bởi sự hiện diện của nó trong phim ảnh và truyền thông, Gonzalez lần đầu tiên xem xét việc áp dụng các sản phẩm của Cisco tại DMSolar. Tuy nhiên, với sự hỗ trợ của đối tác CNTT Wolk LAB, anh sớm phát hiện ra rằng Microsoft Office 365 sẽ phục vụ tốt hơn nhu cầu của công ty và giúp tiết kiệm đáng kể chi phí ban đầu.
Sau đó, các chuyên gia tư vấn của Wolk LAB đã đề xuất Office 365 mà họ coi là một sản phẩm năng động hơn có khả năng mở rộng quy mô nhanh chóng để đáp ứng nhu cầu của công ty. Mặc dù mới làm việc với Microsoft nhưng Gonzalez đã nhìn thấy giá trị của các tính năng do Office 365 cung cấp. “Tôi muốn mang đến cho mọi nhân viên DMSolar khả năng làm việc từ mọi nơi, như thể họ vẫn đang ở văn phòng. Không có Microsoft, chúng tôi đã không đạt được điều đó,” Gonzalez phản ánh.
Office 365 cũng cung cấp nhiều lựa chọn dịch vụ mà Gonzalez có thể thấy DMSolar sẽ tận dụng trong tương lai. Sự quan tâm của Gonzalez đã được khơi dậy. Anh nhớ lại: “Tôi đã tiến hành phân tích chi phí trước khi áp dụng Office 365 và phát hiện ra rằng giải pháp này sẽ tự chi trả trong vòng hai năm”. Đó là sự kết thúc của sự cân nhắc. Việc áp dụng Office 365 đã được lên kế hoạch vào tháng 2 năm 2018, trùng với thời điểm khai trương văn phòng mới tại Thành phố Mexico.
Với Office 365, chúng ta có cách làm việc tốt hơn, năng suất tốt hơn và giảm mức độ căng thẳng.
Andres Gonzalez Reyes Retana (Tổng Giám đốc và Đồng sáng lập, DMSolar)
Kết quả
Bất cứ nơi nào dưới ánh mặt trời
Khách hàng phải mất từ một tuần đến một tháng để lắp đặt công nghệ năng lượng mặt trời mà DMSolar phân phối, tùy thuộc vào quy mô lắp đặt. Trong thời gian đó, điều rất quan trọng là đội ngũ kỹ thuật của DMSolar luôn sẵn sàng trả lời các câu hỏi và khắc phục mọi sự cố mà trình cài đặt gặp phải. Tùy thuộc vào nhu cầu của khách hàng, ngay cả Gonzalez và các giám đốc điều hành khác cũng có thể sẵn sàng, nhưng với sự phát triển của công ty, các đối tác giờ đây phải di chuyển thường xuyên như ở văn phòng.
Gonzalez cho biết: “Chúng tôi sử dụng các chức năng thoại được tích hợp trong Office 365 vài lần mỗi ngày. “Đối với cuộc họp sắp tới, một trong các đối tác sẽ đến Panama để tham dự hội chợ thương mại, tôi sẽ đến Guadalajara và đối tác thứ ba của chúng tôi sẽ đến Thành phố Mexico.” Trước khi áp dụng Office 365, hai trong số ba đối tác sẽ không sẵn sàng tham gia cuộc gọi. Mức độ dịch vụ khách hàng này không đạt tiêu chuẩn của Gonzalez và nó khiến anh thường xuyên bị ép buộc.
Gonzalez cho biết: “Với Office 365, chúng tôi có những cách làm việc tốt hơn, năng suất tốt hơn và giảm mức độ căng thẳng”.
Hợp tác khai sáng
Bán thiết bị năng lượng mặt trời cũng giống như bán bất kỳ công nghệ nào, đặc biệt là khi liên quan đến tài liệu. “Chúng tôi có một lượng thông tin khổng lồ về từng sản phẩm, từ thông số kỹ thuật, chứng chỉ cho đến hợp đồng bảo hiểm. Tất cả những thứ đó đã được chuyển sang SharePoint, giúp chúng tôi tăng cường bảo mật và tiết kiệm rất nhiều thời gian,” Gonzalez nói.
Làm việc từ một tài khoản Dropbox duy nhất, Gonzalez trước đây cần đóng vai trò là người gác cổng cho các tài liệu nhạy cảm của công ty. Các nhân viên phải gửi email cho anh ta và yêu cầu một bản sao của tài liệu họ cần, sau đó Gonzalez sẽ phải xác nhận nhu cầu của họ trước khi gửi tài liệu đi. Đó là một hệ thống mà công ty đã phát triển hơn. Với Microsoft SharePoint Online, công ty đã có thể thiết lập các cấp độ bảo mật trong từng bộ phận, cho phép nhân viên có quyền truy cập phù hợp vào bất kỳ tài liệu nào họ cần, bất cứ khi nào họ cần. Mọi nhân viên đều có quyền truy cập vào Microsoft OneDrive, cho phép họ lưu trữ và truy cập các tệp công việc cá nhân cũng như các tệp được chia sẻ từ bất kỳ thiết bị nào, giúp công việc từ xa trở nên dễ dàng và nhanh chóng hơn.
Gonzalez nói: “Bạn không thấy thời gian đã mất. “Bạn nghĩ rằng mình là một công ty làm việc rất hiệu quả, nhưng làm việc với Microsoft đã giúp mọi nhân viên tại DMSolar có lại 15 phút mỗi ngày của họ.” Đối với toàn bộ công ty, điều đó làm tăng thêm gần 11 giờ năng suất mỗi ngày.
Một viễn cảnh tươi sáng
Chỉ mới vài tháng kể từ khi DMSolar bắt đầu sử dụng Office 365 và công ty đã chuyển đổi hoạt động kinh doanh bằng Skype for Business và SharePoint. Các hệ thống đắt tiền, khác biệt của Google, Dropbox và Alcatel đã được thay thế bằng Office 365. Nhưng công ty đang phát triển này không dừng lại ở đó.
Gonzalez nói: “Điều chúng tôi muốn là xây dựng một gia đình tại DMSolar. “Hàng quý, chúng tôi đều ăn tối cùng nhau tại mỗi địa điểm. Hàng tháng, chúng tôi mang kem hoặc sôcôla nóng đến, tùy theo thời tiết.”
Để nâng cao cảm giác hòa nhập gia đình này, Gonzalez đang xem xét các công nghệ giúp mọi người được kết nối. Gonzalez nói: “Tôi tin rằng Microsoft Teams sẽ cải thiện khả năng giao tiếp và xây dựng tình cảm gia đình của chúng ta”. “Chúng tôi cũng muốn phân tích thông tin tài chính của mình tốt hơn nên chúng tôi đang xem xét Microsoft Power BI. Đây sẽ là những bước tiến tuyệt vời đối với DMSolar và tôi muốn bắt đầu sử dụng chúng trong sáu tháng tới.”
Khi công ty phát triển, giá trị mà Office 365 thu được từ Office 365 cũng sẽ tăng lên và Microsoft sẽ luôn sát cánh cùng họ trên mọi chặng đường.
