DLF giảm chi phí cấp phép với Office 365 và Proventeq

Bản tóm tắt

DLF là nhà phát triển bất động sản thương mại lớn nhất ở Ấn Độ, chuyên phát triển bất động sản thương mại, bán lẻ và dân cư trên khắp đất nước. DLF tiếp tục chứng kiến sự tăng trưởng vượt trội trong một thị trường mở rộng có tính cạnh tranh cao.

DLF đã quyết định di chuyển từ phiên bản IBM FileNet P8 sang SharePoint Online để quản lý chi tiết nội dung và thông tin của họ, cung cấp cho nhân viên và các bên liên quan bên ngoài sự linh hoạt của giải pháp Dịch vụ nội dung tập trung và giảm tổng chi phí sở hữu cơ sở hạ tầng của họ.

Thử thách

Với hơn 2,4 triệu mục nội dung được lưu trữ trong phiên bản IBM FileNet P8 cũ, nhân viên của DLF đã nhân rộng các nỗ lực trong việc lưu trữ và quản lý tài liệu cũng như đa phương tiện trên các nền tảng tại chỗ bị ngắt kết nối, bao gồm nhiều kho đối tượng và thư mục có nội dung không được sắp xếp chính xác hoặc có liên quan.

Với đội ngũ nhân viên trải rộng khắp các phòng ban của công ty và các công ty con, DLF cần một nền tảng dịch vụ nội dung cung cấp khả năng phân phối, quản lý và cộng tác linh hoạt.

Chiến lược

Để cải thiện khả năng quản lý nội dung trong toàn tổ chức, DLF đã quyết định tận dụng khoản đầu tư hiện có của họ vào Office 365 và chuyển từ IBM FileNet P8 sang SharePoint Online. Họ đã chọn phần mềm Trình tăng tốc di chuyển của Proventeq để khám phá, phân tích, nâng cao, phân loại và di chuyển danh mục nội dung của mình – đồng thời giảm thiểu thời gian ngừng hoạt động của doanh nghiệp trong quá trình di chuyển.

Để giúp DLF tiến lên phía trước với nền tảng dịch vụ nội dung tập trung linh hoạt, Proventeq đã phát triển giải pháp hỗ trợ và di chuyển sáu bước chiến lược dựa trên những thách thức cụ thể mà DLF gặp phải và kinh nghiệm của Proventeq trong việc di chuyển nội dung từ IBM FileNet P8 sang SharePoint.

1. Khám phá & phân tích. Proventeq đã sử dụng báo cáo phân tích trước và khám phá của Migration Accelerator để giúp xác định các vấn đề di chuyển tiềm ẩn sau:
   • Tài liệu phức hợp và tài liệu đa nội dung trong FileNet
   • Các ký tự không hợp lệ trong tên thư mục và tệp không được phép trong SharePoint
   • Tên mặt hàng trùng lặp, tên mặt hàng dài và tên mặt hàng không có phần mở rộng
   • Loại Mime khác nhau giữa các phiên bản tài liệu, ví dụ: .docx và .pdf
   • Tài liệu chưa được sắp xếp và có quá nhiều mục con trong vùng chứa hoặc thư mục
   • Loại tệp không hợp lệ và tệp đã kiểm xuất.
2. Tối ưu hóa kiến trúc thông tin. Proventeq đã tổ chức một hội thảo để hiểu đầy đủ về cơ cấu tổ chức của DLF nhằm đưa ra các quyết định về cấu trúc kiến trúc và mô hình bảo mật. Sau buổi workshop, nhóm đã làm được những việc sau:
   • Đề xuất cấu trúc thông tin mục tiêu phù hợp với cơ cấu tổ chức và chức năng của DLF
   • Đã tạo các nhóm SharePoint dựa trên các thực thể người dùng DLF khác nhau để bảo mật nội dung của cấu trúc thông tin mục tiêu mới này cho phép áp dụng các quyền ở cấp độ chi tiết
   • Cấu hình và triển khai công cụ cung cấp tự động để triển khai nhanh hơn và chính xác hơn
3. Thiết kế và cấu hình di chuyển. Tính năng ánh xạ cấu trúc đích và phân loại nội dung tùy chỉnh của Migration Accelerator đã giải quyết yêu cầu phân loại nội dung một cách chính xác và di chuyển các tài liệu liên quan cùng nhau vào tuyển tập trang và thư viện tài liệu trong SharePoint Trực tuyến dẫn đến quá trình di chuyển nhanh hơn.
4. Phi công di cư. Để chứng minh cách hoạt động của quá trình di chuyển sản xuất và để kiểm tra dữ liệu hiện có trong sản xuất, nhóm đã thực hiện một bài tập di chuyển thí điểm bằng cách ánh xạ nội dung từ một trong các kho đối tượng của IBM FileNet và áp dụng các quy tắc siêu dữ liệu, phân loại và cấu trúc thông tin mục tiêu cần thiết, sau đó di chuyển sang bộ sưu tập trang web, thư viện tài liệu và thư mục cụ thể trong SharePoint Online.
5. Di cư trực tiếp gia tăng. Sau khi di chuyển thử nghiệm thành công, nhóm đã sử dụng các tính năng di chuyển gia tăng của Migration Accelerator để thực hiện quá trình di chuyển sản xuất. Họ cũng thực hiện các hành động sau:
   • Bằng cách sử dụng các tiện ích mở rộng PowerShell, nhóm đã thiết lập các quy tắc di chuyển bổ sung để hợp nhất và phân loại khối lượng lớn các loại nội dung nguồn
   • Nhóm đã chuyển đổi các giá trị siêu dữ liệu để tuân thủ các hạn chế SharePoint dựa trên quy tắc siêu dữ liệu để xử lý các ký tự và URL không hợp lệ
   • Các quy tắc tích hợp của Migration Accelerator đã xử lý các tên mục trùng lặp và loại mime không khớp
   • Nhóm đã tạo các báo cáo tùy chỉnh để đảm bảo họ đã di chuyển thành công toàn bộ danh mục nội dung của các phòng ban công ty, công ty con tương ứng và các chức năng PRISM
6. Hỗ trợ đăng di chuyển. Để đảm bảo người dùng có thể tìm thấy nội dung mới bị hạn chế và di chuyển trên nền tảng SharePoint, Proventeq đã cung cấp 90 ngày hỗ trợ sau di chuyển.

Kết quả

Bằng cách tận dụng khoản đầu tư hiện có vào nền tảng Office 365 của Microsoft, DLF đã giảm được 35% chi phí cấp phép và loại bỏ nhu cầu cập nhật và nâng cấp FileNet P8 bằng cách ngừng hoạt động hệ thống IBM.

Việc áp dụng cả di chuyển thí điểm và triển khai quy trình di chuyển sản xuất gia tăng đã giúp DLF tránh được mọi vấn đề kỹ thuật tốn kém và mất thời gian, đồng thời đảm bảo rằng nội dung có thể được truy cập trên toàn tổ chức cả trong dự án và sau khi di chuyển. Tiếp theo đó là thời gian hỗ trợ áp dụng kéo dài, Proventeq đã dễ dàng chuyển đổi sang SharePoint, giúp xác định và khắc phục mọi vấn đề quản lý thông tin lấy người dùng làm trung tâm, đồng thời đảm bảo rằng tất cả các mục tiêu ban đầu và mục tiêu dài hạn của DLF khi áp dụng SharePoint đều đạt được.

Mặc dù việc kiểm soát tổng thể đối với các quyền chi tiết phức tạp đã tỏ ra có vấn đề trong FileNet P8, việc áp dụng Bảo vệ thông tin Azure của Microsoft cho phép DLF đáp ứng mục tiêu chính là đạt được quyền kiểm soát chi tiết về quyền xem, đọc và in trên nội dung được chia sẻ bên ngoài. SharePoint Online và Trình tăng tốc di chuyển của Proventeq đã cung cấp cho DLF khả năng áp dụng bảo mật AIP cho nội dung; cho phép tổ chức đáp ứng những thách thức bảo mật trong việc quản lý khối lượng nội dung lớn giữa người dùng nội bộ và bên ngoài.

Đọc nghiên cứu trường hợp đầy đủ