Intelogy giúp Devro chuyển đổi hoạt động tài chính với SharePoint và Power Automate

Bản tóm tắt

Với sự hiện diện trên toàn cầu, Devro là một trong những nhà cung cấp vỏ collagen hàng đầu thế giới được sử dụng để sản xuất nhiều loại xúc xích và các sản phẩm thịt khác. Devro tuyển dụng hơn 2.000 người, với các kỹ năng và kiến thức từ kỹ thuật hóa học và điện đến công nghệ thực phẩm, khoa học về thịt và sức khỏe môi trường.

Vào cuối năm 2018, Devro bắt đầu quá trình chuyển đổi một số chức năng tài chính được phân phối trên toàn cầu của họ sang mô hình trung tâm dịch vụ dùng chung. Để tạo điều kiện thuận lợi cho một phần của chương trình này, Intelogy đã được chọn để hỗ trợ quá trình chuyển đổi kỹ thuật trong quá trình xử lý Tài khoản phải trả (AP) và quản lý tài liệu của nhóm Devro Finance.

Với việc sử dụng rộng rãi Power Automate để định tuyến các loại nội dung tài chính khác nhau thông qua quy trình xem xét và phê duyệt, giải pháp SharePoint do Intelogy cung cấp tích hợp các máy quét hỗ trợ nhận dạng ký tự quang học (OCR) trên toàn thế giới, đồng thời giảm thiểu việc phân loại thủ công. Giải pháp mới đã thay đổi hoàn toàn cách thức hoạt động của nhóm, cho phép xử lý và lưu trữ AP nhất quán, đáng tin cậy và tập trung.

Thử thách

Với các địa điểm sản xuất ở các địa điểm bao gồm Anh, Mỹ, Hà Lan, Trung Quốc, Cộng hòa Séc và Úc, các hoạt động tài chính được phân bổ trên khắp thế giới, vận hành các quy trình của họ tại các trung tâm khu vực riêng biệt. Năm 2018, Devro đã đưa ra quyết định chiến lược chuyển sang Mô hình hoạt động mục tiêu mới cho các hoạt động tài chính liên quan đến việc thiết lập các dịch vụ chia sẻ.

Vì các tài liệu tài chính được nhận tại địa phương ở cả dạng điện tử và giấy, nên điều cần thiết là phải tìm ra phương pháp tiếp tục nhận tài liệu tài chính trong nước nhưng vẫn hợp nhất việc lưu trữ và quản lý tất cả các tài liệu liên quan đến tài chính trong kho lưu trữ trung tâm có sẵn trên toàn cầu. Ngoài ra, một số tài liệu tài chính nhất định, chẳng hạn như hóa đơn và giấy báo tín dụng, đòi hỏi nỗ lực thủ công đáng kể để định tuyến, phê duyệt và xử lý, dẫn đến các vấn đề điển hình về thông lượng và hiệu quả của quy trình.

Với cam kết lưu trữ điện tử dài hạn cho các nhu cầu tuân thủ, ưu tiên chính là xác định giải pháp lưu trữ và truy xuất phù hợp có thể tích hợp với các hệ thống tài chính hiện có.

Ngoài ra, Devro IT mong muốn đảm bảo rằng mọi giải pháp được triển khai đều nhất quán với chiến lược chuyển đổi kỹ thuật số của họ để áp dụng, bất cứ khi nào thích hợp, kiến trúc giải pháp dựa trên đám mây với ưu tiên mở rộng hơn nữa việc sử dụng Microsoft 365 và đặc biệt là SharePoint.

Chiến lược

Ưu tiên hàng đầu của dự án là xác thực rằng các cơ sở Devro trên toàn thế giới có thể truy cập SharePoint một cách đáng tin cậy và hiệu quả, đồng thời mọi thay đổi cần thiết đối với cơ sở hạ tầng mạng hiện tại của họ để cải thiện và đảm bảo kết nối đều đã được xác định và thực hiện. Intelogy, hợp tác chặt chẽ với Devro IT, đã thực hiện một loạt thử nghiệm hiệu suất mạng, tuân theo các phương pháp được khuyến nghị của Microsoft, từ các cơ sở Devro từ xa để phân tích và xác thực kết nối mạng với Mạng Toàn cầu của Microsoft, với các thử nghiệm cụ thể được thực hiện trên khối lượng công việc SharePoint và OneDrive.

Một yêu cầu quan trọng khác là xác định giải pháp thích hợp để tạo thuận lợi cho việc số hóa các tài liệu trên giấy được nhận tại địa phương và chuyển tiếp sang SharePoint. Intelogy đã tiến hành đánh giá các tùy chọn thương mại sẵn có và đề xuất giải pháp dựa trên Fujitsu cho phép quét hàng loạt tài liệu bằng OCR, tải lên thư viện tài liệu SharePoint được xác định trước bằng cách gắn thẻ tài liệu tự động khi nhận. Quy trình này được thiết kế cùng với giải pháp do Harmon.ie cung cấp nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc tải lên các tài liệu điện tử nhận được qua email, đảm bảo rằng tất cả các tài liệu tài chính được chuyển đến SharePoint trước khi có bất kỳ hoạt động nào tiếp theo diễn ra.

Sau khi được nhận trong SharePoint, một quy trình được thiết kế và triển khai bằng Power Automate để cho phép các thành viên nhóm Tài chính gắn thẻ tài liệu với siêu dữ liệu bổ sung, sau đó định tuyến hóa đơn một cách an toàn để nhân viên trên Devro phê duyệt và sau đó xử lý dữ liệu AP vào hệ thống tài chính hiện có.

Cuối cùng, tất cả các tài liệu tài chính phải được lưu giữ theo cách có cấu trúc cao, an toàn và được quản lý chặt chẽ với sự hỗ trợ để dễ dàng truy xuất khi được yêu cầu. Do đó, Intelogy đã triển khai kiến trúc thông tin toàn diện được thiết kế với mục tiêu tăng trưởng lâu dài bằng cách tận dụng khả năng lưu trữ, lập chỉ mục tìm kiếm và lọc tài liệu mạnh mẽ của SharePoint.

Kết quả

Đối mặt với khung thời gian đầy thách thức, các bên liên quan của dự án Intelogy và Devro đã thiết kế, phát triển và triển khai một giải pháp thông qua sự hợp tác chặt chẽ. Kết quả là Devro đã có thể thực hiện thành công mục tiêu chiến lược của mình là chuyển đổi các hoạt động tài chính sang mô hình trung tâm dịch vụ dùng chung được hỗ trợ bởi quy trình kỹ thuật số đầu cuối do Microsoft 365 hỗ trợ.