Bản tóm tắt
Là một phần trong hành trình chuyển đổi kỹ thuật số của mình, một công ty công nghệ toàn cầu chuyên phát triển và cung cấp danh mục rộng rãi các hệ thống trên không, trên bộ và hải quân cũng như các sản phẩm cho các ứng dụng quốc phòng, an ninh nội địa và hàng không thương mại đã làm việc với Intelogy để xác định các yêu cầu cộng tác và liên lạc của họ thông qua việc triển khai của Microsoft 365 theo cách có độ an toàn cao.
Intelogy đã thiết kế và triển khai mạng nội bộ, hệ thống quản lý doanh nghiệp, một nhóm các trang nhóm tổ chức, cổng quản lý dự án và đấu thầu cũng như cấu trúc quản lý tài liệu cơ bản có thể tái sử dụng trong khi tuân thủ các yêu cầu phân loại thông tin của ngành quốc phòng.
Thử thách
Khi tổ chức làm việc trên các dự án dựa trên cơ sở quốc phòng và chính phủ có độ bảo mật cao, nhu cầu tuân thủ quản trị chặt chẽ và cấu hình bảo mật nghiêm ngặt là hết sức quan trọng.
Ngoài ra, quyền sở hữu của nhiều tổ chức công ty con, tất cả đều hoạt động trong các môi trường CNTT khác nhau với mức độ truy cập khác nhau vào các sản phẩm và dịch vụ Microsoft 365, đã tạo ra thách thức về quản trị và bảo vệ thông tin vì một số người dùng công ty con được yêu cầu có cùng cấp độ truy cập như nhân viên nội bộ. .
Cuối cùng, giải pháp cộng tác Đấu thầu và Dự án phải được triển khai theo cách mà chỉ có thể thực hiện cộng tác bên ngoài với những cá nhân được phê duyệt trước có giấy phép bảo mật. Phê duyệt tài liệu trước khi phát hành cho khách hàng bên ngoài là yêu cầu chính trong thiết kế giải pháp.
Chiến lược
SharePoint được chọn làm nền tảng cốt lõi cho giải pháp vì nó cung cấp một back-end an toàn có thể truy cập toàn cầu trên nhiều thiết bị và đáp ứng các yêu cầu nghiêm ngặt của khách hàng để đảm bảo dữ liệu luôn được giữ an toàn và mã hóa. Hơn nữa, khả năng hạn chế việc chia sẻ dữ liệu ra bên ngoài chỉ dành cho những người dùng bên ngoài đã được xác thực đã mang lại sự đảm bảo rằng thông tin sẽ không được chia sẻ với những người dùng không có quyền truy cập. Đối với giải pháp Giá thầu và Dự án, cần phải tùy chỉnh nhiều quyền để đảm bảo chỉ một số người dùng nhất định mới có thể truy cập nội dung cụ thể trong trang web và chỉ những người dùng bên ngoài mới được mời cộng tác trên cơ sở đặc biệt trong các lĩnh vực cốt lõi.
Power Automate được sử dụng để cung cấp quy trình phê duyệt có cấu trúc, trong đó tài liệu sẽ chỉ được chuyển sang thư viện tài liệu được chia sẻ bên ngoài sau khi tệp đã được nhóm nội bộ cấp cao xem xét và phê duyệt đầy đủ.
Để hỗ trợ kiểm tra và đảm bảo hơn nữa rằng dữ liệu không được chia sẻ với những người dùng không có quyền bảo mật, cài đặt chính sách Ngăn chặn mất dữ liệu (DLP) đã được định cấu hình để chạy dựa trên thẻ siêu dữ liệu tùy chỉnh được áp dụng cho từng tài liệu trên tất cả các trang web. Sau đó, tùy chọn ghi đè chỉ được cung cấp cho các thành viên nội bộ của tổ chức. Điều này còn đảm bảo rằng không có dữ liệu nào được hiển thị hoặc có thể truy cập được đối với các bên bên ngoài trừ khi áp dụng tính năng ghi đè cho một tệp.
Cuối cùng, Intelogy đã tạo ra một biểu mẫu dễ sử dụng trong Ứng dụng mạnh mẽ cho phép người dùng nội bộ yêu cầu tạo các trang web dự án và giá thầu mới.
Kết quả
Sau nhiều hội thảo đào tạo để đảm bảo tỷ lệ chấp nhận người dùng cao, việc phát hành giải pháp này đã thành công.
Khả năng cộng tác với các tổ chức công ty con của họ mà không cần gửi tài liệu qua email đã dẫn đến quy trình quản lý tài liệu “một phiên bản của sự thật” thực tế. Hơn nữa, khả năng đồng tác giả trên các tài liệu đã dẫn đến việc chuyển giao dự án cho khách hàng bên ngoài nhanh hơn.
Việc triển khai tự động hóa quy trình đã tăng thêm giá trị cho doanh nghiệp và hỗ trợ tận dụng thời gian chuẩn bị tài liệu để phát hành cho khách hàng bên ngoài. Hiệu quả tăng lên trong cách làm việc và các quy trình kinh doanh được xác định đã giúp tổ chức trưởng thành hơn nữa để cho phép tập trung vào các lĩnh vực cốt lõi khác.
Cuối cùng, khả năng tuyên bố một cách tự tin rằng tổ chức hiện đã hoàn toàn tuân thủ hệ điều hành sẽ hỗ trợ khi đấu thầu cho công việc trong tương lai.
