Dakota Financial hợp tác với SkyLite Systems để xây dựng ứng dụng quản lý hồ sơ và quét tùy chỉnh bằng SharePoint và PowerApps

Bản tóm tắt

Dakota Financial, LLC, là nguồn tài trợ trực tiếp dựa trên tài sản, tập trung vào tài trợ cho xe tải, xe kéo, thiết bị xây dựng và nông nghiệp cũng như máy công cụ. Các chương trình quốc gia của Dakota Financial được thiết kế đặc biệt để cung cấp giải pháp tài trợ cho những khách hàng đã từng phá sản, cầm giữ thuế, phán quyết, thu hồi tài sản hoặc thanh toán chậm trước đó. Tổ chức tài trợ cho các hoạt động cho thuê truyền thống, bán-cho thuê lại, bán hàng cho bên tư nhân, công ty khởi nghiệp và chủ sở hữu/người điều hành bằng các khoản vay từ $10.000 đến $400.000.

Đang tìm kiếm một hệ thống quản lý tệp và quét hiệu quả, Dakota Financial đã chuyển sang SkyLite Systems để triển khai giải pháp tùy chỉnh được xây dựng trên Microsoft SharePoint, sử dụng PowerApps và Flow.

Thử thách

Để đảm bảo họ có đầy đủ thông tin để kiểm toán và xử lý các khoản vay của mình, Dakota Financial cần quét và lưu trữ từ 20 đến 40 tài liệu cho mỗi khoản vay mà họ cấp vốn. Từ một đến năm mươi trang, các tài liệu được quét chứa rất nhiều thông tin cần được quản lý lâu dài.

Giống như nhiều công ty khác trong lĩnh vực tài chính, Dakota dựa vào hệ thống quản lý tệp và quét độc quyền, đắt tiền để quản lý tất cả các tệp được quét liên quan đến hợp đồng thuê của họ. Hệ thống này rất cứng nhắc và khó tùy chỉnh. Chủ tịch Dakota, Michael Green biết rằng cần phải có giải pháp tốt hơn, tiết kiệm chi phí hơn. Sau khi Dakota chuyển sang Office 365, Michael đã nhìn thấy tiềm năng của SharePoint và biết rằng anh có thể tận dụng khoản đầu tư của mình vào Office 365 cũng như thay thế giải pháp quét và quản lý kế thừa đắt tiền của mình bằng giải pháp dựa trên đám mây hiện đại, tiết kiệm chi phí được xây dựng xung quanh Office 365.

Chiến lược

Michael Green cảm nhận được rằng Office 365 có thể tạo thành cốt lõi của một giải pháp có thể lưu trữ hàng trăm nghìn tài liệu được quét của họ. Anh đã liên hệ với một số công ty và nhanh chóng tìm được đối tác đáng tin cậy của Microsoft Silver, SkyLite Systems, đồng thời hỏi họ những ý tưởng và cách thức để hiện thực hóa tầm nhìn của anh. SkyLite Systems đã hợp tác chặt chẽ với Dakota để xây dựng giải pháp sử dụng ứng dụng SharePoint được tích hợp với máy quét và phần mềm của Aleris/Kodak. Mặc dù SkyLite ban đầu hình dung ra giải pháp chỉ dựa trên SharePoint nhưng họ đã làm việc với Dakota và chuyển sang giải pháp tùy chỉnh bằng cách sử dụng SharePoint Online, PowerApps và Flow.

<h3Using PowerApps, Flow, and SharePoint within the new app

Ứng dụng sử dụng kết hợp PowerApps, Flow, SharePoint và phần mềm quét từ Alaris/Kodak.

• SharePoint: Dakota sử dụng kết hợp danh sách SharePoint và thư viện tài liệu để lưu trữ thông tin cho thuê, các tệp được quét và các tệp khác có liên quan đến hợp đồng thuê mà họ quản lý. Vì tất cả dữ liệu được quản lý trong SharePoint nên nhân viên có thể tìm kiếm các tài liệu liên quan đến khoản vay thông qua công cụ tìm kiếm trong SharePoint. Điều này cho phép tìm kiếm mọi tệp được quét được lưu dưới dạng pdf có thể tìm kiếm và tất cả các tệp có trình kết nối dữ liệu.
• PowerApps: Skylite đã tạo biểu mẫu PowerApp nhúng trong danh sách cho thuê SharePoint. Nó cho phép người dùng dễ dàng truy cập thông tin về hợp đồng thuê ngoài tất cả các tệp liên quan đến hợp đồng thuê thông qua thư viện trong biểu mẫu được nhúng.
• Microsoft Flow: Giải pháp sử dụng Flow để thiết lập các thư mục trong thư viện tài liệu và dọn dẹp dữ liệu khi cần thiết mỗi ngày.
• Tiện ích tải lên quét hệ thống SkyLite: Nhân viên của Dakota sử dụng tiện ích tải lên này để xem xét, gắn thẻ và tải các tệp đã quét lên thư viện tài liệu trong giải pháp.
• Phần mềm quét Kodak/Alaris – Giải pháp sử dụng phần mềm quét Kodak/Alaris để điều khiển máy quét, định dạng tệp được quét và lưu tệp đã quét vào một vị trí được chỉ định để tải lên ứng dụng mới.

Kết quả

Giải pháp quản lý tệp và quét mới của Dakota Financial (được xây dựng dựa trên SharePoint, PowerApps và Flow) mang lại sự cải tiến đáng kể so với giải pháp độc quyền trước đây của họ. Nếu không có bất kỳ kỹ năng mã hóa sâu nào, nhóm có thể dễ dàng sửa đổi giải pháp bằng PowerApps, Flow hoặc SharePoint. Vì giải pháp sử dụng danh sách SharePoint nên Dakota Financial có thể tận dụng các khả năng của SharePoint với độ tin cậy cao hơn và khả năng sao lưu thông tin được lưu trữ dễ dàng. Điều tuyệt vời nhất là tổ chức có thể dễ dàng truy cập tất cả các tệp được quét từ thiết bị di động của họ.

Tương lai

Dakota tiếp tục phát triển nhanh chóng và có kế hoạch hợp tác chặt chẽ với SkyLite Systems để cải thiện giải pháp. Ứng dụng hiện tại của họ có hơn 35 người dùng và hơn 1 triệu trang được quét được quản lý trong thư viện tài liệu SharePoint được liên kết với hợp đồng thuê. Mặc dù hiệu suất ngày nay nhanh và đáng tin cậy nhưng SkyLite và Dakota biết rằng họ có thể dễ dàng di chuyển ứng dụng sang Common Data Service (CDS) để Ứng dụng lưu trữ và quản lý dữ liệu khi họ quyết định đã đến lúc phải tăng đáng kể lên khả năng mở rộng gần như không giới hạn và thậm chí còn cao hơn nữa. hiệu suất của CDS. Giám đốc điều hành của Dakota Financial, Michael Green cho biết: “Công ty chúng tôi phụ thuộc rất nhiều vào ứng dụng này. Tôi ngủ ngon hơn vào ban đêm khi biết rằng giải pháp mới hiện đang hoạt động rất tốt và tôi có tùy chọn tăng nhanh dung lượng lưu trữ lên CDS khi chúng tôi tiếp tục phát triển và phục vụ khách hàng của mình. Những lợi ích bổ sung của tùy chọn di động và khả năng lưu trữ dữ liệu lớn là chưa từng có trong ngành và củng cố cam kết của chúng tôi với Office 365 và Microsoft như một nền tảng cho nhu cầu kinh doanh của chúng tôi.”