Doanh nghiệp ô tô toàn cầu hợp lý hóa sự hợp tác giữa 25 thương hiệu với Microsoft 365

Bản tóm tắt

Nếu bạn đã từng mua hoặc bán một chiếc xe, rất có thể bạn đã tương tác với sản phẩm hoặc dịch vụ của Cox Automotive. Với 25 thương hiệu trên khắp năm châu lục chuyên trao đổi phương tiện, Cox Automotive là công ty đứng sau các nền tảng ô tô lớn như Autotrader.com, Dealer.com, KBB.com và Manheim.com.

Mỗi thương hiệu của Cox Automotive đều có chung một mục tiêu—làm cho việc bán, mua, sở hữu và sử dụng xe trở nên dễ dàng hơn. Nhưng với việc mỗi nhóm thương hiệu sử dụng các công cụ riêng của mình, việc cộng tác trong toàn doanh nghiệp thật khó khăn. Bằng cách di chuyển sang Microsoft OneDrive và triển khai Microsoft Teams, công ty đã đưa mọi người vào cùng một trang kỹ thuật số, giúp nhân viên cộng tác liền mạch và thực hiện công việc tốt nhất có thể, trên mọi thiết bị.

Thử thách

Nếu không có sự hỗ trợ phù hợp, việc mua hoặc bán một chiếc xe có thể rất căng thẳng và phức tạp. Cox Automotive tận tâm làm cho quy trình trở nên đơn giản, hợp lý và dễ dàng nhất có thể—cho người tiêu dùng cũng như đại lý.

Tất cả các thương hiệu của Cox Automotive đều cố gắng cung cấp các sản phẩm và dịch vụ đẳng cấp thế giới nhằm đơn giản hóa các giao dịch về phương tiện và tối đa hóa giá trị cho khách hàng. Nhưng khi công ty phát triển thông qua việc mua lại, mỗi logo mới vẫn tiếp tục sử dụng các nền tảng hiện có để liên lạc và chia sẻ tệp. Điều này khiến việc sắp xếp các hoạt động và hợp tác giữa các thương hiệu và khu vực địa lý trở thành một thách thức lớn.

“Chúng tôi có một số nền tảng trò chuyện và chia sẻ tệp khác nhau và không ai biết nền tảng nào đã có tiền lệ. Cuộc trò chuyện sẽ bắt đầu ở một nơi và kết thúc ở một nơi khác. Nó cực kỳ rời rạc,” Jason Remaley, Giám đốc Kế hoạch Sản phẩm tại Cox Automotive giải thích.

Khi giấy phép cho một số công cụ cộng tác và chia sẻ tệp sắp hết hạn, Cox Automotive nhận thấy cơ hội đưa toàn bộ công ty vào cùng một trang hoạt động và kỹ thuật số—một sự chuyển đổi mà Cox Automotive gọi là “Cuộc cách mạng được kết nối”. Một trong những sáng kiến đầu tiên của công ty là di chuyển tính năng chia sẻ tệp từ bộ lưu trữ trực tuyến Box sang Microsoft OneDrive và áp dụng Microsoft Teams, trung tâm dành cho làm việc nhóm trong Office 365.

Chiến lược

Đối với Cox Automotive, mục tiêu rất đơn giản—kết hợp dữ liệu và con người thông qua các công cụ cộng tác tích hợp, trực quan. Nhưng với 120 terabyte dữ liệu và hơn 16.000 người dùng di chuyển từ Box, công ty cần sự hỗ trợ của chuyên gia để thực hiện chuyển đổi. Ngoài việc nhận được sự hỗ trợ từ Nhóm Microsoft FastTrack, Cox Automotive còn hợp tác với SkySync, một thành viên của Mạng đối tác Microsoft, giúp lập kế hoạch và thực hiện quá trình di chuyển dữ liệu liền mạch sang OneDrive.

Robert Erich, Phó Chủ tịch Dịch vụ Thành viên Nhóm của Cox Automotive cho biết: “Chúng tôi đã di chuyển 99,9% dữ liệu từ Box sang OneDrive trong ngày đầu tiên”. “Thêm vào đó, chúng tôi có thể làm điều đó mà không cần nhân viên phải làm gì cả, nên hầu như không ai để ý cả.”

Cox Automotive đã nhanh chóng tận dụng tính năng Di chuyển thư mục đã biết trong phạm vi OneDrive trên hơn 15.000 thiết bị để bảo vệ hơn nữa các tệp mà trước đây chỉ được lưu trữ cục bộ trên máy tính. Brian Scott, Giám đốc Kỹ thuật không gian làm việc cho biết: “Với tính năng Di chuyển thư mục đã biết, chúng tôi không phải thay đổi hành vi của các thành viên trong nhóm. “Họ có thể tiếp tục làm việc trên tài liệu của mình theo cách quen thuộc, trong khi chúng tôi di chuyển dữ liệu của họ sang OneDrive một cách liền mạch, nơi dữ liệu này an toàn hơn và có thể truy cập được từ mọi thiết bị.”

Mặc dù việc di chuyển chủ yếu nhằm thúc đẩy sự cộng tác dễ dàng hơn, nhưng OneDrive cũng đã có tác động lớn đến các nhóm quản lý dữ liệu và CNTT cốt lõi của Cox Automotive. Việc lưu trữ tệp chỉ ở một nơi giúp đơn giản hóa việc quản trị. Giờ đây, công ty có thể dễ dàng xem và kiểm soát dữ liệu thông qua một nền tảng duy nhất, giúp việc tuân thủ các quy định lưu giữ dữ liệu trở nên dễ dàng hơn.

Bằng cách tập hợp mọi thứ vào một nơi, Cox Automotive đã giúp các nhóm bảo mật và CNTT của mình dễ dàng hơn trong việc bảo vệ quyền riêng tư của dữ liệu và duy trì sự tuân thủ trên khắp các khu vực địa lý. Scott cho biết: “Từ khía cạnh CNTT và quản trị, việc có mọi thứ trong OneDrive đã đơn giản hóa rất nhiều cách chúng tôi quản lý quyền truy cập và xây dựng các chính sách lưu giữ dữ liệu”. “Khi chúng tôi bắt đầu hội nhập quốc tế, chúng tôi sẽ sử dụng các khả năng Multi Geo trong OneDrive để tuân thủ các luật và quy định về quyền riêng tư trên toàn cầu”.

Đối với các nhân viên và nhóm làm việc di động nói riêng, việc chuyển sang OneDrive đã mang lại sự biến đổi to lớn. Bằng cách sử dụng OneDrive và Teams cùng nhau, nhân viên di động có quyền tự do chia sẻ tệp, thảo luận thông tin và truy cập các khả năng cộng tác tương tự dành cho người dùng máy tính để bàn—các khả năng giúp họ làm việc hiệu quả hơn nhiều, từ mọi nơi, trên mọi thiết bị. Với tất cả nội dung liên quan được số hóa trong OneDrive, hầu như không có giới hạn nào đối với những gì nhóm Cox Automotive có thể đạt được khi đang di chuyển.

Hơn nữa, nhờ sự tích hợp sâu giữa OneDrive và Teams, nhân viên có thể truy cập và phân tích các tệp được lưu trữ trong OneDrive thông qua giao diện Teams mà họ sử dụng để cộng tác và liên lạc, giúp mọi người luôn ngăn nắp hơn và hoàn thành công việc nhanh hơn. “Việc có tất cả các tệp và cuộc hội thoại của chúng tôi ở một nơi—cùng với thông tin ngữ cảnh quan trọng—là rất có giá trị, đặc biệt đối với các giám đốc điều hành cấp cao của chúng tôi, những người thích khả năng tìm kiếm nhanh và tìm thấy nội dung họ cần mà không cần phải rời khỏi ứng dụng họ đang tham gia,” Remaley nói.

Kết quả

Ngày nay, công việc của nhân viên tại Cox Automotive có vẻ rất khác. Được trang bị các chức năng kỹ thuật số được hỗ trợ bởi OneDrive và Teams, mọi người có thể làm việc cùng nhau một cách liền mạch với trọng tâm mới là cộng tác và chia sẻ thông tin. Và bằng cách sử dụng khả năng đồng tác giả của OneDrive, nhân viên trong toàn doanh nghiệp có thể cộng tác trên các tài liệu và chia sẻ thông tin chi tiết trong thời gian thực, trực tiếp thông qua các ứng dụng Office trên máy tính để bàn và thiết bị di động mà họ đã quen sử dụng.

Các nhóm và OneDrive đã trở thành một phần cốt lõi trong hoạt động của Cox Automotive. “Chúng tôi nghĩ OneDrive thật tuyệt vời. Nó giống như một người dẫn đường tấn công. Bạn chỉ biết nó đang làm công việc của nó. Chúng tôi thực sự không cần phải nghĩ về nó, nó luôn ở đó, hỗ trợ đáng tin cậy cho mọi việc chúng tôi làm,” Remaley nói.

Ngay cả những người dùng trước đây yêu thích các đối thủ cạnh tranh như Slack cũng đã chuyển sang Teams do lợi thế là có thể hợp nhất tất cả các cuộc hội thoại và tệp vào một nơi, phân đoạn nội dung theo chủ đề và nhắm mục tiêu liên lạc hiệu quả hơn bằng cách sử dụng các kênh trong Teams. Erich cho biết thêm: “Việc có một giải pháp hiệu quả với tất cả các khả năng như cộng tác hiện diện, trò chuyện, âm thanh, video và tài liệu đã thực sự là yếu tố thay đổi cuộc chơi đối với chúng tôi dựa trên vị trí của chúng tôi”.

Khi Cox Automotive tiếp tục Cuộc cách mạng kết nối—được hỗ trợ bởi OneDrive, Teams và các công nghệ khác của Microsoft—Cox Automotive mong muốn thu hẹp khoảng cách giữa con người và nền tảng, đồng thời hoạt động như một doanh nghiệp thống nhất, siêu kết nối, trong đó mỗi người đều làm việc hướng tới cùng một mục tiêu kinh doanh .

Đọc nghiên cứu trường hợp đầy đủ