Chính quyền thành phố sử dụng mạng nội bộ thông minh dựa trên SharePoint để hỗ trợ mọi người làm việc trong thời kỳ đại dịch

Nằm ở mũi phía nam của Đảo Vancouver là Victoria, thủ đô của British Columbia và là viên ngọc quý trên bờ biển Thái Bình Dương của Canada. Hàng triệu người ghé thăm sự kết hợp đặc biệt giữa khung cảnh đại dương, kiến trúc di sản và khí hậu ôn hòa của thành phố mỗi năm. Phục vụ 94.000 cư dân của thành phố, chính quyền thành phố Victoria bao gồm 1.000 nhân viên, từ chuyên gia CNTT và lính cứu hỏa đến chuyên gia truyền thông và người quản lý rừng đô thị.

Để chia sẻ thông tin giữa các nhân viên của mình, vào năm 2014, chính quyền thành phố đã triển khai mạng nội bộ được xây dựng trên WordPress. Từ thời điểm trang web đi vào hoạt động, nhóm CNTT của Thành phố Victoria đã biết rằng đây sẽ là một

chỉ là biện pháp tạm thời: Mục tiêu là một trang web được xây dựng trên Microsoft SharePoint. Không giống như trang WordPress tĩnh, nhóm muốn có một mạng nội bộ có thể:

• Thúc đẩy sự gắn kết với nhân viên.
• Cho phép quản trị viên mạng nội bộ của thành phố gửi thông báo và lời nhắc.
• Cung cấp quyền kiểm soát truy cập đối với nội dung mà nhân viên thành phố nhìn thấy.
• Phục vụ như là kho lưu trữ tài liệu của thành phố.

Mike Palmer, CIO của Thành phố Victoria, cho biết: “WordPress đã lấp đầy khoảng trống về mặt thời gian, nhưng chúng tôi biết rằng chúng tôi sẽ hướng tới một thứ gì đó mạnh mẽ hơn trong tương lai”. Tương lai đó là sáng kiến Nơi làm việc Hiện đại của chính phủ, được triển khai vào năm 2017. Mạng nội bộ của Thành phố Victoria sắp trải qua một sự thay đổi to lớn.

Xây dựng mạng nội bộ động dựa trên SharePoint

Palmer đã hợp tác với công ty tư vấn Regoove Solutions có trụ sở tại Victoria để hỗ trợ triển khai Nơi làm việc Hiện đại. Nhóm bắt đầu lên kế hoạch di chuyển mạng nội bộ sang SharePoint, nhưng không có cách nào để di chuyển nội dung hiện có sang các trang hiện đại theo chương trình vào thời điểm đó. Sau đó, sự thay đổi trong ưu tiên của thành phố đã tạm dừng sự phát triển hơn nữa trên mạng nội bộ. Khi dự án bắt đầu lại, mọi thứ đã thay đổi. Matt Longpre, nhà thiết kế và nhà phát triển tại Regoove cho biết: “Lần đầu tiên, chúng tôi xuất bản các trang trong SharePoint nhưng được đặt ở chế độ cổ điển”. “Khi dự án bắt đầu lại, chúng tôi có thể sử dụng giao diện lập trình ứng dụng (API) để đưa nội dung vào các trang hiện đại. Kỳ nghỉ đó đã phục vụ chúng tôi khá tốt.

Mạng nội bộ của Thành phố Victoria bao gồm năm trung tâm:

• Trung tâm thành phố. Trang đích mạng nội bộ
• Trung tâm tài nguyên. Phần lớn nội dung của mạng nội bộ trước đó, bao gồm cả các biểu mẫu của chính phủ
• Tin mới nhất. Tin tức chính quyền thành phố, do quản trị viên của trang biên tập
• Trung tâm xã hội. Tin tức và thông tin mà bất kỳ nhân viên nào cũng có thể đăng và quản trị viên có thể cung cấp cho City Hub
• Thanh danh. Một trung tâm nơi bất kỳ nhân viên nào cũng có thể đăng những thành tựu và thành tích của đồng nghiệp

Vào thời điểm Regoove đang phát triển mạng nội bộ thông minh của Thành phố Victoria, Microsoft vẫn chưa giới thiệu meganu. Thay vào đó, Regoove đã sử dụng tiện ích mở rộng SharePoint Framework tùy biến ứng dụng để xây dựng thanh điều hướng chung. Thanh này được tạo thành từ danh sách SharePoint mà quản trị viên trang web có thể chỉnh sửa để quản lý các mục trong menu thả xuống. Sau đó, mã trong công cụ tùy chỉnh sẽ sử dụng API SharePoint để lấy danh sách. Longpre cho biết: “Người dùng ở mọi nơi, bất cứ khi nào họ mở trang SharePoint, họ đều có thanh điều hướng toàn cầu dành cho người thuê với màu sắc và chủ đề của Thành phố Victoria.”

Tính dễ sử dụng của SharePoint tạo nên nhà vô địch mạng nội bộ

Với khuôn khổ đã được thiết lập, quyền sở hữu mạng nội bộ thông minh mới được chuyển cho Cố vấn Cải tiến Liên tục Heather Follis. Follis không có kiến thức nền tảng về CNTT hay kỹ năng viết mã—cô ấy là người làm truyền thông—nhưng với sự hỗ trợ từ Palmer và những người ở Regoove, cô ấy đã sớm có được những kỹ năng cần thiết không chỉ để vận hành mạng nội bộ mà còn để thiết kế và xuất bản các trang mới . Sean Wallbridge, Trưởng bộ phận xử lý sự cố tại Regoove Solutions, cho biết: “Một phần quan trọng trong vai trò của chúng tôi với mạng nội bộ là huấn luyện để các nhóm CNTT và truyền thông có thể tiếp quản nó”.

Follis cho biết giao diện và cách tổ chức của mạng nội bộ hiện tại của Thành phố Victoria phần lớn là kết quả của quá trình thử nghiệm và sai sót. Cô đã thử nghiệm với các phần web, đặt các khối nội dung, quyết định xem mình có thích chúng không, sau đó sắp xếp lại mọi thứ để hấp dẫn hơn. Follis đã có nhiều kinh nghiệm sử dụng SharePoint làm kho lưu trữ tài liệu của thành phố, điều này đã giúp ích, nhưng việc cô có thể dễ dàng thiết kế lại kiến trúc trang web và tạo các phần web mới đồng nghĩa với việc cô có thể mang đến cho mạng nội bộ một khởi đầu mới. Longpre nói: “Trình tạo trang trong SharePoint chỉ là một giấc mơ. Khi chúng tôi chỉ cho Heather cách quản lý bố cục nội dung dễ dàng như thế nào, cô ấy thực sự hài lòng khi biết cách thức hoạt động.” Follis mô tả trải nghiệm của mình theo cách này:

“Điều đó trở nên rõ ràng vào tháng 3, khi một lượng lớn lực lượng lao động của chúng tôi đột nhiên làm việc tại nhà mà không được thông báo trước nhiều. Thay vì phải dựa vào nhà thầu bên thứ ba để giúp chúng tôi tạo một phần mới của trang web và hình dung lại trang chủ, đó là điều tôi có thể làm trong một ngày. Tôi đã tạo một biểu tượng dễ nhìn thấy trên trang chủ mà mọi người có thể chọn để xem phần năng động, đang phát triển của mạng nội bộ dành riêng cho thông tin họ cần để duy trì hoạt động kinh doanh và làm việc tại nhà.”

Longpre lặp lại việc dễ dàng xuất bản nội dung lên mạng nội bộ thông minh dựa trên SharePoint. “Tôi nghĩ trải nghiệm chỉnh sửa trên các trang hiện đại thực sự đã giúp mọi người mở rộng tầm mắt,” anh nói. “Trong mạng nội bộ cũ, bạn phải viết nội dung của mình vào một trình chỉnh sửa, xem trước nội dung đó, quay lại và thực hiện các thay đổi, v.v. cho đến khi cuối cùng bạn xuất bản nó. Trong SharePoint, bạn đang chỉnh sửa nội dung nội tuyến, thực hiện thay đổi và bạn thấy nó—bao gồm các liên kết bên ngoài, thư viện tài liệu, video, danh sách các phần web.” Anh ấy nói thêm: “Ngoài ra, các trang này rất phản hồi. Việc thu gọn các cột để chứa các màn hình nhỏ hơn là một thành công.”

Tính năng động và một thư viện tài liệu duy nhất: hai thắng lợi lớn

Tính năng động mà SharePoint bổ sung vào mạng nội bộ của Thành phố Victoria là một phần thưởng to lớn—và chính xác là những gì Follis đang tìm kiếm. Thiếu sự tương tác với mạng nội bộ luôn là một vấn đề. Follis nói: “Bây giờ, SharePoint mang lại cho chúng tôi sự năng động mà trước đây chúng tôi đã thiếu. Chúng tôi có thể thêm thư viện hình ảnh, nguồn cấp dữ liệu Twitter. Đó không chỉ là những từ trên một trang giấy.”

Ngoài ra, mạng nội bộ thông minh còn mang đến cho Follis và người chỉnh sửa mạng nội bộ khả năng:

• Đảm bảo nhân viên tiếp tục quay lại mạng nội bộ để biết tin tức, biểu mẫu và thông tin về những gì đang diễn ra trong tổ chức.
• Gửi thông báo và nhắc nhở.
• Đảm bảo kiểm soát quyền truy cập vào các hình thức và nội dung.
• Sử dụng đăng nhập một lần để trợ giúp nhắm mục tiêu theo nội dung, đảm bảo rằng những người cần xem nội dung sẽ xem và những người không cần thì không.
• Cung cấp một nguồn thông tin đáng tin cậy duy nhất dưới dạng thư viện tài liệu của thành phố—những thay đổi được thực hiện đối với tài liệu và biểu mẫu trong thư viện SharePoint được phổ biến khắp tổ chức, với khả năng kiểm soát phiên bản.

Khả năng đồng bộ hóa thư viện tài liệu với mạng nội bộ là một lợi thế khác. Longpre cho biết: “Việc nhúng phần web thư viện tài liệu vào một trang, với các tệp PDF và tất cả các loại tài liệu khác, không thể thực hiện được trên mạng nội bộ trước đó”. Palmer và nhóm của anh ấy vẫn đang trong quá trình di chuyển mọi thứ sang SharePoint từ ổ đĩa mạng của tổ chức và các nguồn dữ liệu khác, nhưng COVID-19 đã đẩy nhanh nhu cầu hoàn thành công việc đó. Tuy nhiên, nhân viên của Thành phố Victoria đã chấp nhận làm việc tại nhà, điều này khiến việc di chuyển trở nên dễ dàng hơn một chút.

Nhóm và SharePoint là chìa khóa thành công khi làm việc tại nhà

Sáng kiến Nơi làm việc Hiện đại đã tạo điều kiện thuận lợi cho việc chuyển khối lượng công việc từ máy chủ của trung tâm dữ liệu sang đám mây. Việc chuyển sang phần mềm như một dịch vụ này đặc biệt mang lại lợi ích cho thư viện tài liệu của chính quyền thành phố—một phần lớn của sáng kiến. Thay vì phải theo dõi mọi phiên bản của tài liệu, xác minh phiên bản và thực hiện các thay đổi tương tự nhiều lần, chủ sở hữu tài liệu sẽ chỉnh sửa tệp của họ ở một vị trí trung tâm và SharePoint đảm nhiệm việc kiểm soát phiên bản. “Bạn thêm nội dung vào vị trí thích hợp trong thư viện tài liệu và nó sẽ tự động xuất hiện trên bất kỳ trang nào có phần web thư viện tài liệu. Đó là một chiến thắng lớn,” Wallbridge nói.

Điều quan trọng không kém là Teams, vốn là trọng tâm trong sáng kiến của Palmer ngay cả trước khi COVID-19 định hình lại cách làm việc của nhân viên Thành phố Victoria. Wallbridge chỉ ra một ví dụ điển hình. Một trong những dự án đầu tiên của Regoove với nhóm CNTT là thành lập trung tâm điều hành khẩn cấp (EOC) của Victoria. Wallbridge cho biết: “Chúng tôi đã tạo một mẫu và các tùy chỉnh trong Teams để bất cứ khi nào xảy ra trường hợp khẩn cấp trên toàn thành phố, họ có thể thành lập một nhóm EOC trong 10 phút và ứng phó”. Kinh nghiệm này tỏ ra vô giá khi đại dịch coronavirus xảy ra. Thêm Palmer:

“Sở Tham gia của Thành phố Victoria sử dụng SharePoint để lưu trữ và theo dõi tài liệu ở chế độ nền trong thời kỳ khủng hoảng. Nhóm CNTT sử dụng các mẫu trong Teams để tạo EOC trong vài phút. Sau khi EOC được thiết lập và vận hành, chúng tôi sử dụng Teams để quản lý hoạt động ứng phó của thành phố và điều phối hoạt động liên lạc giữa các dịch vụ khẩn cấp, các dịch vụ cốt lõi toàn thành phố, các cơ quan chính quyền cấp tỉnh và các tổ chức tình nguyện.”

Microsoft 365 giúp lực lượng lao động hiện đại phát triển

Đối với Palmer và Follis, đón nhận nơi làm việc hiện đại đồng nghĩa với việc không có vô số khả năng. Follis nói: “Đối với tôi, tôi yêu thích tiềm năng mà SharePoint mang lại cho chúng tôi—khả năng sở hữu nội dung của chúng tôi, khả năng không phải quay lại nhà cung cấp mỗi khi chúng tôi muốn thay đổi giao diện của một trang. Chúng tôi mới chỉ chạm tới phần nổi của tảng băng trôi về những gì chúng tôi có thể tích hợp vào trung tâm của mình cũng như các tính năng và công cụ.”

Chính quyền thành phố phải có khả năng thích ứng để đáp ứng nhu cầu của người dân và ứng phó với những thay đổi ở cấp tỉnh và quốc gia. Là một giải pháp dựa trên đám mây, Microsoft 365 cũng liên tục thay đổi khi Microsoft liên tục phát hành các tính năng và công cụ mới. Palmer cho biết: “Chuyển sang một nền tảng thông minh như SharePoint mà chúng tôi không cần phải cập nhật liên tục, một nền tảng được cập nhật liên tục và Microsoft luôn bổ sung các tính năng—thật tuyệt vời!” Wallbridge lặp lại tuyên bố của Palmer: “Ngày xưa có mạng nội bộ, bạn triển khai chúng rồi thay thế chúng bốn năm một lần vì công nghệ đã thay đổi. Với SharePoint, bạn sẽ nhận được sự cải tiến liên tục theo thời gian.”

Mạng nội bộ thông minh chỉ là bước khởi đầu

Các nhóm và mạng nội bộ dựa trên SharePoint rất cần thiết để Thành phố Victoria tiếp tục hoạt động trong đại dịch vi-rút corona. Palmer cho biết: “Với công việc thúc đẩy làm việc tại nhà do đại dịch COVID-19, số lượng người sử dụng Teams đã tăng hơn 400%. Mạng nội bộ là nguồn trung tâm cung cấp thông tin và tài nguyên làm việc tại nhà liên quan đến đại dịch COVID-19, đồng thời tỷ lệ chấp nhận của nhân viên phản ánh tầm quan trọng của trang web. Palmer cho biết: “Chúng tôi đang thấy những phân tích mà chúng tôi chưa từng có trước đây”.

Các đồng nghiệp của Follis đã tận dụng sự dễ dàng xuất bản nội dung mà SharePoint mang lại. Follis nói: “Khi tôi huấn luyện các thành viên trong nhóm của mình xuất bản nội dung trên mạng nội bộ của chúng tôi, điều đầu tiên tôi nói với họ là, 'Bạn sẽ ngạc nhiên vì việc này dễ dàng đến thế nào.'"

Quá trình chuyển đổi sang nơi làm việc hiện đại của Thành phố Victoria vẫn tiếp tục. “Bây giờ chúng tôi đang sử dụng nền tảng chiến lược này, chúng tôi có thể tích hợp hoàn toàn các hệ thống phụ trợ của mình thông qua Power Automate và sự phong phú của Microsoft 365. Tôi muốn giữ mọi thứ đơn giản nên ngay khi tôi có thể loại bỏ giải pháp tính điểm của bên thứ ba và tăng gấp đôi nền tảng cốt lõi của chúng tôi, đó là một chiến thắng lớn,” Palmer nói.