Vai trò chính của Office 365 và Lãnh đạo Thông tin trong quá trình chuyển đổi và tuân thủ kinh doanh tại Hội đồng Quận Central Hawke's Bay

Xuất bản vào ngày 21 tháng 4 năm 2020

Bản tóm tắt

Hội đồng quận Central Hawke's Bay (CHB) là Hội đồng New Zealand đầu tiên sử dụng Office 365 cho Hệ thống quản lý hồ sơ và tài liệu điện tử cấp độ tuân thủ rộng rãi Đạo luật hồ sơ công cộng (EDRMS).

Động thái này được ban lãnh đạo mới của CHB coi là dự án nền tảng cho quá trình chuyển đổi nội bộ doanh nghiệp. Trước đây, hồ sơ hội đồng được tạo và quản lý dưới dạng hồ sơ giấy và tài liệu điện tử trong các phần chia sẻ tệp đặc biệt. Điều này khiến nhân viên khó có được bức tranh toàn cảnh trong việc đưa ra quyết định và đưa ra lời khuyên. Nó cũng cản trở việc hợp lý hóa quy trình kinh doanh để nâng cao hiệu quả và mức độ dịch vụ.

Hệ thống Office 365 mới của họ cung cấp những cách thức nhất quán và dễ dàng để sắp xếp tài liệu và email, đồng thời cung cấp khả năng tìm kiếm mạnh mẽ, bao gồm tìm kiếm theo tài sản hoặc khách hàng. Nó cũng được tích hợp với hệ thống đánh giá và tài sản của họ.

Điều này đã nâng cao khả năng của nhân viên để làm việc ở mọi nơi, cộng tác, phục vụ cử tri của họ hiệu quả hơn và tạo cơ sở cho nơi làm việc của họ trong tương lai. CHB hiện đang tận dụng điều này hơn nữa thông qua các sáng kiến kỹ thuật số để hợp tác và phục vụ cộng đồng cũng như các bên liên quan.

Thử thách

Phần lớn thông tin của CHB được lưu giữ dưới dạng tài liệu giấy, cũng như các tệp điện tử trên các trang chia sẻ tệp và trong email. Các thư mục chia sẻ tệp có độ sâu lên tới 10 và có cấu trúc đặc biệt. Điều này gây khó khăn cho việc xác định tất cả thông tin về một chủ đề hoặc tài sản – đặc biệt đối với nhân viên mới.

Bằng cách giải quyết những vấn đề này, CHB muốn khuyến khích chia sẻ kiến thức và phổ biến thông tin trong toàn tổ chức, cũng như thúc đẩy hiệu quả đạt được và nâng cao mức độ dịch vụ.

Để đạt được điều này đòi hỏi phải có những thay đổi đáng kể về hành vi và quy trình. Kế hoạch thực hiện cần thiết để thúc đẩy quản lý và quản trị sự thay đổi. Nó cũng cần tạo ra các cấu trúc thống nhất nhất quán về cách thức lưu trữ và tìm kiếm thông tin.

Chiến lược

Các cuộc hội thảo cho thấy mỗi phòng ban tại CHB đều có những nhu cầu và quy trình làm việc rất riêng biệt nhưng vẫn cần truy cập vào cùng một tài liệu. Vì lý do này, việc thống nhất các nguồn thông tin và chia sẻ tệp khác nhau là ưu tiên hàng đầu. Đặc biệt, kéo mọi thứ vào một tìm kiếm thuộc tính duy nhất.

Ưu tiên hàng đầu là việc dễ dàng lưu trữ thông tin cũng như bảo mật thông tin nhạy cảm. Các thiết kế bao gồm việc sử dụng Ứng dụng iWorkplace dựa trên Azure cho phép tự động phân loại siêu dữ liệu. Một ứng dụng iWorkplace khác (Tệp trường hợp thông minh) đơn giản hóa việc quản lý nội dung và giúp nhân viên quản trị dễ dàng truy cập để thiết lập các quyền và bảo mật chi tiết mà không cần quyền quản trị viên hệ thống. Điều này rất hữu ích để quản lý rủi ro liên quan đến quyền riêng tư và tính nhạy cảm thương mại.

Nhu cầu tuân thủ Đạo luật Hồ sơ Công cộng đã được đáp ứng nhờ thư viện tài liệu gốc Office 365 và cấu trúc siêu dữ liệu được kết hợp với Ứng dụng Hồ sơ Thông minh iWorkplace. Ứng dụng Azure này tạo một bảng dữ liệu gồm tất cả các bản ghi có thể được sử dụng để báo cáo mối nối/xúc xắc cũng như tạo các quy tắc để lưu giữ và xử lý nội dung. Các quy tắc có thể được tự động hóa và bao gồm các quy trình đánh giá thủ công và phê duyệt để loại bỏ nếu cần.

Dự án bao gồm sự tham gia sâu sắc của nhân viên về việc thiết kế không gian làm việc mà họ sẽ sử dụng. Ngoài ra còn có một sự kiện triển lãm tương tác thể hiện trực quan mục đích của dự án, các vấn đề mà dự án đã giải quyết cũng như cách các tổ chức và Hội đồng New Zealand khác đã sử dụng Office 365.

Khi dự án tiến triển, một cuộc triển lãm tiếp theo đã được tổ chức để giải quyết những thay đổi quan trọng cần thiết cho hoạt động tương tác kỹ thuật số bên ngoài – với khách hàng, cộng đồng và các nhóm bên liên quan. Điều này không chỉ giúp lập kế hoạch cho tương lai mà còn giúp họ hiểu sâu hơn về cách thức hoạt động của Office 365 đối với họ.

Chúng tôi muốn thứ gì đó vượt xa việc chỉ lưu trữ tệp kỹ thuật số. Chúng tôi muốn thứ gì đó sẽ trở thành chất xúc tác cho hành trình kỹ thuật số của mình để chúng tôi có thể đạt được khát vọng suy nghĩ thông minh hơn, cùng nhau làm việc tốt hơn và mang lại sự xuất sắc cho khách hàng. Office 365 đã mang đến cho chúng tôi khả năng tiếp cận nơi làm việc của tương lai và khả năng tiếp cận tương lai kỹ thuật số.

Monique Davidson (Giám đốc điều hành, Hội đồng quận Central Hawke's Bay)

Kết quả

Tính năng tìm kiếm chi tiết và có thể tùy chỉnh của SharePoint là một cải tiến ngay lập tức dành cho nhân viên, những người hiện có thể tìm thấy tài liệu – được lọc theo: bộ phận, hồ sơ vụ án hoặc loại tài liệu. Thông tin được lưu giữ trong không gian làm việc có cấu trúc nhất quán bao gồm tất cả các chức năng và hoạt động.

Nhân viên đã nhận thấy những lợi ích bất ngờ, chẳng hạn như có thể làm việc từ xa tại các buổi điều trần nộp hồ sơ. Với EDRMS và chiến lược đã sẵn sàng, CHB tiếp tục khám phá những cơ hội mới khi hợp tác với SharePoint và Office 365. Điều này giúp ích cho chiến lược của họ khi họ lên kế hoạch xây dựng dựa trên nền tảng Office 365 trong các giai đoạn chuyển đổi kỹ thuật số trong tương lai.

Là tổ chức chính quyền địa phương đầu tiên ở New Zealand áp dụng SharePoint và Office 365 cho EDRMS cấp độ tuân thủ, Hội đồng quận Central Hawke's Bay đã mở ra cánh cửa cho các Hội đồng khác.

Đọc nghiên cứu trường hợp đầy đủ