Nhà thờ cộng đồng hợp lý hóa các hoạt động hỗ trợ văn phòng với Office 365, SharePoint và KnowledgeLake

Bản tóm tắt

Nhà thờ CenterPointe (CPC) là một nhà thờ phi giáo phái đã phục vụ cộng đồng Collinsville, Illinois trong hơn một thập kỷ. Nhà thờ cần một cách tốt hơn để tập trung vào sứ mệnh của họ, thay vì các hoạt động hỗ trợ văn phòng. Phần lớn quy trình quản lý tài liệu của họ đều dựa trên giấy tờ và những lỗ hổng trong hệ thống trở nên rõ ràng hơn khi nhà thờ phát triển. Cuối cùng, nhà thờ đã đầu tư vào Office 365 để lưu trữ và cộng tác tài liệu cơ bản. Để tiếp tục đầu tư vào Office 365, CenterPointe Church đã liên hệ với KnowledgeLake để tận dụng tối đa khả năng quản lý tài liệu của Office 365 và SharePoint.

Thử thách

Được thành lập vào năm 2001, CPC đã trải qua nhiều thay đổi, bao gồm việc sáp nhập với một nhà thờ khác và nhiều lần thay đổi tên. Trong suốt quá trình phát triển của mình, CPC đã sử dụng công nghệ để tiếp tục thúc đẩy mục vụ của mình, đặc biệt là thu hút các thành viên mới, trẻ hơn. Tuy nhiên, niềm đam mê công nghệ không phải lúc nào cũng chuyển sang hoạt động hỗ trợ. Điều này dẫn đến hệ thống quản lý tài liệu của CPC dựa trên giấy tờ đã lỗi thời. Ngay cả sau khi sử dụng gói kế toán mới và phần mềm quản lý nhà thờ, vẫn còn một khoảng trống đáng kể chưa được lấp đầy cho nhu cầu xử lý tài liệu và tài khoản phải trả của họ. Theo thời gian, CPC đã tích lũy được hàng chồng hồ sơ giấy tờ có niên đại gần 15 năm. Tờ giấy không chỉ chiếm nhiều không gian cần thiết mà còn cản trở nhân viên tìm thấy tài liệu ngay lập tức. Với việc các tài khoản phải trả cũng được xử lý bên ngoài cơ sở, nhu cầu về một hệ thống tốt hơn là rõ ràng.

Chiến lược

Để hoàn thành mục tiêu cập nhật các hoạt động hỗ trợ, CPC đã đầu tư vào Microsoft Office 365, cho phép nhà thờ lưu trữ tài liệu và tạo điều kiện cộng tác giữa các nhân viên trong SharePoint Online. Mặc dù Office 365 đáp ứng hầu hết các nhu cầu của họ nhưng nhà thờ vẫn mong muốn có giải pháp tốt hơn cho quy trình quản lý tài liệu và các khoản phải trả của họ.

Để lấp đầy những khoảng trống trong quy trình quản lý tài liệu của CPC, KnowledgeLake đã triển khai giải pháp đã được chứng minh của họ. KnowledgeLake lần đầu tiên giới thiệu khả năng quét và gắn thẻ tất cả các tài liệu giấy được gửi đến nhà thờ. Khả năng tiếp theo là tải lên và gắn thẻ các tài liệu điện tử, sau đó nhà thờ sử dụng khả năng này để xác định các hóa đơn chưa thanh toán và các tài liệu cần lưu giữ lâu dài áp dụng cho chúng.

Kết quả

Bằng cách triển khai các giải pháp quản lý nội dung KnowledgeLake với khoản đầu tư hiện có vào Office 365, CPC đã có thể tạo ra quy trình quản lý tài liệu và tài khoản phải trả đáng tin cậy, cải thiện hoạt động hỗ trợ của họ. Ballard cho biết: “Chất lượng kho lưu trữ tài liệu của chúng tôi không còn phụ thuộc vào các chiến lược lưu trữ khác nhau luôn thay đổi mỗi khi người khác đảm nhận trách nhiệm lưu trữ”. “Trước đây hầu như không thể tìm thấy các tài liệu lịch sử. Với giải pháp này, phương pháp này không phụ thuộc vào một tình nguyện viên cụ thể. Công nghệ hướng dẫn quá trình này.” Thông qua giải pháp KnowledgeLake ECM, tài liệu được thu thập, gắn thẻ và lưu trữ nhanh chóng một cách dễ dàng. Quy trình được sắp xếp hợp lý này dễ học, dễ dạy và là một nhiệm vụ ít áp lực đối với các tình nguyện viên quét nội dung của CPC. Giờ đây CPC đã có quy trình làm việc kỹ thuật số, nhân viên kế toán của nhà thờ không cần phải đi lại để lấy tài liệu giấy. Nhân viên văn phòng có thể quét tài liệu hàng tuần, cho phép nhân viên kế toán xác định tài liệu cần xử lý bằng KnowledgeLake. Điều này không chỉ tiết kiệm thời gian cho CPC mà còn tiết kiệm chi phí nhiên liệu cho nhân viên văn phòng.

Đọc nghiên cứu trường hợp đầy đủ