Đại học Brigham Young hiện đại hóa phương pháp quản lý hồ sơ với SharePoint và Gimmal

Bản tóm tắt

Là một trường đại học nghiên cứu tư nhân ở Provo, Utah, Đại học Brigham Young được sở hữu và điều hành bởi Giáo hội Các Thánh hữu Ngày sau của Chúa Giêsu Kitô và có số lượng sinh viên trong khuôn viên trường lớn nhất so với bất kỳ trường đại học tôn giáo nào ở Hoa Kỳ. Howard Loos, Giám đốc Thông tin và Hồ sơ tại BYU, đang tìm kiếm một cách tốt hơn để quản lý hồ sơ lịch sử và hàng ngày của trường đại học. Với chương trình quản lý hồ sơ được hiện đại hóa và các công cụ quản lý thông tin tốt hơn do Gimmal triển khai, BYU đã cải thiện việc tuân thủ quản lý hồ sơ trong toàn tổ chức.

Thử thách

BYU đã tích lũy hàng triệu hồ sơ không thể quản lý một cách thực tế hoặc hiệu quả. Cách tiếp cận “dựa trên giấy” không hiệu quả để quản lý hồ sơ đòi hỏi người dùng phải phân loại thủ công. Điều này dẫn đến chi phí cao liên quan đến việc tìm kiếm, quản lý và lưu trữ số lượng hồ sơ không được quản lý ngày càng tăng. Làm việc với ban lãnh đạo trường đại học, Loos và nhóm của anh nhanh chóng quyết định rằng họ cần giải pháp phần mềm của bên thứ ba để quản lý việc lưu giữ và chuyển giao hồ sơ SharePoint.

Chiến lược

Nhóm của Loos đã nghiên cứu các lựa chọn khác của bên thứ ba và chọn Gimmal Records Management vì nó đáp ứng nhu cầu của họ và là hệ thống dễ dàng nhất để nhóm nhỏ của anh quản lý với rất ít sự trợ giúp từ CNTT.

BYU có nhu cầu được xác định rõ ràng và mong muốn về tính linh hoạt có thể khuếch đại khả năng hiện có của SharePoint. Loos cho biết: “Chúng tôi cần một công cụ có thể phát triển sơ đồ tệp và sau đó ánh xạ sơ đồ tệp với các quy tắc tới các trang web khác nhau”. Ngoài ra, ông còn xác định những điều quan trọng mà họ cần từ một giải pháp: khả năng chuyển hồ sơ lịch sử sang hệ thống bảo quản kỹ thuật số, quản lý hồ sơ tại chỗ và hợp lý hóa quy trình phê duyệt tiêu hủy hồ sơ. Vì vậy, anh đã tìm đến Gimmal, người đã cung cấp giải pháp phần mềm hoàn hảo cho nhu cầu của anh.

Quản lý bản ghi Gimmal cung cấp giải pháp giúp một nhóm nhỏ dễ dàng quản lý trên tất cả các trang SharePoint của họ. Giải pháp của Gimmal đã nhanh chóng được triển khai để quản lý nội dung SharePoint và quản lý việc lưu giữ bằng các quy tắc tự động.

Kết quả

Với Gimmal Records Management, SharePoint là một hệ thống quản lý hồ sơ hiện đại. Triển khai là một quy trình đơn giản vì BYU đã triển khai SharePoint thành 62 trong số 400 phòng ban của họ vào năm 2016. BYU có thể kiểm soát tập trung các chính sách của họ đối với tất cả các địa điểm và địa điểm từ một địa điểm, quản lý hồ sơ tại chỗ, tránh chi phí chuyển hồ sơ sang hệ thống khác , hợp lý hóa việc phê duyệt tiêu hủy hồ sơ, thực thi việc lưu giữ hợp pháp và chuyển hồ sơ lịch sử sang hệ thống bảo quản kỹ thuật số của họ.

BYU sẽ tiếp tục triển khai giải pháp cho các bộ phận còn lại của họ và hưởng lợi từ hệ thống quản lý hồ sơ tiên tiến hơn nhưng thiết thực hơn. Họ đặc biệt hài lòng với khả năng áp dụng các biện pháp lưu giữ hợp pháp, xử lý hồ sơ một cách an toàn cũng như giảm thiểu rủi ro và chi phí khi lưu giữ thông tin lỗi thời. Loos tuyên bố: “Phần mềm này linh hoạt đến mức khi quản lý hồ sơ phát triển thành quản lý thông tin, công cụ này có đủ khả năng thích ứng để xử lý nó”.