Đoàn Thanh Niên Số Hóa Hồ Sơ Trước Khi Chuyển Văn Phòng

Bản tóm tắt

Boys Hope Girls Hope (BHGH) là một tổ chức quốc tế tập trung vào việc nâng cao năng lực cho thanh thiếu niên thông qua nền tảng giáo dục và hỗ trợ toàn diện. Hoạt động tại 16 thành phố ở Hoa Kỳ và Châu Mỹ Latinh, BHGH sử dụng chương trình có cấu trúc phù hợp với nhu cầu của từng cộng đồng, chương trình giảng dạy độc đáo và quan hệ đối tác với các trường học và đại học địa phương. Hàng nghìn học giả tham gia các chương trình của BHGH trên khắp Hoa Kỳ và Châu Mỹ Latinh.

Giải pháp của Fujitsu giúp Boys Hope Girls Hope số hóa hàng nghìn tài liệu giấy để giảm thiểu yêu cầu về không gian vật lý, đồng thời cải thiện cả khả năng sử dụng và khả năng tìm kiếm. Họ cũng chia sẻ kế hoạch và những cân nhắc của mình đối với Project Cortex, nhằm giảm thiểu hơn nữa việc lập chỉ mục và quản lý siêu dữ liệu nhằm loại bỏ con người khỏi quá trình gắn thẻ và sắp xếp. Mục tiêu thực sự là cung cấp nhiều thời gian hơn để tạo cơ hội và giáo dục thông qua đại học - để phát triển “những câu chuyện hy vọng về sinh viên tốt nghiệp” trong tương lai.

Thử thách

Thomas Casey, Phó Chủ tịch Điều hành, đã xác định nhu cầu của tổ chức trong việc quản lý các tài liệu hỗ trợ và hiện vật kinh doanh của họ. BHGH có ba chương trình chính tạo ra các sản phẩm kinh doanh quan trọng trên giấy. Chúng bao gồm các tài liệu học thuật, giấy tờ hoạt động, dữ liệu chương trình, ngoài các tài liệu thông thường được yêu cầu ở hầu hết các doanh nghiệp, như biểu mẫu nhân sự, hồ sơ thuế và bảng lương cũng như hồ sơ lưu trữ kinh doanh.

Chương trình Nội trú: Trong mỗi ngôi nhà của BHGH, sáu đến mười hai học sinh được chăm sóc bởi các Cố vấn Nội trú chuyên nghiệp suốt ngày đêm. Các học giả chia sẻ công việc nhà, cùng nhau làm bài tập về nhà, tham dự các buổi lễ tôn giáo, ăn uống và cùng nhau lớn lên. Số lượng tài liệu hỗ trợ cho mỗi học giả là đáng kinh ngạc. Bây giờ hãy nhân số đó với 2-3 khu dân cư trên mỗi thành phố và riêng 14 thành phố ở Hoa Kỳ.

 

Chương trình Học viện: Giống như học sinh nội trú, học sinh Học viện được ghi danh vào các chương trình dự bị đại học tại các trường được xếp hạng hàng đầu trong khu vực hoặc được cung cấp chương trình giảng dạy dự bị đại học trong khu học chánh hiện tại của họ; học sinh được kết nối với những gia sư giúp họ phát huy tiềm năng học tập và những người cố vấn chia sẻ kinh nghiệm sống của họ; các em được đăng ký tham gia các hoạt động ngoại khóa được thiết kế để giúp các em khám phá bản thân và thế giới xung quanh; và họ tham gia vào các dự án phục vụ cộng đồng nhằm dạy cho họ giá trị của việc sống một cuộc đời tận tâm phục vụ người khác.

• Chương trình Cao đẳng: Đối với các học giả nội trú và không cư trú của BHGH, giáo dục đại học không phải là một giấc mơ mà là một kỳ vọng. Chương trình này là một chương trình tương tác kéo dài nhiều năm với các hoạt động cụ thể đã được chứng minh là giúp các học giả chuẩn bị trước cho nhu cầu của cuộc sống trong khuôn viên trường và cuộc sống độc lập.

Vào năm 2012, Microsoft đã tặng hơn $1M phần mềm để hỗ trợ tự động hóa hệ thống BHGH. Là một phần của Hành trình chuyển đổi kỹ thuật số, vào năm 2020, BHGH một lần nữa tận dụng nền tảng của Microsoft để tự động hóa các thách thức kinh doanh quản lý tài liệu của họ.

“Có nhu cầu thực sự về việc bảo vệ những tài liệu này và quản lý vòng đời của tài liệu. Chương trình của BHGH dựa trên sự hỗ trợ toàn diện của các Học giả của chúng tôi. Việc có sẵn các tài liệu phù hợp trong suốt hành trình của Học giả với các chương trình của chúng tôi là rất quan trọng. Chúng tôi nghĩ, 'Tại sao chúng ta không số hóa những tài liệu này để đúng người có được dữ liệu phù hợp vào đúng thời điểm, theo phương pháp an toàn và không cần giấy tờ.'

Chiến lược

BHGH muốn bắt đầu với những tài liệu kế thừa của họ. Là một phần của dự án di dời địa điểm trụ sở Mạng lưới của họ, BHGH muốn số hóa các tập tin sau của họ. Trong kinh doanh hơn 40 năm, lượng thông tin trên giấy là rất lớn.

BHGH đã tìm được một đối tác sẵn sàng ở Fujitsu, công ty cung cấp máy quét tài liệu có sẵn cho Đám mây để giúp tổ chức phi lợi nhuận triển khai sáng kiến Tài liệu Kỹ thuật số, với mục tiêu quét, lập chỉ mục và lưu trữ các tài liệu hỗ trợ ở nhiều vị trí dựa trên loại tài liệu, bao gồm cả Microsoft SharePoint. Microsoft SharePoint cung cấp một vị trí trực tuyến an toàn để quét, quản lý và lưu trữ bản sao của các tài liệu quan trọng và các tạo phẩm kinh doanh.

Dự án Tài liệu Kỹ thuật số ra mắt vào đầu năm 2020 với một dự án thí điểm tại văn phòng St. Louis, Missouri. Các dự án bổ sung được lên kế hoạch cho 14 Chương trình Khu dân cư trên khắp Hoa Kỳ.

Là một phần của sáng kiến, nhân viên và tình nguyện viên của BHGH sẽ sử dụng máy quét Fujitsu fi -7300NX trên xe đẩy di động, không có máy tính, để quét tài liệu tới SharePoint. Fujitsu fi -7300NX có thể được triển khai mà không cần máy tính, được kết nối trực tiếp với Máy chủ NX Manager của Fujitsu được lưu trữ tại cơ sở hoặc trong Microsoft Azure. Điều này làm giảm đáng kể gánh nặng cho bộ phận CNTT trong việc duy trì và bảo mật các máy tính chỉ dành riêng cho các trạm quét.

BHGH có thể quét một lần và Fujitsu NX Manager có thể gửi hình ảnh kỹ thuật số của mỗi tài liệu lên đến 3 vị trí duy nhất và dưới dạng nhiều loại tệp (chẳng hạn như tệp PDF và hình ảnh JPEG). Tài liệu có thể bắt đầu quy trình làm việc bằng Microsoft UiFlow hoặc được lưu trữ an toàn trong SharePoint hoặc OneDrive. Truy cập tài liệu cũng có thể được cung cấp bằng cách sử dụng Microsoft Teams.

Vì bảo mật luôn được ưu tiên hàng đầu nên Máy quét Fujitsu fi -7300NX không lưu trữ bất kỳ hình ảnh nào được quét. Giải pháp không yêu cầu trạm quét (PC hoặc máy tính để bàn) vì tài liệu được quét trực tiếp đến Máy chủ NX Manager, được lưu trữ trong Microsoft Azure.

 

Kết quả

Nỗ lực Tài liệu Kỹ thuật số BHGH là một giải pháp có vẻ đơn giản nhưng nhanh chóng mang lại lợi ích cho Học giả và nhóm hỗ trợ.

Các tổ chức phi lợi nhuận không được miễn tự động hóa kinh doanh. Với tư cách là người quản lý các khoản đóng góp của các nhà tài trợ, họ cần phải đảm bảo rằng họ nhận được lợi nhuận tốt từ khoản đầu tư thời gian và tài năng của mình. Các cơ quan dịch vụ xã hội có thể nhận ra lợi ích của việc số hóa tài liệu vì nó hợp lý hóa quyền truy cập và tập trung vị trí của các tài liệu quan trọng đối với sứ mệnh của chúng tôi.

Độ tin cậy và khả năng sử dụng của máy quét Fujitsu kết hợp với Đám mây của Microsoft đang cung cấp cho BHGH và các tổ chức khác vô số cách để hợp lý hóa hoạt động của họ.