Bosch quản lý email và tài liệu với harmon.ie và SharePoint

Bản tóm tắt

Tập đoàn Bosch là nhà cung cấp công nghệ và dịch vụ hàng đầu thế giới. Nó sử dụng khoảng 400.000 cộng sự trên toàn thế giới, với doanh thu năm 2019 là 77,7 tỷ euro. Hoạt động của công ty được chia thành bốn lĩnh vực kinh doanh: Giải pháp di động, Công nghệ công nghiệp, Hàng tiêu dùng và Công nghệ năng lượng và xây dựng. Tập đoàn Bosch bao gồm khoảng 440 công ty con và công ty khu vực tại 60 quốc gia. Bao gồm các đối tác bán hàng và dịch vụ, mạng lưới sản xuất, kỹ thuật và bán hàng toàn cầu của Bosch phủ sóng gần như mọi quốc gia trên thế giới.

Thử thách

Giống như tất cả các tổ chức, Bosch dựa chủ yếu vào email để tiến hành hoạt động kinh doanh toàn cầu của mình. Trên thực tế, 9-10 triệu email doanh nghiệp được trao đổi trên toàn công ty hàng ngày. Và giống như nhiều công ty, tại Bosch hồ sơ kinh doanh và các thông tin quan trọng khác thường xuyên được trao đổi qua email. Các email liên quan đến hoạt động của công ty trong lĩnh vực bán hàng, mua hàng, kế toán, kỹ thuật, đảm bảo chất lượng và nhân sự chỉ là một vài ví dụ về việc sử dụng email quan trọng. Với quá nhiều email quan trọng trong kinh doanh, hộp thư cá nhân trong Exchange và Outlook không phải là kho lưu trữ thích hợp để lưu trữ những thông tin đó. Daniel Stuch, Trưởng dự án cấp cao của Bosch về phát triển và triển khai ứng dụng giải thích lý do; “đồng nghiệp và đồng nghiệp không có quyền truy cập vào hộp thư cá nhân của người khác. Vì vậy, nếu liên quan đến khám phá điện tử hoặc một cộng sự rời khỏi công ty, chúng tôi sẽ không có bất kỳ quyền truy cập nào vào thông tin kinh doanh quan trọng.”

Trước đây, Bosch đã sử dụng các phòng SAP Portal để quản lý hồ sơ email. Khi hỗ trợ cho sản phẩm đó kết thúc, một dự án đã được thiết lập để tìm sản phẩm thay thế. Ban đầu, Bosch cân nhắc việc đơn giản sử dụng tính năng chia sẻ tệp để lưu trữ email nhưng nhanh chóng nhận ra tùy chọn này không thể đáp ứng các biện pháp kiểm soát kinh doanh cốt lõi, bao gồm kiểm soát quyền truy cập và mang lại sự minh bạch về quyền truy cập và sử dụng thông tin. Stuch cho biết: “Với tính năng chia sẻ tệp, bạn không có hệ thống quản lý tài liệu đầy đủ chức năng mà chỉ có bộ lưu trữ mà thôi”. Cần có một hệ thống quản lý tài liệu hoàn chỉnh và sau khi đánh giá chi tiết các tùy chọn, Bosch đã chọn SharePoint, ban đầu là SharePoint tại chỗ. Là một giải pháp quản lý hồ sơ đầy đủ tính năng, SharePoint cho phép nhân viên của Bosch phân loại chính xác nội dung bằng siêu dữ liệu và từ đó đáp ứng các yêu cầu về quản trị và tuân thủ.

Lựa chọn SharePoint này phù hợp với kế hoạch của Bosch nhằm di chuyển cơ sở hạ tầng sang đám mây Office 365 bắt đầu từ năm 2020, cho phép công ty di chuyển suôn sẻ sang SharePoint trong quá trình này. Với cộng đồng người dùng rộng khắp và không đồng nhất, Bosch nhận thấy họ sẽ cần một sản phẩm bổ sung để giúp người dùng doanh nghiệp thông thường dễ dàng nắm bắt và phân loại các email doanh nghiệp quan trọng trong SharePoint. Một số sản phẩm trong đó có Harmon.ie đã được chọn để đánh giá.

Chiến lược

Một quy trình lựa chọn sản phẩm nghiêm ngặt đã được xác định và các đơn vị kinh doanh chủ chốt của Bosch đã được chọn để tham gia vào quy trình này. Một 'bằng chứng về khái niệm' đã được thực hiện với 77 người dùng thử nghiệm từ các Phòng Quản lý Sản phẩm, Quản lý Dự án và Mua hàng khác nhau. Kết thúc quá trình, harmon.ie đã được chọn là sản phẩm được Bosch lựa chọn.

Sau khi được chọn, Bosch đã xác định lịch triển khai theo từng giai đoạn của Harmon.ie. Giai đoạn đầu tiên là thử nghiệm trước với 1000 người dùng, tiếp theo là giai đoạn thử nghiệm với 6.000 người dùng và cuối cùng là triển khai toàn cầu cho tất cả 360.000 người dùng doanh nghiệp của Bosch. Việc đào tạo cho người dùng cuối tại Bosch được cung cấp thông qua dịch vụ tự phục vụ thông qua phương tiện truyền thông xã hội nội bộ của doanh nghiệp, Docupedia của công ty và thông qua đào tạo dựa trên video sử dụng tiện ích BoschTube.

Kết quả

Giải pháp kết hợp SharePoint/harmon.ie giúp Bosch quản lý hàng triệu email hàng ngày, bao gồm cả những hồ sơ kinh doanh mà đồng nghiệp cần truy cập. Các email cũng có sẵn để kiểm tra và khám phá điện tử trong tương lai. Khả năng dễ dàng xác định vị trí các email quan trọng là một yếu tố quan trọng trong chương trình tuân thủ và quản trị thông tin của Bosch.

Bằng cách làm cho nó dễ sử dụng, harmon.ie đã tăng tỷ lệ chấp nhận SharePoint. Stuch cho biết: “harmon.ie giúp mọi người dễ tiếp cận hơn với SharePoint và với tỷ lệ chấp nhận được cải thiện cũng như việc sử dụng Share-Point ngày càng nhiều, chúng tôi cũng đã đạt được những lợi ích mà chúng tôi mong muốn từ SharePoint ngay từ đầu”.

Một lợi ích phụ của giải pháp SharePoint là Bosch thấy số lượng tài liệu được gửi dưới dạng tệp đính kèm email giảm đi. Điều này không chỉ làm giảm khối lượng dữ liệu mà còn ngăn chặn sự hỗn loạn trong việc lập phiên bản tài liệu. “Ít dữ liệu được gửi bằng tệp đính kèm hơn – phiên bản 1, phiên bản 2, phiên bản cuối cùng, bản cuối cùng, v.v. Giờ đây mọi người đang gửi liên kết và họ luôn có phiên bản mới nhất.”

harmon.ie cũng đã được chứng minh là có giá trị kinh tế – “chúng tôi nhận thấy rằng mặc dù lợi ích tài chính không phải là lý do chính để mua Harmon.ie, nhưng bạn chỉ cần tiết kiệm tới 70% các bước hoặc đạt được năng suất 70% khi bạn kéo và bỏ email đi.”

Stuch cho biết việc áp dụng Harmon.ie rất dễ dàng. “Chúng tôi có chương trình đào tạo dựa trên web bao gồm một khóa đào tạo tương tác có ảnh chụp màn hình video. Nhưng thậm chí điều đó thường không cần thiết. Khi chúng tôi giới thiệu harmon.ie cho mọi người và bảo họ sử dụng nó, họ thấy nó khá trực quan. Mọi người không cần học cách sử dụng harmon.ie, họ chỉ cần sử dụng nó. Nếu họ có thắc mắc về thông tin chi tiết thì họ có thể tìm thông tin ở các kênh thích hợp hoặc liên hệ với nhóm hỗ trợ, cộng đồng hoặc thậm chí là bộ phận trợ giúp.”