Atria sử dụng ứng dụng tùy chỉnh để quản lý dữ liệu khách hàng, sản phẩm và trung tâm chi phí

Bản tóm tắt

Tại Atria, nhân viên thường buộc phải thực hiện thêm một bước để quản lý dữ liệu chính cho nhiều bộ thông tin khác nhau trong toàn tổ chức. Việc quản lý dữ liệu đó thường yêu cầu nhân viên phải dựa vào trí nhớ của mình để thực hiện các nhiệm vụ theo một thứ tự cụ thể.

Để giải quyết vấn đề thiếu hiệu quả, Atria bắt đầu tìm kiếm các công cụ trong Office 365 có thể đơn giản hóa và hợp lý hóa các quy trình của họ. Với sự trợ giúp của Valo Intranet, Atria đã có thể triển khai các công cụ như PowerApps, Danh sách SharePoint và Flow để hiện đại hóa quy trình kinh doanh của họ.

Thử thách

Để giải quyết vấn đề thiếu hiệu quả, Atria bắt đầu tìm kiếm các công cụ trong Office 365 có thể đơn giản hóa và hợp lý hóa các quy trình của họ. Với sự trợ giúp của Valo Intranet, Atria đã có thể triển khai các công cụ như PowerApps, Danh sách SharePoint và Flow để hiện đại hóa quy trình kinh doanh của họ.

Chiến lược

PowerApps – Với PowerApps, Atria có thể tạo giao diện người dùng để nhân viên sử dụng khi yêu cầu dữ liệu mới. So với giao diện người dùng danh sách cơ bản trong SharePoint, PowerApps cung cấp cho họ khả năng tạo đầu vào dữ liệu giống như trình hướng dẫn, trong đó các lựa chọn trong các giai đoạn trước sẽ ảnh hưởng đến dữ liệu cần thiết ở các giai đoạn sau trong trình hướng dẫn. PowerApps cũng kết nối với danh sách SharePoint với các danh tính khác nhau để nhân viên không còn phải có quyền ghi trực tiếp vào danh sách SharePoint được sử dụng nữa.

Danh sách SharePoint: Danh sách tùy chỉnh được sử dụng để lưu trữ dữ liệu đơn giản, cho dữ liệu đã xử lý. Danh sách tùy chỉnh cũng được dùng để lưu trữ các tùy chọn cho danh sách thả xuống trong ứng dụng PowerApps cũng như thông tin cấu hình cho quy trình công việc được tạo bằng luồng.

Chảy: Quy trình làm việc được xây dựng bằng Microsoft Flow được dùng để thúc đẩy quy trình khi yêu cầu dữ liệu mới để nhân viên không còn phải nhớ những việc cần làm tiếp theo. Điều này bao gồm việc gửi e-mail đến bộ xử lý, khởi động quy trình phê duyệt khi cần phê duyệt và gửi thông báo cũng như xác nhận cho người yêu cầu khi quá trình tiến triển.

Trong giai đoạn đầu của dự án, các loại dữ liệu sau được xử lý bằng Công cụ quản lý dữ liệu chính của Atria:

• Số mặt hàng – Khi SKU mới cho sản phẩm mới hoặc sản phẩm hiện có được tung ra, một số mặt hàng duy nhất sẽ được chỉ định
• Tài khoản – Khi cần tạo tài khoản kế toán mới, quy trình phê duyệt gồm hai bước sẽ được kích hoạt, đảm bảo rằng tất cả thông tin cần thiết đều được nhập. Bước cuối cùng của quy trình xác định xem tài khoản đó có cần thiết hay không hoặc tài khoản có mục đích dự định đã tồn tại hay chưa.
• Trung tâm chi phí - Quy trình này đảm bảo tuân thủ đúng quy trình nếu tạo trung tâm chi phí mới
• Khách hàng – Trong công cụ này, tất cả thông tin về khách hàng mới được nhập và quản lý các hệ thống khác nhau mà khách hàng ở các quốc gia khác nhau có thể cần sử dụng
• Nhà cung cấp – nhà cung cấp mới được tạo ra khác nhau tùy thuộc vào nơi đăng ký nhà cung cấp. Công cụ này đảm nhiệm việc điều chỉnh bộ dữ liệu cần thiết tùy thuộc vào quốc gia của nhà cung cấp

Kết quả

Với sự trợ giúp của Valo Intranet, thay vì dựa vào các quy trình trên giấy đòi hỏi phải suy nghĩ nhiều và phụ thuộc nhiều vào trí nhớ của chính mình, nhân viên tại Atria giờ đây có một bộ công cụ cho phép họ nhập nhiều loại thông tin khác nhau một cách hiệu quả cho quá trình kinh doanh cụ thể của họ.