AFS mang lại trật tự cho quá trình triển khai với giải pháp Quy trình làm việc NITRO của SharePoint và Crow Canyon

Bản tóm tắt

AFS nỗ lực biến thế giới thành một nơi công bằng và hòa bình hơn bằng cách cung cấp trải nghiệm học tập quốc tế và đa văn hóa cho các cá nhân, gia đình, trường học và cộng đồng thông qua quan hệ đối tác tình nguyện toàn cầu.

Là một tổ chức phi lợi nhuận toàn cầu, AFS hoạt động tại hơn 50 quốc gia để tạo cơ hội trao đổi văn hóa cho sinh viên từ khắp nơi trên thế giới. Điều này có thể thực hiện được nhờ các nhân viên tận tâm của AFS và tất nhiên là các tình nguyện viên—hơn 4.400 người ở Hoa Kỳ và hơn 50.000 người trên toàn thế giới. Điều này tạo nên một quá trình lên/xuống tàu rất bận rộn và tích cực. Quản trị viên SharePoint và Giám đốc dự án CNTT của AFS, Joe Collins, cần một giải pháp để hợp lý hóa quy trình này trong SharePoint.

Ứng dụng giới thiệu SharePoint của Crow Canyon đã mang lại cho AFS giải pháp họ cần để tự động hóa, hợp lý hóa và bảo đảm nhân viên tham gia cũng như đảm bảo các nhiệm vụ không bị bỏ dở.

Thử thách

AFS có quy trình thủ công và tốn nhiều công sức để quản lý quá trình tuyển dụng bằng bảng tính Excel và các tác vụ Outlook, khiến việc theo dõi nhân viên mới và nhân viên rời đi trở nên khó khăn. Hệ thống gặp rất nhiều vấn đề: nhiệm vụ bị bỏ lỡ, phản hồi chậm và các vấn đề bảo mật. Điều này làm cho việc lên máy bay trở nên chậm chạp và gian khổ.

Tổ chức được giao nhiệm vụ tìm kiếm giải pháp tích hợp tốt hơn. Họ đặt ưu tiên này cho #1 vì biết tầm quan trọng của một hệ thống hiệu quả. Họ cũng nhận ra rằng, với tư cách là một tổ chức phi lợi nhuận, điều quan trọng là phải kiếm được từng đô la và giữ chi phí quản lý ở mức thấp thông qua các quy trình được cải tiến. Họ tìm kiếm giải pháp để quản lý nhiệm vụ, tạo quy trình công việc dễ dàng và giảm thiểu rủi ro để tuân thủ và chịu trách nhiệm tốt hơn.

AFS nhận thấy rằng ứng dụng tích hợp của Crow Canyon Software tích hợp với SharePoint và Office 365, hoàn toàn phù hợp với nhu cầu của họ và cung cấp giải pháp mạnh mẽ với chi phí thấp cho vấn đề này.

Chiến lược

Với khả năng cấu hình cao của ứng dụng Crow Canyon, AFS có thể sửa đổi quy trình và quy trình công việc để đáp ứng nhu cầu cụ thể của họ.

Làm việc với Crow Canyon, AFS đã triển khai giải pháp NITRO Studio của Crow Canyon nhằm bổ sung các biểu mẫu, quy trình công việc, báo cáo, cổng thông tin và nhiều cải tiến bổ sung khác cho SharePoint và Office 365. Giải pháp mà AFS triển khai bắt đầu với Trang web và danh sách SharePoint. Ngoài SharePoint, các biểu mẫu, quy trình làm việc và các tính năng khác của NITRO Studio của Crown Canyon cho phép tổ chức làm việc trong SharePoint để có được giải pháp triển khai duy nhất mà họ cần.

Bằng cách sử dụng các biểu mẫu mạnh mẽ, linh hoạt, có tính tương tác cao của NITRO, đi kèm với các quy trình công việc và hành động được cấu hình dễ dàng bằng công cụ quy trình công việc NITRO, Crow Canyon đã cung cấp cho AFS một cách để quản lý lượng nhân viên tiếp nhận ban đầu dễ dàng hơn (các yêu cầu ban đầu, đánh giá, phân tích và nhiệm vụ liên quan đến việc đưa người đó vào làm việc) cũng như sự ra đi của nhân viên (tước quyền, thu thập thiết bị, viết đánh giá, v.v.).

Tất cả điều này được thực hiện trong SharePoint, sử dụng cấu trúc trang và danh sách kết hợp với các cải tiến mà NITRO cung cấp — biểu mẫu, quy trình công việc, hành động, báo cáo, định dạng, cổng thông tin, KB, v.v. Các tính năng NITRO này bổ sung thêm sức mạnh cần thiết để chạy ứng dụng on-boarding và off-boarding thực sự hiệu quả trong SharePoint.

Kết quả

AFS hiện đang chạy hơn 100 quy trình công việc để xử lý các nhu cầu mạnh mẽ về việc bắt đầu và rời khỏi công ty. Trên thực tế, Joe mới bắt đầu xây dựng quy trình làm việc trong SharePoint và nhận thấy sự đào tạo cũng như hỗ trợ mà anh nhận được từ Crow Canyon là vô giá. Anh ấy hiện đang xây dựng các quy trình công việc một cách độc lập để theo kịp nhu cầu luôn thay đổi của Phòng Nhân sự khi bộ phận này tuyển dụng hoặc sa thải nhiều nhân viên giúp vận hành AFS.