Adcock triển khai mạng nội bộ SharePoint mới với sự trợ giúp từ Tích hợp đám mây doanh nghiệp

Bản tóm tắt

Adcock Refrigeration and Air Conditioning Ltd là một doanh nghiệp gia đình từng đoạt giải thưởng, được thành lập vào năm 1964. Adcock hoạt động từ 12 trung tâm được cung cấp đầy đủ dịch vụ và tuyển dụng hơn 230 người, hơn một nửa trong số đó là nhân viên kỹ thuật có tay nghề cao. Adcock có cơ sở khách hàng rộng rãi và đa dạng bao gồm các tòa nhà thương mại, y tế, khu vực công, giáo dục và sản xuất, đồng thời cung cấp kiến thức chuyên môn vượt trội về hệ thống điều hòa không khí, thông gió và sưởi ấm cho mọi môi trường – cũng như hệ thống làm lạnh, làm mát quy trình và kho lạnh cho các ứng dụng chuyên biệt .

Adcock tự sử dụng Microsoft Office 365 và Yammer nhanh chóng trở thành công cụ được các kỹ sư và nhân viên văn phòng lựa chọn để liên lạc ở địa phương và quốc gia. Tuy nhiên, các nhóm nhanh chóng nhận thấy rằng Yammer sẽ không hoạt động tốt như một giải pháp quản lý tài liệu. Sau khi xác định nhu cầu về SharePoint Online, họ đã liên hệ với Business Cloud Integration để được trợ giúp.

Thử thách

Với nhu cầu kết nối nhân viên ở nhiều chi nhánh bằng một giải pháp quản lý tài liệu, thách thức chính của Adcock với giải pháp hiện tại của họ là truy cập và định vị các phiên bản tài liệu hiện tại, thay thế SAN để quản lý tài liệu cụ thể của chi nhánh và tự động hóa các quy trình kinh doanh cụ thể. Ngoài ra, công ty cần một giải pháp cho phép các kỹ sư của nhóm, những người hiện chưa được cấp phép sử dụng Office 365, truy cập thông tin dự án cài đặt cũng như các tài liệu dịch vụ và bảo trì.

Chiến lược

Adcock đã làm việc với Business Cloud Integration để thiết kế và triển khai giải pháp quản lý tài liệu mới. Tích hợp đám mây kinh doanh đã xây dựng cho Adcock một mạng nội bộ mới bằng cách sử dụng Casper365™ Nền tảng tự động hóa Office 365 và SharePoint.

Thiết kế kiến trúc - Business Cloud Integration đã thiết kế Mạng nội bộ bằng cách sử dụng các trang trung tâm hiện đại, các trang chi nhánh cụ thể và các bộ sưu tập trang làm việc riêng tư. Công việc dự án cần một cách tiếp cận theo khuôn mẫu cụ thể cũng như tính sẵn có của tài liệu cho các loại người dùng khác nhau. Ngoài ra, các dịch vụ và chức năng của nhóm được kiểm soát tập trung và cần một mô hình cấp phép đơn giản để ngăn chặn quyền truy cập vào các tài liệu bí mật. Chìa khóa của thiết kế là khả năng mở rộng với các nhánh mới được thiết kế để trở thành các trang web mẫu có thể triển khai lại nhằm cho phép nhóm mở rộng mà không cần phát triển thêm.

SharePoint trực tuyến – Họ đã xuất dữ liệu Yammer sang một tuyển tập trang web an toàn bằng PowerShell để nhóm nội bộ tiếp tục di chuyển đến các trang web thích hợp. SharePoint Các trang web hiện đại cung cấp các trang thân thiện và dễ sử dụng. Business Cloud Integration đã đồng tạo ra chúng với nhóm Adcock để sử dụng tốt nhất các tính năng của trang mà không phụ thuộc nhiều vào việc sao chép. Bộ sưu tập trang web SharePoint đã được sử dụng cho từng chi nhánh với các phần web SPFX tùy chỉnh được triển khai trong danh mục Ứng dụng và dịch vụ tự động hóa Casper365 được sử dụng để triển khai các trang web, nội dung và kiểu dáng của chi nhánh trong tương lai.

PowerApps – Nhóm đã phát triển một ứng dụng ốm đau và quay trở lại làm việc để quản lý sự tham dự của cả nhóm và cho phép báo cáo về điều đó. Điều này thay thế biểu mẫu pdf, đơn giản hóa quy trình báo cáo sự vắng mặt và tăng cường thông báo sớm về chúng để cho phép lập kế hoạch dự phòng.

Dòng chảy của Microsoft – Họ đã triển khai quy trình thông báo PowerApps phê duyệt và báo bệnh trong Microsoft Flow. Ngoài ra, Microsoft Flow còn được sử dụng để tự động hóa việc sắp xếp chính xác các tài liệu đến từ các kỹ sư bằng cách sử dụng hệ thống GreenTree ERP của nhóm, hệ thống này đã lưu tài liệu vào hệ thống tệp cục bộ bằng cách sử dụng quy ước đặt tên đã biết.

Kết quả

Adcock hiện có giải pháp Mạng nội bộ đầy đủ và họ đã thay thế ổ lưu trữ NAS bằng SharePoint Online. Thời gian CNTT trong việc quản lý ổ NAS đã giảm xuống, thông tin được định vị dễ dàng hơn và doanh nghiệp có thể vận hành và cộng tác tốt hơn bao giờ hết. Các kỹ sư hiện là người dùng được cấp phép, có thể truy cập các tài liệu cài đặt và bảo trì từ xa nếu cần.

Khi doanh nghiệp phát triển, các chi nhánh bổ sung có thể dễ dàng được thêm vào và nhóm nội bộ có thể triển khai các địa điểm dự án bằng cách sử dụng Casper365™ mà không cần sự can thiệp thêm từ quản trị viên hoặc nhóm phát triển SharePoint.