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Actualizaciones del proyecto
Guión
La comunicación efectiva de las actualizaciones del proyecto es crucial para mantener a las partes interesadas informadas, comprometidas y alineadas con el progreso del proyecto. A continuación se presenta un marco a considerar al comunicar actualizaciones del proyecto:
Defina su audiencia: Determine quiénes son sus principales partes interesadas. Esto podría incluir miembros del equipo, clientes, administración, inversores y cualquier otra parte relevante. Comprender a su audiencia ayuda a adaptar su comunicación a sus necesidades e intereses.
Frecuencia y consistencia: Establezca un cronograma regular para proporcionar actualizaciones. Ya sea semanal, quincenal o mensual, la coherencia es clave. Esto ayuda a las partes interesadas a anticipar cuándo esperar actualizaciones y reduce la incertidumbre.
Claridad y brevedad: Mantenga sus actualizaciones claras, concisas y centradas en la información más importante. Utilice un lenguaje sencillo y evite la jerga que pueda confundir a las partes interesadas sin conocimientos técnicos.
Resalte logros e hitos: Enfatice el progreso realizado desde la última actualización. Resalte las tareas completadas, los hitos alcanzados y cualquier avance positivo. Esto infunde una sensación de logro y mantiene a las partes interesadas motivadas.
Discuta los desafíos y riesgos: Sea transparente sobre cualquier desafío, obstáculo o riesgo que enfrente el proyecto. Esto demuestra honestidad y ayuda a las partes interesadas a comprender los posibles obstáculos que podrían afectar el cronograma o los resultados del proyecto.
Ayudas visuales: Incorpore elementos visuales como cuadros, gráficos o líneas de tiempo para hacer que la información compleja sea más digerible. Las ayudas visuales pueden transmitir rápidamente avances y tendencias.
Celebre los éxitos: No dude en celebrar los éxitos tanto pequeños como importantes. Reconoce los esfuerzos de tu equipo y reconoce los hitos alcanzados.
Narración: Enmarque sus actualizaciones en un formato narrativo que cuente la historia de la progresión del proyecto. La narración de historias puede involucrar emocionalmente a las partes interesadas y ayudarlas a conectarse con el recorrido del proyecto.
Configuración
Este tipo de campañas se realizan mejor como una sola campaña para todas las actualizaciones del proyecto durante todo el ciclo de vida del proyecto. Esto puede proporcionar los mejores resultados al comparar las métricas de sus mensajes a lo largo del tiempo.
Canales
- SharePoint: sitio del proyecto.
- SharePoint: Página de inicio (según proyecto).
- Canal Project Teams: actualizaciones sobre el proyecto para todos los que están en el proyecto.
- Correo electrónico: el grupo Microsoft 365 que incluye a todos los interesados en el proyecto.
- Viva Engage: Para comunidades asociadas al proyecto.
Objetivos de la campaña
- Aumente el conocimiento y la visibilidad de su proyecto entre su público objetivo mediante 50% en los próximos tres meses.
- Aumente la satisfacción y lealtad del cliente compartiendo testimonios positivos y estudios de casos de sus clientes existentes que se han beneficiado de su proyecto cada mes.
- Mejore las habilidades y conocimientos de gestión de proyectos documentando y analizando las lecciones aprendidas y las mejores prácticas de su proyecto cada trimestre.
Mensajes clave
Ideas o ejemplos de mensajes clave:
- Logros e hitos: Nos complace compartir que hemos logrado [hito específico] esta semana, lo que marca un importante paso adelante en el progreso del proyecto.
- Progreso de la actualización: Hemos logrado avances sustanciales en [tarea o fase], acercándonos a nuestro objetivo general del proyecto. El arduo trabajo de nuestro equipo está dando sus frutos.
- Desarrollos positivos: Nos complace informar que se ha producido [desarrollo positivo], contribuyendo positivamente a la trayectoria del proyecto y mejorando su potencial.
- Desafíos y soluciones: Si bien encontramos [desafío o problema], nuestro equipo implementó rápidamente [solución] para solucionarlo. Esto demuestra nuestra adaptabilidad y compromiso con la ejecución fluida del proyecto.
- Próximas prioridades: A medida que avancemos hacia la siguiente fase, nuestro enfoque cambiará hacia [las próximas prioridades]. Estamos ansiosos por aprovechar nuestro impulso y abordar estas tareas.
- Colaboración y trabajo en equipo: La sinergia dentro de nuestro equipo ha sido fundamental para lograr [hito]. Nuestros esfuerzos de colaboración continúan impulsando el éxito del proyecto.
- Plazos y plazos: Seguimos al día con nuestro cronograma y estamos cumpliendo con los plazos establecidos. Este progreso constante refleja nuestra dedicación a la entrega oportuna de proyectos.
- Cliente/impacto en el cliente: Nuestro progreso significa que nuestros clientes pueden esperar [beneficio o mejora], mejorando su experiencia y satisfacción.
- Hoja de ruta por delante: De cara al futuro, nuestra hoja de ruta incluye [próxima tarea], que tiene el potencial de dar forma significativa a la dirección del proyecto.
- Transparencia y honestidad: En aras de la transparencia, queremos compartir que estamos abordando [desafío o problema]. Nuestro compromiso con la comunicación abierta garantiza que afrontemos los contratiempos de frente.
- Reconocimiento y aprecio: Extendemos nuestro agradecimiento a los miembros del equipo que desempeñaron un papel fundamental para alcanzar [hito]. Tu dedicación y duro trabajo son muy valorados.
- Comentarios y participación: Agradecemos sus pensamientos y comentarios sobre nuestro progreso hasta el momento. Su opinión es vital a medida que continuamos perfeccionando nuestro enfoque.
- Innovación continua: En nuestra búsqueda de la excelencia, estamos explorando enfoques innovadores para [aspecto del proyecto], manteniéndonos a la vanguardia de las tendencias de la industria.
- Visión a largo plazo: Cada paso adelante nos acerca a hacer realidad nuestra visión a largo plazo para este proyecto. Estamos comprometidos a lograr nuestros objetivos generales.
- Emocionantes novedades: Prepárese para algunas actualizaciones interesantes en las próximas semanas. Estamos a punto de revelar [el adelanto del próximo desarrollo]. ¡Manténganse al tanto!
