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Elabore su estrategia

Objetivo: Selecciona los escenarios en los que Cowork se ganará la confianza desde el primer día.

• Presta atención a dónde el equipo pierde horas en tareas repetitivas, como la gestión del calendario, la preparación de reuniones, la investigación y la elaboración de planes. Las reuniones diarias y las reuniones individuales son el mejor momento para detectarlo.
• Establezcan la regla general del equipo sobre el trabajo colaborativo frente al chat: usar el chat para respuestas y borradores rápidos, y el trabajo colaborativo para el trabajo integral que abarca varias aplicaciones y periodos de tiempo.
• Seleccione dos o tres escenarios para comenzar con el lanzamiento. La limpieza del calendario es una excelente primera opción porque todos enfrentan el mismo desafío y pueden ver el valor de inmediato.

Implementar espacios de coworking

Objetivo: Incorpore al equipo a Cowork con el contexto necesario para que puedan usarlo con confianza.

• Enviar el anuncio de lanzamiento. Usar esta plantilla de correo electrónico Presentar Cowork y establecer expectativas. Enlazar con los escenarios iniciales y la comunidad de aprendizaje para fomentar la participación de los usuarios.
• Realiza una demostración en vivo. Recorre un flujo de trabajo completo de principio a fin, ya sea el Demostración de espacio de coworking o un escenario del trabajo del equipo.
• Organiza una sesión de trabajo para que los compañeros de equipo se familiaricen con el trabajo en equipo y recibe capacitación sobre... indicaciones efectivas, Responde preguntas en tu comunidad y ofrece asistencia técnica en tiempo real. Intenta que cada miembro del equipo complete una acción de Cowork aprobada antes de irse.

Generar entusiasmo

Objetivo: Pasar de la toma de conciencia al uso activo celebrando el trabajo terminado.

• Organiza un reto de coworking de dos semanas. Pide a cada miembro del equipo que delegue una tarea recurrente y evalúa el tiempo ahorrado y los resultados obtenidos.
• Destaca resultados reales en la reunión diaria o en un canal de equipo: un informe, una presentación o un memorando de investigación que un compañero de equipo haya utilizado realmente.
• Continúa entrenando en indicaciones efectivas. Una buena tarea de trabajo colaborativo define el objetivo, los insumos y cómo se ve el trabajo terminado. Comparte dos o tres indicaciones que el equipo pueda reutilizar.

Comparta los éxitos y recopile comentarios.

Objetivo: Convierta el uso inicial en una historia para compartir con los líderes y el equipo.

• Realiza un seguimiento de las señales importantes, como la finalización de tareas, las horas ahorradas en trabajos recurrentes y las ejecuciones programadas.
• Recopile dos o tres historias de éxito concretas. Sea específico sobre lo que funcionó bien: la tarea delegada, el tiempo ahorrado y qué cambió en la forma en que trabajaba el compañero de equipo. Para historias destacadas, utilice el plantilla para compartir con tu red en Viva Engage y LinkedIn.
• Envía una breve encuesta de opinión. Pregunta qué funciona bien, qué resulta confuso y qué les gustaría a los compañeros que Cowork implementara próximamente. Descarga nuestra plantilla de encuesta.

Unete a la communidad

Objetivo: Mantén el impulso conectándote con nuestras comunidades.

• Únete a la comunidad de campeones del Microsoft 365 para desarrollar tus habilidades y acceder a expertos del Microsoft. Conviértete en un campeón hoy.
• Únete a la comunidad Copilot en la comunidad tecnológica Microsoft para informarte sobre las actualizaciones del producto, hacer preguntas y encontrar respuestas. Suscríbete para recibir actualizaciones.
• Cada mes, compartan una lección aprendida con el equipo. El objetivo de estar conectados es mantener actualizado el plan de acción del equipo.

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• Delegar, no incitar: El chat de Copilot responde a una pregunta a la vez. Cowork pasa de una pregunta a un proyecto completo. Tú defines el resultado. Cowork te devuelve el trabajo terminado.
• Continuidad de la tarea: Cowork mantiene el contexto a lo largo de las etapas y sesiones, lo que permite trabajar en tareas que duran desde minutos hasta horas. Esto significa que los procesos de negocio de varias etapas, como las revisiones de cartera de clientes, la incorporación de nuevos clientes y la investigación de cuentas, se pueden gestionar de principio a fin, y no solo las partes individuales.
• Basado en tu trabajo real, no en resultados genéricos: Work IQ, la capa de inteligencia que personaliza Copilot para usted y su organización, basa cada tarea en los sistemas que su empresa ya utiliza, de modo que el trabajo refleje un contexto real.

• Complementos de socios: Cowork funciona con las herramientas que tus equipos ya utilizan, como monday.com, Miro y Harvey, para que puedan delegar tareas que van más allá de Microsoft 365.
• Seguridad y gobernanza: No hay nada nuevo que implementar. Cowork funciona con los controles Microsoft 365 que ya tienes, heredando tus permisos, etiquetas de sensibilidad y configuración de auditoría. Como actúa en tu nombre, previsualiza cada acción, la marca por nivel de riesgo y te permite pausarla o detenerla en cualquier momento.
• Precios: Una licencia Microsoft 365 Copilot es un requisito previo para Cowork. El uso de Cowork se paga con créditos Copilot, la moneda de pago por uso o prepago de Microsoft para la facturación basada en el uso de IA, cuyo uso es visible en los paneles de administración. Obtenga más información sobre Créditos Copilot.
• Varios modelos, adaptados a tu trabajo: Cowork Copilot utiliza Anthropic y GPT 5.5 de OpenAI. Cowork asigna a cada tarea el modelo más adecuado: Anthropic para trabajos con gran carga visual, como presentaciones de PowerPoint y gráficos, y OpenAI para redacción más compleja y documentos formateados, lo que garantiza los mejores resultados donde más se necesitan. Los usuarios pueden seleccionar una familia de modelos específica en el selector de modelos, o los administradores pueden configurar una para toda la organización.

• ¿Qué equipos tendrán acceso primero a Cowork? Colabora con tus administradores de TI y líderes de equipo para priorizar el acceso a los roles donde la IA ofrece el mayor retorno de la inversión: equipos legales, de ventas, ingeniería, atención al cliente e incorporación de nuevos empleados. El trabajo colaborativo ahorra tiempo en tareas repetitivas y de gran volumen. Empieza por ahí, mide el impacto y amplía el acceso según los resultados.
• Alineación de TI y seguridad: Cowork utiliza los controles Microsoft 365 existentes, pero sus equipos de TI y seguridad son los responsables de la configuración: quién tiene acceso, cómo se implementa la aplicación, qué complementos están permitidos y qué etiquetas de confidencialidad y configuraciones de auditoría se aplican. Defina estos aspectos antes de que Cowork se integre en los flujos de trabajo de su organización.
• El listón de la autonomía: Cowork es la experiencia Copilot más autónoma hasta la fecha. Vale la pena ser deliberado sobre dónde opera. Esta es una discusión natural para su Consejo de IA, El Consejo es el grupo de liderazgo multifuncional que alinea la adopción de la IA con las prioridades empresariales y establece pautas para su uso responsable. Puede decidir para qué categorías de trabajo es apropiado, qué pautas se aplican y cómo se mide su eficacia.
• Presupuesto y habilitación: El uso del espacio de coworking funciona con créditos Copilot. Esta es una decisión técnica y presupuestaria. Colabore con sus administradores de TI y Champions para activarlo para los usuarios adecuados. Trabaje con Finanzas y su equipo directivo para financiar los créditos que esos equipos necesitarán. Utilice este Estimador de espacios de coworking para clientes para ayudarte a calcular tu presupuesto.

1. Demostrar: Utiliza Cowork tú mismo. Elige un escenario, ejecútalo de principio a fin y comparte el resultado.
2. Dirigir: Seleccione entre uno y tres escenarios prioritarios para su organización y, a continuación, informe a su Consejo de IA sobre los motivos de estos escenarios y cómo se define el éxito. Algunos puntos de partida sólidos son la preparación del cliente, el embudo de ventas y la gestión de la bandeja de entrada y el calendario.
3. Reforzarse: Enviar el anuncio de lanzamiento a tu organización, incluyendo los escenarios prioritarios elegidos. Luego, conviértelo en una práctica habitual en tus reuniones de equipo: pregunta qué tareas se transfirieron a Cowork y menciona ejemplos concretos por su nombre.
4. Medida: Selecciona algunos indicadores sencillos para monitorizar, como cuántas personas usan Cowork y qué tareas delegan en la plataforma. Establece tu punto de referencia ahora y revísalo periódicamente para observar el crecimiento del uso. Vincula estos datos con los indicadores de éxito que haya definido tu Consejo de IA.

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La mayoría de los resultados en Cowork dependen de la claridad con la que definas tu solicitud. Una petición como “ordenar mi calendario” deja demasiado margen para la interpretación, por lo que Cowork tiene que adivinar lo que quieres, lo que influye en los resultados. Sé específico sobre cómo defines el éxito al hacer tu solicitud. Empieza con esta guía:

1. Resultado: Una frase que describa cómo se ve el resultado final.
2. Entradas: Las personas, archivos, sitios o rangos de tiempo específicos que debe utilizar la tarea.
3. Definición de hecho: El resultado concreto, por ejemplo, un correo electrónico enviado, un documento guardado en OneDrive, una reunión en el calendario.
4. Restricciones: Cosas que se deben evitar o respetar, por ejemplo, no contactar a los clientes, mantenerlo en una sola página, usar la plantilla del año fiscal 2027.
5. Alcance de la aprobación: Qué acciones desea revisar explícitamente el usuario, más allá de los puntos de control predeterminados.

Ejemplo, antes:

“Ayúdame a preparar mi reunión fuera de la oficina la semana que viene.”

Ejemplo, después:

“"Resultado: Un paquete informativo y un borrador del programa para la reunión fuera de la oficina que tendrá lugar el 12 de junio. Entradas: La invitación al evento externo, los tres textos de lectura previa que adjunté y los correos electrónicos de la lista de distribución del evento externo de las últimas dos semanas. Definición de hecho: Un documento de Word de una página guardado en mi carpeta externa OneDrive y un borrador de la agenda enviado por correo electrónico a mis subordinados directos para que me den su opinión. Restricciones: No se admiten asistentes externos. Alcance de la aprobación: Por defecto, revise el correo electrónico antes de enviarlo.”

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