Cliente
Grupo de sistemas de Yorktown
Cumbre 7 Sistemas
Summit 7 Systems (S7) es un Gold Partner de Microsoft y una empresa centrada en la nube que brinda apoyo a casi 100 contratistas federales. S7 ayuda a los contratistas a generar el máximo ROI de su inversión en Microsoft y proteger sus datos y los datos del gobierno.
Aprende másResumen
Yorktown Systems Group, Inc. (Yorktown) es una empresa de servicios profesionales con más de 750 empleados que brinda capacitación y educación, aprendizaje de idiomas y cultura, modelado y simulaciones, análisis de gestión, servicios administrativos y logística integrada para ayudar a organizaciones federales y civiles. Con sede en Huntsville, AL, la mayoría del personal de Yorktown está ubicado en el sitio con los clientes, lo que representó un desafío para fomentar la colaboración entre individuos y equipos dentro de la organización. Yorktown deseaba usar la plataforma Office 365 para brindar una mejor comunicación y colaboración entre equipos.
Desafío
Yorktown ejecutó la mayor parte de sus operaciones y administración de documentos dentro de un entorno local de SharePoint 2010. Este sistema de información no solo estaba limitado por el conjunto de capacidades, sino que el modelo local también complicaba la nueva estrategia de seguridad y cumplimiento de Yorktown. Después de años de departamentos dispares que crearon silos de información con diversos grados de control, la estructura de permisos de la organización era muy inconsistente y difícil de administrar. La estructura de contenido de Yorktown carecía de las mejores prácticas de la arquitectura moderna, y los empleados reportaron constantemente dificultades para encontrar documentos o información crítica de manera oportuna. Por último, parte del contenido de Yorktown residía en una granja de servidores alojada por un tercero y los equipos de TI internos no tenían acceso para la administración de back-end.
Estrategia
Summit 7 Systems trabajó en asociación con Yorktown para analizar y documentar el entorno de SharePoint 2010 de la organización para comprender cómo los usuarios usaban la plataforma para trabajar entre equipos. Summit 7 luego trabajó con las partes interesadas de Yorktown y los líderes de cada equipo dentro de la organización para comprender cómo estaban estructurando su contenido dentro de SharePoint 2010 y cómo esta estructura mejoraba o inhibía sus procesos comerciales existentes. Además, Summit 7 proporcionó un desglose detallado de la arquitectura de seguridad existente para el contenido dentro del entorno.
Usando estos datos, Summit 7 pudo crear un diseño de arquitectura de seguridad e información que representó todo el contenido dentro del entorno de SharePoint 2010 de Yorktown. Utilizando la experiencia moderna con SharePoint Online, el diseño de la arquitectura de la información proporcionó áreas para que los equipos corporativos publicaran contenido relevante, como anuncios de noticias, políticas, procedimientos, información de viaje y formularios de seguridad para la audiencia más amplia de Yorktown mediante sitios de comunicación. Los sitios de grupo se utilizaron para proporcionar a los equipos internos la capacidad de colaborar y compartir contenido relevante para su equipo de manera rápida y efectiva. Los sitios concentradores unieron el diseño general al proporcionar una estructura jerárquica para el contenido, y el uso de clasificaciones de sitios permitió una interpretación simple por parte de los usuarios finales del tipo de contenido que se almacena dentro de los sitios y grupos. Summit 7 implementó el diseño de Yorktown y las estructuras iniciales del sitio para cada sitio dentro del entorno utilizando diseños de sitios.
Con una sólida arquitectura de información diseñada e implementada, Summit 7 trabajó en estrecha colaboración con Yorktown IT para realizar migraciones de contenido en oleadas para permitir que el equipo de TI facilitara a los usuarios la interfaz moderna, comprendieran dónde estaba su contenido y cómo se podía acceder a él. Cuando un equipo o grupo de Yorktown migró su contenido de SharePoint 2010 a SharePoint Online, Summit 7 lo validaría con ellos y el departamento de TI de Yorktown trabajaría directamente con los usuarios finales para acostumbrarlos a su nueva forma de trabajar.
Para Yorktown, este enfoque fue muy exitoso y aseguró la adopción por parte de los usuarios en toda la organización. Summit 7 trabajó en estrecha colaboración con Yorktown para garantizar que los administradores de TI tuvieran un conocimiento profundo de la plataforma Office 365 y todas sus capacidades. Summit 7 brindó orientación a Yorktown IT, lo que les permitió trabajar en estrecha colaboración con los usuarios de toda la organización para superar los desafíos y promover aún más el uso de la plataforma. Al final, al trabajar en estrecha colaboración con Summit 7, el equipo de TI se ha convertido en una parte interesada integral en el éxito general de la plataforma dentro de Yorktown Systems Group.
La transición a Office 365 fue una gran mejora para nuestra colaboración corporativa; sin embargo, fue cuando modernizamos nuestra estructura de datos cuando realmente capitalizamos nuestro movimiento hacia la nube.
(Director de TI, Yorktown Systems Group, Inc)
Resultados
Con el apoyo de Summit 7, Yorktown estableció una plataforma de fácil acceso para mejorar la colaboración en equipo y la interacción del personal. Los datos de la organización se volvieron más accesibles para los usuarios a través de SharePoint Search y el uso de Microsoft Graph. Al identificar y consolidar a los usuarios en los Grupos de Office 365 en función de la estructura comercial y los equipos internos, los administradores de TI de Yorktown ahorraron tiempo al reducir la administración de la seguridad de los usuarios. Todo esto permitió que el personal de Yorktown manejara su negocio de manera más eficiente y sin problemas, al tiempo que brindaba a los líderes de Yorktown la confianza de que los datos corporativos están seguros.
