Yarra Valley Water habilita su fuerza de trabajo móvil con PowerApps y SharePoint Online

Resumen

Yarra Valley Water es la mayor de las tres corporaciones de agua de Melbourne, con sede en el este de Melbourne. Administran más de $4 mil millones en infraestructura y activos y emplean a casi 600 personas. Cada día, más de 1,9 millones de personas y 50.000 empresas dependen de sus servicios de agua y saneamiento.

La gran fuerza de trabajo móvil de Yarra Valley Water necesitaba una solución de seguridad móvil que el personal pudiera usar en el campo para realizar auditorías de seguridad e informes de incidentes oportunos, confiables y precisos. También necesitaban acceso a alertas e información de seguridad actualizada para tomar decisiones rápidas en el trabajo.

Engage Squared usó PowerApps para crear y lanzar una aplicación piloto en dos semanas. El éxito del piloto condujo a la creación de una solución completa, que ahora incluye la automatización diaria de las tareas de seguridad y la gestión y el archivo de informes, todo con tecnología de SharePoint Online, Microsoft Flow y PowerApps.

Desafío

La fuerza de trabajo móvil de Yarra Valley Water no contaba con las herramientas modernas que necesitaban para realizar importantes actividades de seguridad en el sitio; dependían de formularios en papel y correos electrónicos o llamadas a la oficina central. Las carpetas de papel llenas de importantes procedimientos de seguridad mantuvieron al personal informado sobre la forma correcta de completar una actividad de seguridad, pero el tiempo que llevó distribuir y actualizar la documentación dificultó mantener el cumplimiento de la seguridad.

Si bien Microsoft 365 ya se usaba para la colaboración en equipo con herramientas como SharePoint Online y Skype for Business, las aplicaciones comerciales existentes permanecían en entornos locales como SharePoint 2013. Los formularios de InfoPath se usaban para completar informes en la oficina y se almacenaban en listas de SharePoint 2013. , sin embargo, el intervalo de tiempo entre el incidente y la finalización del informe del formulario de InfoPath podría ser bastante largo.

Las herramientas y procesos existentes conducían a errores humanos, doble manejo de datos y pérdida de tiempo. Las evaluaciones de fatiga completadas en papel dieron como resultado una mala experiencia para los miembros del personal, así como informes inconsistentes de incidentes y peligros del campo. También fue un desafío comunicar rápidamente alertas de seguridad importantes a su fuerza laboral, ya que los correos electrónicos podrían perderse en las bandejas de entrada del personal.

Estos desafíos crearon una oportunidad para que Yarra Valley Water revisara y simplificara los procesos de seguridad existentes. Sabían que necesitaban una plataforma que permitiera un rápido desarrollo y distribución móvil a su fuerza laboral, no solo para escenarios de seguridad, sino también para otros casos comerciales. Lo que no sabían es qué plataforma soportaría mejor esto. Antes de ponerse en contacto con Engage Squared, Yarra Valley Water había pasado un año y medio buscando soluciones, pero aún no se había decidido por un plan a seguir.

 

Estrategia

Yarra Valley Water buscó lograr dos objetivos principales:

• Determine qué plataforma les permitiría desarrollar rápidamente soluciones móviles que podrían distribuir fácilmente a su fuerza laboral.
• Cree una aplicación de seguridad móvil que brinde una experiencia de usuario final de calidad, mantenga a su fuerza laboral informada diariamente y proporcione informes a lo largo del tiempo.

Engage Squared trabajó con Yarra Valley Water para llevar a cabo talleres que presentaban al personal las capacidades de PowerApps, desde el diseño de la interfaz de usuario, la lectura y escritura hasta las ubicaciones de almacenamiento de datos y la gestión del ciclo de vida de las aplicaciones. Se eligieron tres actividades de seguridad para integrarlas en una aplicación piloto: comprobaciones de seguridad previas al trabajo, acceso a la documentación de procedimientos de seguridad y acceso a importantes alertas de seguridad.

En dos semanas, la aplicación se creó, probó e implementó en un grupo piloto. Los comentarios positivos del grupo piloto le dieron a Yarra Valley Water la confianza de que PowerApps era la plataforma adecuada para sus necesidades, ya que podían probar y validar rápidamente sus requisitos. Comenzó la creación de la solución completa.

PowerApp proporciona alertas en tiempo real, puntuación de evaluación de fatiga automatizada que da como resultado acciones de seguimiento obligatorias, informes de peligros e incidentes, una biblioteca de procedimientos de trabajo seguros en la aplicación y una auditoría de seguridad previa al trabajo con instrucciones dinámicas. El personal puede usar su teléfono para tomar fotos mientras completan informes sin tener que escribir correos electrónicos separados y buscar archivos adjuntos, mientras que su GPS registra la ubicación de cualquier problema. Esto significa que la oficina principal puede ver instantáneamente las fotos y dónde se tomaron, sin necesidad de enviar a alguien para revisar los detalles más adelante.

Microsoft Flow se conecta a actividades dentro de SharePoint. Cuando se crea un nuevo informe de seguridad, peligro o incidente, Flow verifica una lista de SharePoint y luego envía un correo electrónico para notificar al equipo correcto para que actúe sobre el envío. Si se tomaron fotos, se adjuntan automáticamente al correo electrónico para garantizar que el equipo pueda ver la información lo más rápido posible.

Mientras tanto, todos los datos se almacenan en listas de SharePoint Online, lo que permite al equipo de seguridad crear informes en Excel y Power BI. El equipo de seguridad crea fácilmente las alertas de seguridad en la aplicación en una lista, lo que reduce el tiempo necesario para enviar un mensaje sensible al tiempo y proporciona una interfaz de usuario consistente en la aplicación para los usuarios. Esto significa que el equipo de seguridad puede estar en cualquier lugar mientras crea y analiza los datos, sin necesidad de usar escritorios virtuales para acceder a su entorno local de SharePoint 2013.

Resultados

El resultado final es una aplicación de seguridad móvil de producción que mejora drásticamente los procesos de seguridad y el cumplimiento, así como una plataforma estratégica para ofrecer futuras soluciones de aplicaciones comerciales.

Con la nueva aplicación, los procedimientos de seguridad se completan más rápido y de manera más consistente, los gastos generales de cumplimiento se reducen drásticamente, la organización ha obtenido mejores informes de índice de seguridad y cumplimiento, datos de seguridad más consistentes y análisis más profundos en torno a sus procedimientos de seguridad.