El gigante de la publicidad mejora la productividad y la satisfacción de los empleados con una solución de colaboración en la nube

Resumen

El gigante mundial de la publicidad Wavemaker tiene su sede en Londres, Inglaterra, y cuenta con 138 oficinas en 90 países. Para ayudar a los empleados a comunicarse y trabajar de manera eficiente a escala global, la empresa instituyó nuevas formas de trabajar con Microsoft Office 365. Wavemaker ha visto beneficios en términos de productividad, seguridad, movilidad y satisfacción de los empleados. La empresa cree que los empleados felices son más creativos y productivos, por lo que le complace ver lo entusiasmados que están con las nuevas herramientas y procesos disponibles para ellos.

Formado a partir de la fusión de dos exitosas empresas de publicidad, MEC y Mexus, los empleados de Wavemaker experimentaron una serie de desafíos comerciales que surgieron de la fusión de dos infraestructuras de TI. En busca de una solución que permitiera una mejor colaboración y el intercambio de conocimientos en toda la empresa, Wavemaker buscó ayuda en el socio de confianza de Microsoft, AddIn365.

Desafío

Wavemaker se formó a partir de la fusión de dos exitosas empresas de publicidad, MEC y Maxus, y hubo desafíos que surgieron de la fusión de dos infraestructuras de TI. Gran parte de la comunicación de la empresa se realizaba por correo electrónico, y esto era ineficiente: los archivos iban y venían como archivos adjuntos y varias versiones podían confundirse. Localizar y acceder a los archivos también podría ser difícil. “Cada empresa tenía su propio sistema de almacenamiento de archivos”, explica Lily McCann, directora de datos y tecnología de Wavemaker. “Entonces, para abrir un archivo y mirarlo, primero necesitaba encontrarlo y luego obtener permisos para acceder a él. Fue realmente ineficiente”.

Wavemaker tenía acceso a Microsoft Office 365 a través de su empresa matriz, Group M, la rama de gestión de inversiones en medios globales de WPP, líder mundial en servicios de publicidad y marketing. Wavemaker vio un gran potencial en Microsoft OneDrive for Business, SharePoint Online y Teams para ayudar a establecer nuevas metodologías de trabajo. “Decidimos mover todo a la nube”, dice Kaganovsky. “Nos da un nivel de agilidad que no teníamos antes. Si queremos transferir un archivo de 100 megabytes, simplemente lo ponemos en OneDrive; no usamos memorias USB o, peor aún, usamos métodos de transferencia de archivos gratuitos no seguros en Internet”.

La empresa también quería hacer que el trabajo fuera más gratificante para sus empleados liberándolos de tareas tediosas y dándoles más tiempo para concentrarse en las cosas que los entusiasman para ir a trabajar todos los días. “En la forma antigua de trabajar, redactaba un documento y luego lo enviaba por correo electrónico a todas las partes interesadas”, dice Kaganovsky. “Luego, todos hacían ediciones, guardaban una copia local y la devolvían por correo electrónico. Luego, tendría que tomar todas esas versiones, combinarlas y enviarlas nuevamente. Eso es solo una aburrida pérdida de tiempo. ¿Qué pasaría si hubiera una forma en que todos pudieran colaborar simultáneamente en una sola versión de un documento?

Estrategia

Wavemaker vio a Office 365 como un conjunto de herramientas bien integrado que facilitaría a los empleados realizar sus tareas diarias. Para brindarles a los empleados un punto de entrada fácil y directo a la suite de Office 365, la empresa implementó AddIn Work Hub de Microsoft Partner AddIn365. Work Hub brinda a cada empleado un portal personalizado para todas las aplicaciones de Office 365, además de la plataforma de comunicación interna de la empresa. “Work Hub es como su propia puerta a todas las distintas salas de Office 365 que hemos estado usando”, dice Anastasia Donchenko, directora de transformación empresarial de Wavemaker. “Nadie necesita recordar dónde está una aplicación o cómo llegar allí”.

En Wavemaker, es esencial que todos los empleados tengan fácil acceso a los archivos que necesitan, cuando los necesitan, ya sea contenido creativo para la campaña publicitaria de un cliente o un archivo comercial para operaciones internas. Wavemaker descubrió que OneDrive ha sido una excelente solución para habilitar ese acceso y hacerlo de manera altamente segura. Los empleados incorporados pueden guardar y acceder a archivos usando OneDrive desde cualquier dispositivo, incluso cuando no están conectados a la intranet, usando el cliente de sincronización para el sistema operativo Windows o Macintosh.

Como resultado, los empleados incorporados pueden pasar más tiempo en los sitios de los clientes y seguir accediendo a todo su contenido. “Hubo un día que estaba en la oficina de un cliente y nuestro director financiero me envió un correo electrónico para decirme que no podía encontrar un contrato importante”, dice Caroline Tran, socia sénior de Wavemaker. “Lo había guardado usando OneDrive, así que pude iniciar sesión y reenviárselo. Salvó el día y lo hizo lucir bien porque pude entregárselo de manera rápida y fácil”.

El 100 % de los empleados incorporados ya utilizan OneDrive y Teams, lo que significa que ya no enviarán archivos adjuntos por correo electrónico ni arriesgarán la productividad debido a problemas de control de versiones. “Uno de los indicadores clave de rendimiento que observo es el tiempo que las personas ya no dedican a abrir archivos adjuntos, guardarlos, volver a guardarlos y volver a enviarlos”, dice McCann. “Calculo que puede llevar unos 20 minutos al día, y espero que eso mejore a medida que todos se acostumbren a las nuevas herramientas. Puedo ver a todos los empleados ahorrando medio día cada semana a través de herramientas de comunicación más eficientes. Para mí, ese es un objetivo muy alcanzable”.

Los equipos de Wavemaker también usan sitios de comunicación de SharePoint para publicar contenido para que los equipos comerciales lo utilicen como material de referencia en su trabajo. También establecieron un sitio de comunicación seguro donde pueden brindarles a los clientes actualizaciones constantes del proyecto, en lugar de hacerlos esperar un correo electrónico de resumen al final de la semana. También pueden usar los sitios para controlar la distribución y seguridad de la información del proyecto.

“Los equipos individuales también pueden usar Teams para compartir el trabajo con el cliente que aún no están listos para compartir con todo el departamento”, dice McCann. Los sitios nos permiten ver si un archivo se abrió o no, y nos dan mucha más propiedad y control en términos de lo que compartimos”.

Resultados

Wavemaker comenzó la transición a Office 365 en noviembre de 2017 con un programa piloto de metodología de incorporación de AddIn Work Hub y AddIn365 en un mercado del Reino Unido con tres equipos de publicidad. Después de una implementación exitosa, las estrategias y el software se implementaron en ocho mercados más de la empresa que representan el 80 por ciento de los ingresos de la empresa. Wavemaker ahora ha incorporado al 50 por ciento de sus empleados totales, es decir, más de 3500 personas en solo seis meses, y planea completar la implementación para fines de 2018.

A través de las eficiencias obtenidas con Office 365, los empleados incorporados de Wavemaker tienen más flexibilidad y una mejor experiencia laboral. “Queremos que nuestra gente tenga un buen equilibrio entre el trabajo y la vida”, dice Kaganovsky. “Este proyecto nos brinda la flexibilidad, y Office 365 permite la movilidad, para que puedan encontrar ese equilibrio. Las personas ahora pueden trabajar desde casa, una cafetería, una galería de arte o donde quieran estar. No podían hacer eso antes, y les ayuda a ser más creativos”.

Lea el estudio de caso completo