El servicio de salud en el hogar crea un flujo de trabajo más saludable para mejorar la atención al paciente

Resumen

Visiting Nurse Service & Hospice of Suffolk (VNSHS) sirve a su comunidad en Nueva York con atención médica compasiva en el hogar. Los miembros del personal atienden a muchos pacientes en el campo, y la organización sin fines de lucro necesitaba una forma digital de realizar un seguimiento de los procesos, comunicarse entre los proveedores de atención y mejorar la movilidad del personal. VNSHS adoptó Microsoft Flow y Office 365 para automatizar sus flujos de trabajo y estandarizar la forma en que su personal de primera línea recibe notificaciones. Liberadas del papeleo y los viajes adicionales, las enfermeras ahora pueden pasar más tiempo con los pacientes y garantizar una atención constante y de alta calidad.

Desafío

Identificar los desafíos de la atención médica domiciliaria consistente

Los hospitales no son el único lugar donde los pacientes necesitan atención médica o donde los médicos dedican muchas horas y un trato sincero. Visiting Nurse Service & Hospice of Suffolk (VNSHS) envía a su personal de primera línea, como enfermeras calificadas, fisioterapeutas y terapeutas ocupacionales para cuidar a los pacientes en sus hogares. Con sede en Northport, Nueva York, la organización sin fines de lucro también brinda atención de hospicio para controlar el dolor de los pacientes y garantizar su comodidad al final de la vida.

Esos son trabajos importantes, y no siempre fáciles. Además de esas responsabilidades, las enfermeras de VNSHS y otro personal tienen que rastrear una cantidad asombrosa de datos en el transcurso de 90,000 visitas a 3,000 pacientes de atención domiciliaria y 600 pacientes de cuidados paliativos cada año.

El personal de primera línea tuvo que completar todos los informes de admisiones e incidentes en papel, llevar físicamente los documentos a la oficina y luego regresar al campo. “Llevar el papeleo a la oficina tomó mucho tiempo y las cosas se podían perder. Dado que no teníamos un registro digital consistente de nuestros procesos, se perdían pasos”, dice Alvin Ledwidge, especialista en sistemas en el Servicio de Enfermería Visitante y Hospicio de Suffolk.

Cuando el personal admitía a un paciente o presentaba un informe, tenía que agregar manualmente los nombres de todos los empleados pertinentes a un correo electrónico para notificar a todos. A veces, un miembro del personal puede quedar fuera. “Con nuestro sistema anterior, las cosas podían pasar desapercibidas, como que un terapeuta o trabajador social no recibiera una notificación y no asistiera a una cita”, dice Ledwidge. “Los pacientes y sus familias expresan con razón mucha emoción por las citas perdidas. Necesitábamos una manera de cumplir de manera más consistente con nuestro compromiso de brindar la atención excepcional que merecen nuestros pacientes”.

Estrategia

Centralización de datos y conexión con el personal adecuado

VNSHS quería digitalizar sus procesos y asegurarse de que el personal pertinente estuviera incluido en el plan de atención de cada paciente desde el principio. En julio de 2017, la organización decidió utilizar Flujo de Microsoft para crear flujos de trabajo automatizados. Al mismo tiempo, VNSHS adoptó Microsoft Office 365 y conectó Microsoft Flow a Microsoft SharePoint Online. Ahora, para los informes de incidentes, las admisiones y el control remoto de los signos vitales de los pacientes, VNSHS utiliza 12 flujos específicos que creó para sus procesos comerciales y clínicos más importantes.

Ledwidge y su equipo crearon listas de SharePoint con el personal, el grupo y los administradores adecuados para servicios específicos. Los empleados completan formularios de flujo de trabajo en Formularios de Microsoft o PowerApps, que se conectan a las listas de SharePoint y Microsoft Flow. “Al usar Microsoft Flow, hemos hecho que los procesos para el personal de primera línea sean mucho más rápidos. Se preocupan menos por quién está en el correo electrónico: simplemente completan un formulario de flujo de trabajo y saben que el personal y los supervisores adecuados se incluirán automáticamente”.

Anteriormente, el personal tenía que actualizar las notas del registro médico electrónico, pero no se notificaba al siguiente personal en el proceso de atención hasta que se completaba la actualización, lo que podía demorar dos o tres días. “Ahora, con Microsoft Flow, cuando nuestro personal de primera línea comienza a completar un formulario de PowerApps, notifica a los demás qué tipo de servicio necesita el paciente a continuación”, dice Ledwidge. “De esa manera, el personal puede priorizar y planificar en consecuencia, lo que reduce el estrés, las dificultades de última hora y el riesgo de citas perdidas”.

Resultados

Disminución del tiempo administrativo, mejora de la atención al paciente

Los 250 miembros del personal tienen acceso a Microsoft Flow, incluidos los 180 empleados de primera línea que usan la herramienta en iPads. Por cada admisión, el personal ahorra de 15 a 20 minutos de papeleo. El personal aprecia que ahora pueden tomar notas en tiempo real, saber que los miembros correctos del personal están actualizados y evitar tener que ir y venir entre la oficina y los hogares de los pacientes.

“Microsoft Flow es el pegamento que mantiene todo unido”, concluye Ledwidge. “Antes, perdíamos un tiempo valioso conduciendo documentos a la oficina y tratando de comunicar el plan de atención. Ahora el personal dedica menos tiempo al papeleo y más tiempo al cuidado de los pacientes”.

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