Resumen
Para esta agencia del gobierno federal de los EE. UU., la gestión de registros e información (RIM) es una parte integral del trabajo diario. Deben cumplir con los memorandos y directivas para la clasificación y retención de registros. Esto es en parte para permitirles responder al flujo constante de solicitudes de la Ley de Libertad de Información (FOIA) que reciben muchas agencias federales. Cuando se recibe una solicitud de FOIA, la agencia debe poder producir todos los registros relacionados con el problema en cuestión. Muchos de estos son registros de correo electrónico. Para facilitar el control y el acceso a la información en expansión, la agencia buscó en NEOSTEK y Colligo una solución que automatizara el movimiento de los archivos a su repositorio de SharePoint.
Desafío
Para la Agencia, las prácticas de RIM para garantizar el cumplimiento de la M-12-18 y la capacidad de responder a las solicitudes de la FOIA implicaban procesos complicados que eran una carga para los empleados individuales. Se encargó a los empleados que configuraran carpetas específicas en sus bandejas de entrada de archivos en las que almacenaban registros, incrustados en archivos PST de Outlook. Este enfoque hizo que la respuesta a las solicitudes de la FOIA fuera problemática y propensa a errores por varias razones:
- Procesos manuales que consumen mucho tiempo
- Problemas de localización cuando las personas estaban fuera de la oficina
- Falta de metadatos de correo electrónico
- Información dispersa
- Falta de confianza pública
Estrategia
Para cumplir con los requisitos de M-12-18, la Agencia trabajó con NEOSTEK para identificar e implementar una solución de administración de registros de extremo a extremo que automatizó el proceso de conversión de correos electrónicos en registros de SharePoint con capacidad de búsqueda. Esta solución no solo haría que la Agencia cumpliera, sino que también agilizaría muchos de los procesos involucrados en completar las solicitudes de FOIA.
La agencia le encargó a Colligo que ideara la solución para insertar automáticamente el correo electrónico en SharePoint como registros. Colligo implementó su Colligo Email Manager, un complemento de Outlook que integró a la perfección SharePoint con Outlook dentro de la interfaz nativa de Outlook. No fue necesario cambiar los procesos de gestión de registros subyacentes y no se requirió una capacitación extensa. Esto permitió a Colligo implementar su solución Email Manager rápidamente. Con Email Manager, los empleados pudieron acostumbrarse de inmediato. La solución hizo posible que los empleados vean los registros de SharePoint desde la interfaz familiar de Outlook.
Resultados
Desde la implementación de la nueva solución, la Agencia ha reducido drásticamente el tiempo necesario para responder a las solicitudes de FOIA, así como el costo asociado de la ineficiencia. Además, la Agencia mejoró sus prácticas de gestión de registros de acuerdo con el modelo de madurez federal, impulsó el cumplimiento, logró la adopción de 100% por parte de los usuarios y mejoró la colaboración entre los empleados.
Ahorro de tiempo y costes
Anteriormente, las solicitudes complejas de FOIA podían involucrar a 40 o más empleados, cada uno de los cuales dedicaba de 3 a 5 horas para encontrar información. Ahora, esta búsqueda puede ser realizada por una sola persona en menos de una hora. A razón de $150/hora por cuatro horas por empleado, esto representa un ahorro de $23,850 por cada solicitud compleja. Cada año, la Agencia recibe más de 175 solicitudes complejas, lo que representa un ahorro de más de $4 millones por año. La adopción de los empleados alcanzó 100% en poco tiempo, lo que permitió a la agencia lograr otra eficiencia como resultado de la solución de Colligo.
Prácticas superiores de gestión de registros
La implementación de Colligo Email Manager ha mejorado muchos procesos de gestión de registros. Los registros de correo electrónico ya no se duplican, ya que el sistema marca los correos electrónicos que ya ha guardado otro usuario. Los registros se etiquetan con metadatos enriquecidos que permiten una mayor búsqueda. Los programas de retención se automatizan en función de la clasificación de registros en el momento en que se capturan. Con Email Manager, los empleados simplemente arrastran y sueltan los correos electrónicos que califican como registros en una carpeta compartida de SharePoint. Este mismo proceso también se puede usar para archivos que no son de correo electrónico arrastrados al panel de navegación de Outlook. Los empleados pueden mantener el cumplimiento de todos los memorandos y directivas aplicables con procesos optimizados y una mejor funcionalidad de búsqueda.
Ganancias del modelo de madurez NARA
NEOSTEK y Colligo Email Manager se aseguraron de que la agencia cumplía con los criterios de éxito definidos por el Modelo de madurez del programa federal RIM4, que es la herramienta analítica de todo el gobierno diseñada por NARA para evaluar la eficacia del programa de gestión de registros de una agencia. Con Colligo Email Manager, NEOSTEK ha apoyado a la Agencia en su búsqueda del más alto nivel de madurez (Nivel 4—“Embedded”), alcanzado mediante la incorporación e integración de la solución de correo electrónico dentro de la Agencia.
