USC mitiga los riesgos de cumplimiento con Office 365 y AvePoint

Resumen

La Universidad de Sunshine Coast (USC) es una de las 150 mejores universidades jóvenes del mundo y los estudiantes la clasifican como una de las mejores universidades de Australia por la calidad de la enseñanza y la experiencia general de los estudiantes. Con la ayuda de AvePoint, USC migró a Office 365 y SharePoint. En el proceso, la Universidad redujo el riesgo de cumplimiento y creó una experiencia de usuario perfecta con Office 365 y SharePoint.

Desafío

USC, usuario de DocAve desde hace mucho tiempo, migró a Office 365 y necesitaba un nuevo conjunto de soluciones para administrar SharePoint. Como universidad pública con 1500 usuarios únicos de SharePoint, la USC necesitaba un entorno que brindara una experiencia de usuario perfecta para permitir que su personal aprovisionara sitios de colaboración basados en plantillas aprobadas existentes para proyectos y comités. También querían un mayor control sobre su entorno, así como una solución de copia de seguridad y recuperación.

Específicamente, una solución que podría habilitar la administración centralizada de SharePoint en múltiples niveles, junto con un centro de informes para búsquedas de seguridad e informes de auditoría. Para cumplir con este requisito, buscaban una herramienta que pudiera facilitar la distribución de informes de métricas de SharePoint a una amplia variedad de unidades comerciales, incluidas TI, administración del conocimiento, legal y más.

Finalmente, USC necesitaba una herramienta de respaldo y recuperación para los 302 GB de datos en su entorno de SharePoint que pudiera restaurar elementos granulares como las propiedades de una lista de SharePoint.

Estrategia

Después de haber usado AvePoint para su entorno local de SharePoint, USC descubrió que usar las soluciones en la nube de AvePoint, incluidas AvePoint Cloud Backup y AvePoint Cloud Governance, era una obviedad.

“AvePoint era el líder del mercado, realmente no había muchos productos comparables en el momento en que estábamos revisando nuestras opciones”, dijo Joshua Burne, Gerente de Arquitectura y Soluciones de TI de la USC.

USC ha estado utilizando AvePoint Cloud Governance para ayudar a sus usuarios finales a autoaprovisionarse de sitios de SharePoint. Después de implementar AvePoint Cloud Governance, ahora pueden reducir el riesgo y mejorar el cumplimiento de la retención de datos de SharePoint Online. La universidad ahora puede asegurar la colaboración y capacitar a los usuarios, lo que permite controles de cumplimiento estrictos y una gestión general del ciclo de vida de los documentos. Además, las soluciones de AvePoint pueden ayudar a la universidad a reducir el tiempo de gestión de copias de seguridad y restauración de elementos granulares, como las propiedades de una lista de SharePoint.

“Tenemos una serie de plantillas basadas en casos de uso comercial particulares. Usamos Cloud Governance para generar un cuestionario para nuestro personal que automatiza el aprovisionamiento técnico de los sitios y la configuración de seguridad asociada”, dijo Joshua. “La configuración ayuda a garantizar que la información no se comparta accidentalmente con el exterior de nuestra organización si no es apropiado”.

Resultados

Con los productos AvePoint, USC puede proporcionar un entorno de colaboración para su personal. Con nuevas funciones de informes e informes de auditoría, USC ahora puede reducir los riesgos de cumplimiento para su organización, al tiempo que ofrece a su personal una experiencia de usuario perfecta. La solución permite a los usuarios finales de la Universidad autoaprovisionarse de sitios de SharePoint en la política. Además, USC redujo el tiempo de administración de las copias de seguridad y puede restaurar elementos granulares, como las propiedades de una lista de SharePoint.

En un futuro cercano, USC espera aprovechar Cloud Governance cuando implemente Microsoft Teams, que considera que es una gran parte de su colaboración en el futuro.

Lea el estudio de caso completo