United Church of Canada conecta a su comunidad con Office 365, SharePoint, Dynamics 365 y Protiviti

Resumen

La Iglesia Unida de Canadá es una organización presbiteriana y metodista que une a cuatro iglesias en Canadá. La Iglesia sirve a más de 3000 comunidades de fe y 8000 ministros (tanto activos como jubilados) en todo el país. Después de depender de una combinación de sistemas heredados desconectados, la Iglesia Unida de Canadá estaba lista para implementar una plataforma unificada moderna para administrar mejor las operaciones de la iglesia y ofrecer servicios digitales.

Desafío

La Iglesia Unida de Canadá utilizó varios sistemas locales y bases de datos heredadas que estaban aisladas entre sí. Debido a la falta de conexión entre los sistemas, el personal de TI, finanzas, nacional y de operaciones de la Iglesia a menudo lidiaba con silos de información, lo que dificultaba servir de manera efectiva a los ministros y las comunidades de la Iglesia. Por ejemplo, para actualizar su información de contacto, los ministros debían enviar documentos físicos a la Iglesia y un miembro del personal de la Iglesia era responsable de actualizar esa información de contacto en todos los sistemas.

La Iglesia Unida de Canadá quería tener la capacidad de actualizar la información en todo el sistema con facilidad y proporcionar a sus ministros y comunidades formas de colaborar con la Iglesia en línea y a través de plataformas móviles.

Estrategia

La Iglesia Unida de Canadá trabajó con Protiviti en un compromiso de hoja de ruta de 3 meses para transformar y modernizar la gestión de las operaciones de la iglesia y las ofertas de servicios digitales. Como parte de este proyecto, los equipos de toda la organización nacional trabajaron con Protiviti para discutir sus puntos débiles, los sistemas heredados y existentes y los casos de uso clave para una nueva plataforma moderna.

Armados con una hoja de ruta y recomendaciones para una nueva plataforma digital, la Iglesia y Protiviti comenzaron a evaluar soluciones alojadas en la nube con acceso móvil, centros de datos canadienses, capacidad de automatización y capacidades modernas de página web. Después de evaluar sus opciones, la Iglesia eligió construir su nueva plataforma con las soluciones en la nube de Microsoft, incluidos SharePoint, Dynamics 365, Teams, Forms, Flow, PowerApps y Power BI, y aprovechar los precios para organizaciones sin fines de lucro de Microsoft.

Protiviti usó Microsoft SharePoint y las páginas modernas de SharePoint para brindarles a los ministros y comunidades de fe experiencias únicas de portal de autoservicio que permiten la movilidad y aumentan el compromiso con el personal ministerial en todo el país. Microsoft Teams se utiliza para proporcionar herramientas de colaboración administradas y espacios de trabajo en línea a más de 50 comités de iglesias. Además, la Iglesia usa Microsoft PowerApps y Flow para capturar datos de manera más eficiente y precisa, y para ganar eficiencia a través de la automatización de procesos comerciales. Completando esta solución moderna, Protiviti migró la administración de datos de contacto de la Iglesia a Microsoft Dynamics 365, que ahora sirve como el sistema de registro de la organización para toda la información de contacto de la iglesia. También se usaron Microsoft SharePoint y las páginas modernas de SharePoint para proporcionar al personal de la Iglesia en la oficina nacional y en las oficinas del consejo regional una nueva intranet organizacional, lo que permitió una mejor colaboración en toda la organización.

Resultados

Con la implementación del nuevo sistema, la Iglesia Unida de Canadá ahora puede acceder más fácilmente a sus sistemas desde cualquier lugar (en el sitio, en línea o en un dispositivo móvil) y tener acceso a información precisa y actualizada para ministros y comunidades de fe. La Iglesia está utilizando la nueva plataforma moderna para aumentar la colaboración en todo el país a medida que los portales y las herramientas de comunicación conectan a los ministros y miembros de las comunidades de fe de la Iglesia. Se espera que el impacto sea alto para las comunidades rurales y para los miembros más jóvenes de la Iglesia que ahora podrán conectarse al contenido de la Iglesia con un dispositivo móvil.

Además, el equipo de TI de la Iglesia está aprovechando la integración de la solución de Microsoft Office 365 y la plataforma Azure. Están emocionados de dedicar menos tiempo a mantener y actualizar los servidores locales, porque podrán expandir o crear nuevas bases de datos sobre la marcha y en la nube.