Proventeq ayuda al Departamento de Educación del Reino Unido a reducir costos y lograr una búsqueda inteligente al migrar a SharePoint

Resumen

El Departamento de Educación del Reino Unido (DfE) es responsable de los servicios y la educación de los niños, incluidos los primeros años, las escuelas, la política de educación superior y superior, los aprendizajes y las habilidades más amplias en Inglaterra.

DfE utilizaba ECHO, una instancia personalizada de EDRMS de Meridio como almacenamiento principal de documentos y metadatos para su sistema de correspondencia pública, que ha estado en funcionamiento desde 2004 y almacenó más de 7 millones de documentos. ECHO era complejo y costoso de administrar, y había dejado contenido difícil de navegar, gobernar y distribuir a las partes interesadas tanto internas como externas.

El DfE también tenía más de 700.000 imágenes escaneadas que requerían conversión y clasificación de texto completo. La falta de versiones digitales de búsqueda de estos elementos había provocado una brecha en la integridad de la cartera de contenido digital disponible del departamento.

El DfE decidió migrar su contenido a SharePoint para:

• Reducir el costo total de propiedad de la gestión de la información
• Logre una búsqueda inteligente de documentos e imágenes impresos
• Habilite una experiencia perfecta para los usuarios existentes de Office 365 del departamento.

Desafío

El sistema de administración de contenido empresarial Meridio altamente personalizado de DfE requirió un análisis profundo e ingeniería inversa por parte del equipo de Proventeq para garantizar que el diseño de la migración encapsulara el alcance del proyecto y cumpliera con todos los requisitos específicos de la organización. Los desafíos encontrados incluyen los siguientes:

• Plataforma heredada compleja: La aplicación de dominio específico de DfE, totalmente personalizada, requería ingeniería inversa debido a la falta de experiencia interna en la administración de la plataforma.
• Metadatos de origen inconsistentes: Los tipos de archivos y las extensiones se almacenaron incorrectamente, lo que requirió una inspección profunda de los archivos para determinar los tipos de archivos correctos antes de la migración a SharePoint.
• Conversión de texto completo de escaneos de imágenes: Más de 700 000 imágenes escaneadas necesitaban reconocimiento óptico de caracteres y extracción de texto completo antes de la migración a SharePoint.
• Umbrales del sistema de destino: Era necesario derivar una nueva estructura de los metadatos del contenido de origen para cumplir con los umbrales técnicos de SharePoint.
• Alto volumen de contenido: Con más de 7 millones de elementos de contenido almacenados en la plataforma ECHO existente, DfE requería una migración de fidelidad completa de todo el contenido a SharePoint.

Estrategia

Para superar los desafíos presentados por la transición de la instancia Meridio personalizada de DfE a SharePoint, Proventeq ejecutó un plan de proyecto de transformación y migración de contenido de cinco etapas personalizado.

Descubrimiento y análisis. El equipo utilizó las ricas capacidades de descubrimiento y análisis de Migration Accelerator para determinar el verdadero volumen y distribución del contenido de DfE. Durante esta fase, identificaron y abordaron muchas inconsistencias en el contenido de origen y los metadatos asociados.

Optimización de la arquitectura de la información. Proventeq realizó un análisis en profundidad de la estructura de archivos y el esquema de metadatos de ECHO Meridio y diseñó una arquitectura de información de destino óptima. La jerarquía de carpetas del sistema de origen superó los límites de longitud de URL de SharePoint, que el equipo resolvió cargando documentos en una jerarquía de carpetas más corta.

Conversión OCR de archivos escaneados. Las imágenes escaneadas del departamento estaban en varios formatos diferentes, incluidos archivos PDF de varias páginas, imágenes independientes, documentos escritos a mano y mecanografiados. Proventeq extrajo texto de estas imágenes y las expuso como metadatos; hacer que el contenido se pueda buscar.

Migración piloto. Para demostrar que el diseño de la migración cumplía plenamente con los objetivos del proyecto DfE, Proventeq llevó a cabo una etapa piloto de migración. Esto permitió que el equipo interno de DfE evaluara la migración y las capacidades de administración de documentos de SharePoint en un entorno similar al de producción.

Migración en vivo con total fidelidad. Una vez que el equipo de proyecto interno de DfE quedó satisfecho con el diseño de la migración y la arquitectura del sistema de destino, Proventeq utilizó el Acelerador de migración para ejecutar una migración de fidelidad total con seguimiento de auditoría a nivel de elemento. Esto aseguró que más de 7 millones de elementos se migraran con éxito.

Resultados

“La excelente colaboración entre Proventeq, colegas de la Dirección de Tecnología, MPCD (incluido IICSA) y los equipos de KIM ha significado que entregamos con éxito una solución que satisface las necesidades del DfE y facilitará la búsqueda de información por parte de los colegas”. – Charlotte Saxon, gerente de entrega de TI, Departamento de Educación del Reino Unido

Reducción significativa de los costes anuales. La transición a SharePoint eliminará el costo de mantenimiento de la plataforma ECHO, lo que le ahorrará al Departamento un estimado de £170,000 por año. Un mayor control sobre el aprovisionamiento y la seguridad dará como resultado menores costos de mantenimiento continuo; reducir aún más el costo total a largo plazo de la propiedad de la infraestructura de la información.

Contenido más inteligente y búsqueda acelerada. SharePoint le ha dado a DfE el poder de consolidar contenido en un repositorio en línea centralizado que es fácil de controlar, administrar y acceder. DfE también aprovechó al máximo la función OCR de Migration Accelerator para realizar la conversión de texto completo de más de 700 000 documentos previamente almacenados como imágenes que no se pueden buscar.

Esta combinación de consolidación, conversión de texto OCR y clasificación inteligente ayuda a los usuarios de DfE a encontrar el contenido que necesitan para acelerar la colaboración y enfrentar los desafíos de las responsabilidades y la administración de los departamentos.

Productividad mejorada. La migración a SharePoint permite que los planes a largo plazo del equipo de administración de registros de DfE incluyan etiquetas de retención y aclaren cuándo se pueden destruir los elementos; proporcionando un importante ahorro de tiempo.

Riesgo de pérdida de contenido mitigado. SharePoint eliminó el riesgo de pérdida de contenido que presentaba el anterior sistema ECM no compatible de DfE, gracias a sus capacidades integradas de administración de contenido.

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