Triangle Equities aprovecha SharePoint Online y Microsoft Flow para automatizar los informes de los inversores

Resumen

Triangle Equities (Triangle) es una empresa de desarrollo inmobiliario de servicio completo con sede en la ciudad de Nueva York que posee y administra más de un millón de pies cuadrados de propiedades minoristas, residenciales y de uso mixto. Han sido una empresa líder en desarrollo de bienes raíces en la ciudad de Nueva York durante los últimos 30 años. Triangle tiene numerosos desarrollos y propiedades en toda la ciudad de Nueva York que posee y opera y se da cuenta de que la tecnología de vanguardia es un requisito para permitirles realizar negocios de manera eficiente. La organización ha confiado en SharePoint Online y Office 365 durante varios años, tiene una intranet de empresa integrada en SharePoint Online, además de ser una tienda de Microsoft.

Triangle Equities tenía un proceso manual que aprovechaba Microsoft Excel para gestionar y mantener las tareas relacionadas con los requisitos de informes de los inversores. Estos requisitos incluían informes de cumplimiento, estados financieros y otros archivos críticos relacionados con el desarrollo. Si bien Excel es poderoso, no poseía ninguna de las capacidades de flujo de trabajo, administración de tareas y administración de proyectos que requerían. Además, la capacidad de crear automáticamente nuevas tareas recurrentes una vez que se completaron las tareas ahorraría horas de trabajo en cada proyecto. SharePoint Online, con sus poderosas capacidades de administración de tareas, junto con Microsoft Flow, poseía toda la funcionalidad deseada para automatizar este proceso manual y, a su vez, reducir la cantidad de horas-hombre dedicadas a una tarea o capacidad de administración de proyectos.

Desafío

Como parte de sus operaciones, los miembros del personal de Triangle tienen la tarea de informar a los inversores, que se compone de numerosos elementos recurrentes que abarcan informes de cumplimiento, estados financieros, informes de beneficios para la comunidad e informes de costos de construcción. Las fechas de vencimiento de estos elementos pueden variar entre mensual, trimestral, semestral o anual, según la tarea.

Para gestionar sus tareas de informes de inversores, Triangle Equities se basó en el uso de una hoja de cálculo de Excel. Uno de los principales desafíos que enfrentaron fue que numerosos miembros del equipo estaban involucrados en diferentes proyectos y cada uno tenía sus propias fechas de vencimiento únicas para las tareas asociadas. Los usuarios debían poder asignar tareas a los miembros del equipo y notificarles 15, 30, 60 y 90 días antes de la fecha de vencimiento de una tarea. Además, todos los miembros del equipo asociados con una tarea debían recibir un correo electrónico automático todos los lunes, destacando las tareas atrasadas, así como las tareas que vencen en la próxima semana.

Al usar Excel, una vez que las tareas recurrentes se marcaban como completadas, se requería una intervención manual para agregar nuevas tareas recurrentes para el siguiente ciclo recurrente. Al administrar múltiples proyectos, realizar estas tareas cuesta una cantidad significativa de horas-hombre. Potencialmente, poder automatizar este proceso agregaría aún más valor a la solución de informes para inversores de SharePoint.

Si bien Excel es poderoso, estos requisitos de automatización específicos estaban más allá de sus capacidades. La elección lógica fue aprovechar Microsoft Flow junto con una lista de tareas de SharePoint personalizada para implementar los requisitos.

Estrategia

Longi Engineering había implementado una intranet de SharePoint Online para Triangle que todas las unidades comerciales usaban en toda la empresa. La adopción por parte de los usuarios fue alta y, hacia el final de la implementación, Longi Engineering demostró potencialmente cómo Flow, PowerApps y Power BI podrían usarse para otros desafíos comerciales.

Como parte de la implementación, se utilizó Microsoft Flow para implementar notificaciones para los usuarios 15, 30, 60 y 90 días antes de la fecha de vencimiento de las tareas. Esto ayuda a garantizar que los miembros del equipo puedan evitar los plazos incumplidos, ya que ahora son más conscientes de las próximas tareas que deben abordar. En caso de que una tarea no se haya abordado antes de la fecha de vencimiento, la tarea se resalta en rojo y aparece como la primera tarea de la lista. Se ejecuta un Microsoft Flow semanal que envía por correo electrónico a los miembros individuales del equipo el estado de los elementos actuales, destacando las tareas atrasadas. Una vez que se completan las tareas recurrentes, se activa Microsoft Flow para crear automáticamente una nueva tarea con una nueva fecha de vencimiento.

Resultados

La implementación de Microsoft Flow ha ayudado a reducir en gran medida los costos de administración de proyectos y la cantidad de horas-hombre dedicadas a cada proyecto.