Cliente
TransAlta
VersaFile
VersaFile, una empresa RKO, ayuda a las organizaciones a reducir costos y aumentar la eficiencia del equipo a través de contenido inteligente, soluciones de automatización y procesos. Su producto, docuflow, proporciona archivado, vinculación y automatización de procesos de SAP sin inconvenientes en toda la plataforma de Office 365.
Aprende másResumen
TransAlta, una compañía eléctrica de propiedad privada, está experimentando una enorme transición hacia la energía renovable. Esto, a su vez, impulsa el cambio en todos los aspectos del negocio para ser más competitivos y utilizar los recursos disponibles para satisfacer sus necesidades de transición. Un área para impulsar la eficiencia y el ahorro de costos es a través de la consolidación de las aplicaciones de TI y el traslado a la nube.
El equipo de TransAlta trabajó con VersaFile para exportar y transformar contenido y metadatos desde un sistema IBM Content Manager conectado a SAP a la nube Microsoft 365. Si bien aún se planean fases adicionales, una gran parte de la organización ya ha obtenido beneficios de facilidad de uso y está colaborando de manera eficiente en sus operaciones globales utilizando el conjunto de aplicaciones Microsoft 365 más grande.
Desafío
TransAlta tiene varias fuentes de contenido comercial, incluidos SharePoint, IBM Content Manager, SAP y File Systems. Un área de enfoque fue IBM Content Manager, donde numerosos grupos usaban el sistema para las necesidades de administración de documentos del día a día. Los usuarios encontraron que el sistema era difícil de usar y solo para el almacenamiento de tipos de contenido fragmentados. Mientras tanto, la organización encontró que la plataforma general era costosa de mantener y tuvo dificultades para encontrar recursos fácilmente disponibles para respaldarla. Al no ser un sistema completo para todo el contenido, la población corporativa en general usaba el sistema cada vez menos y, como resultado, se hizo cada vez más difícil para la organización mantener el sistema.
TransAlta necesitaba una única solución basada en la nube, que fuera fácil de usar y rentable. Los resultados necesarios para satisfacer las necesidades de los usuarios y ahorrar costes. Además, debido a que parte del contenido estaba conectado directamente con la línea de aplicaciones comerciales clave, como SAP y herramientas de administración de dibujos principales, como AutoCAD e IBM Document Manager, era importante para TransAlta encontrar una solución flexible que les permitiera mantener esos conexiones
Estrategia
TransAlta ya se estaba comprometiendo con el enfoque y las aplicaciones Microsoft 365. Cuando llegó el momento de consolidar los sistemas de administración de contenido, seleccionar SharePoint como parte de la suite de Office 365 fue una decisión fácil y rentable.
El equipo de VersaFile, utilizando sus habilidades y herramientas heredadas de IBM, ayudó a TransAlta a segmentar el contenido y los metadatos en el sistema IBM actual y lo preparó para la migración. El tipo de contenido que se transicionará varió de RR. HH. a Finanzas a Acuerdos y Contratos Comerciales.
La preparación cuidadosa del contenido era importante porque partes de los documentos están vinculadas al Sistema de gestión de documentos (DMS) de SAP y están vinculadas a los sistemas de control de documentos que gestionan sus dibujos CAD para el mantenimiento de la planta.
A continuación, el equipo extrajo el contenido, las versiones y los metadatos relevantes utilizando las herramientas de extracción y transformación IBM ECM únicas de VersaFile y realizó las transiciones necesarias para prepararlo para importarlo a SharePoint. Esto incluyó los siguientes pasos:
- Evaluación de la calidad de los datos
- Enfoque de limpieza de datos y ejecución de deduplicación
- Mapeo de datos y preparación para la migración
- Validación y prueba de datos
El equipo de TransAlta implementó las diversas soluciones en Microsoft 365 y luego completó la importación de contenido y metadatos al sistema utilizando herramientas internas.
VersaFile (RKO) ha trabajado con TransAlta ayudándolos a administrar sus sistemas de administración de contenido desde 2014, incluidas sus iniciativas en curso para migrar contenido a SharePoint Online, su estándar empresarial. “RKO ha sido un gran socio para TransAlta a lo largo de los años.
Michael Ksenak (Supervisor, Servicios de colaboración de TI, TransAlta)
Resultados
Como resultado de este esfuerzo, una gran parte de los registros comerciales de TransAlta ahora residen en SharePoint. Si bien la gran mayoría de los usuarios tienen una solución única con la que trabajar, la empresa ahora tiene una forma más rentable de brindar soporte a sus usuarios dentro de sus equipos de soporte empresarial. Los ahorros de costos se debieron a menos suscripciones de renovación de software junto con un menor costo de soporte de soluciones atípicas que no se encuentran dentro de los estándares corporativos principales.
