La empresa de ingeniería de la construcción recurre a Silversands para crear una aplicación de no conformidad con M365

Resumen

The Bourne Group es una empresa europea de ingeniería de la construcción que se centra en ofrecer excelencia técnica en múltiples mercados. La organización está compuesta por cuatro empresas del grupo, incluidas Bourne Steel, Bourne Special Projects, Bourne Parking y Bourne Nuclear.

Con Office 365 como un componente clave para impulsar la colaboración y la comunicación dentro de la organización, Bourne Group buscó crear una aplicación moderna para reemplazar su sistema basado en Excel para informar sobre no conformidades dentro de la empresa. Bourne le pidió a Silversands que buscara una aplicación basada en navegador que permitiera a los usuarios remotos y de oficina iniciar sesión, acceder e informar sobre no conformidades. Con SharePoint, PowerApps, Flow y Excel, Silversands entregó una solución que fue rápida de desarrollar e implementar y obtuvo enormes beneficios comerciales

Desafío

Todas las empresas de Bourne registran no conformidades, que ocurren cuando el trabajo de construcción no cumple con las especificaciones. Mediante el seguimiento de las no conformidades y cómo y por qué ocurrieron, las organizaciones de ingeniería de la construcción, como Bourne Group, pueden encontrar formas de prevenirlas en el futuro y, por lo tanto, reducir los riesgos de reelaboración y sobrecostos.

Los empleados de todas las empresas registraron las no conformidades en numerosas hojas de cálculo de Excel, lo que requería que todo el personal tuviera acceso a Excel y al servidor de archivos. Para complicar aún más el proceso, algunos campos de datos son similares entre empresas, mientras que otros no lo son. Al final de cada ciclo, el Gerente de Conformidad debía cotejar las hojas de cálculo para generar una visión general de la escala, la naturaleza y la eficiencia de la resolución. Esta solución de disconformidad existente no solo fue

complejo y muy manual, pero también inseguro y potencialmente propenso a errores. Tenía que haber una manera más fácil.

Para registrar y monitorear con precisión las no conformidades, Bourne quería un proceso más fluido que permitiera al usuario agregar un elemento en un formulario desde una ubicación remota y luego notificar a las personas adecuadas para capturar datos de acuerdo con las respuestas. Se comunicaron con Silversands para obtener una solución basada en Office 365 para informes de incumplimiento.

Estrategia

Para proporcionar un método coherente de entrada de datos, alertas, flujo de trabajo e informes, Silversands proporcionó una solución utilizando los servicios de Office 365 que Bourne ya tenía. Usando las herramientas de Office 365, Silversands creó una aplicación usando PowerApps que permite a los usuarios reportar una no conformidad desde sus dispositivos móviles o computadoras de escritorio. En esta aplicación, los miembros del personal ingresan todos los datos dentro de una lista de SharePoint. El formulario responde a medida que el usuario ingresa datos para garantizar que todos los datos se capturen con precisión, lo que activa el flujo comercial correcto, que está controlado por Microsoft Flow. El Administrador de conformidad puede filtrar y clasificar la lista de SharePoint en la que se almacenan los datos para proporcionar la información necesaria para la generación de informes. Si es necesario, el administrador puede descargar los datos en un archivo de Excel.

Resultados

Al usar los servicios existentes dentro de Office 365, Silversands pudo crear, escalar e implementar rápidamente una solución fácil de usar para Bourne y las empresas de su grupo que no requerían licencias adicionales. Los empleados que trabajan en el campo y en la oficina ahora pueden acceder a la aplicación, informar rápidamente una no conformidad y actuar sobre los datos registrados.