TECE digitaliza procesos basados en documentos con d.velop y Office 365

Resumen

TECE es una empresa familiar de tamaño mediano con sede en Alemania que produce sistemas sanitarios y de instalación que han recibido numerosos certificados y premios. Con oficinas, filiales y socios comerciales en todo el mundo, la empresa se beneficia de un alto grado de fabricación vertical y del cumplimiento de exigentes estándares de calidad.

TECE quería establecer un sistema de gestión de la información como depósito central de datos. El objetivo era alinearse con su estrategia de nube e integrarse sin problemas con sus aplicaciones de CRM y ERP al tiempo que garantizaba el cumplimiento legal.

Trabajando con d.velop, TECE implementó una solución que brinda acceso a documentos comerciales críticos en Office 365 y SharePoint en el contexto de la información relevante del objeto comercial (clientes, proveedores, personal, productos, proyectos, pedidos, casos). Esto se logra a través de un proceso automatizado y estandarizado basado en los datos existentes de CRM/ERP. Toda la información es accesible sin salir de las aplicaciones principales, estableciendo una completa transparencia de información y documentación en todas las filiales y departamentos. Los usuarios pueden encontrar documentos fácil y rápidamente y obtener una vista completa de toda la información. Cuando la información está disponible sin esfuerzo, los usuarios pueden concentrarse en lo esencial.

Desafío

TECE es una empresa internacional que experimenta un crecimiento dinámico. Con más de 22 filiales y sitios de producción en 5 ubicaciones en varios países, los silos de información eran parte de la vida diaria de los empleados. La información solo se compartió entre departamentos y únicamente con los empleados directamente afectados, lo que restringió la disponibilidad de información importante en toda la organización. Esta comunicación vertical en silos de información hizo imposible facilitar la transparencia total, lo que resultó en búsquedas que consumían mucho tiempo, duplicación de esfuerzos y falta de sinergia entre varios departamentos, lo que en última instancia condujo a la pérdida de oportunidades. Un ejemplo recurrente ocurrió en las obras de construcción, cuando la información no estaba disponible durante una comunicación importante con los socios comerciales. TECE quería y necesitaba un acceso rápido y fácil a la información, sin importar dónde ni cuándo.

Con base en los problemas de disponibilidad con el acceso móvil, así como el uso entre las subsidiarias, la empresa siguió una estrategia de prioridad en la nube. En última instancia, el objetivo era permitir una digitalización completa, legal y transparente de todos los documentos, así como su archivo. La alineación de la estrategia de la nube con estos objetivos permitió la escalabilidad, la fácil coordinación y la reducción de costos debido a la provisión de servicios administrados. Los procesos y flujos de trabajo, como el proceso de compra a pago, se pueden mejorar aún más porque la información es fácilmente accesible. Además, los silos de información se pueden eliminar de manera sostenible. La transparencia total produce resultados concretos en tiempo y esfuerzo ahorrados, tanto al mejorar la coordinación entre departamentos y ubicaciones físicas, como al garantizar que las decisiones se tomen con base en las versiones correctas del documento.

El mayor desafío del proyecto fue migrar la solución existente donde la información se almacenaba en SAP, Salesforce y sistemas de archivos hacia Office 365 como la ubicación central y completa para la información. Además, esa información almacenada centralmente debía estar disponible directamente a través de la integración en SAP y Salesforce.

Estrategia

TECE se basa estratégicamente en SharePoint. El requisito de establecer un sistema de gestión de la información como repositorio central de documentos se cumplió con la introducción de d.velop para Office 365. Ese repositorio organiza los documentos en carpetas de archivos en función de criterios comerciales (por cliente, proveedor, pedido, etc.) y también almacena hojas de datos técnicos y pone todo esto a disposición, en el contexto adecuado, directamente en un proceso de SAP o Salesforce. La plataforma que creó d.velop también permite el archivado y la retención conforme a la ley.

Estratégicamente, el uso de Office 365 permite el intercambio y la colaboración en línea, por ejemplo, en proyectos con requisitos en constante cambio que requieren la gestión de la información entre ubicaciones y unidades comerciales. Con la integración completa de todos los sistemas, los procesos de TECE se pueden optimizar y los problemas de cumplimiento y gobernanza se pueden abordar de manera integral y estratégica.

Resultados

Al introducir un sistema de gestión de la información, TECE pudo reducir las ineficiencias asociadas con tener múltiples soluciones aisladas. En su lugar, se utilizó d.velop para Office 365 para hacer de Office 365 el punto focal de la información derivada de aplicaciones estratégicamente críticas, incluido SAP como ERP y Salesforce como CRM. El mayor beneficio para TECE es que ahora todos los empleados tienen acceso a todos los documentos relevantes, en cualquier momento y en cualquier lugar. Con más de 1,5 millones de documentos digitalizados por año, TECE ahora puede acceder a su información al instante, sin importar si está almacenada en un archivo de cliente, pedido o proveedor.

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