TaylorMade, fabricante de golf reconocido mundialmente, revoluciona sus procesos legales con Microsoft Syntex

Resumen

Fundada en 1979 con el compromiso de combinar la innovación con la autenticidad, TaylorMade tiene una reputación de décadas como la marca de golf con mejor desempeño en el mundo.

Desde la creación de la primera metalwood en 1979, la organización se ha establecido como algo más que un fabricante de artículos deportivos de vanguardia. Con el lema "nunca hecho" en su esencia, TaylorMade tiene una cultura en la que la innovación y la mejora no solo se fomentan sino que se fomentan. Este impulso por la excelencia se extiende a sus departamentos, desde el proceso hasta los productos y los atletas, empujando a su gente a tomar riesgos, explorar nuevas fronteras y encontrar nuevos caminos para mejorar.

Desafío

En un esfuerzo constante por trabajar de manera más inteligente e impulsar la eficiencia en toda la empresa, el equipo de TI de TaylorMade ha invertido mucho en explorar y adoptar las últimas soluciones tecnológicas. Para mantener su tradición como la marca de golf con mejor desempeño, estas nuevas soluciones deben ser seguras y compatibles, accesibles a nivel mundial y las mejores en su clase. En pocas palabras, las soluciones que utilizan deben ejemplificar las cualidades que la marca aprecia más.

“Buscamos una solución que funcione mejor que cualquier otra y que cuente con el respaldo del mejor equipo”, dice Ali Chitsaz, gerente sénior, lugar de trabajo digital, TaylorMade Golf.

Un área que el equipo reconoció que necesitaba mejorar fue la gestión de contenido, particularmente en torno a la información de patentes y marcas registradas.

Para poder administrar la gran cantidad de documentos legales e información confidencial, tradicionalmente el equipo legal de TaylorMade pasaba interminables horas administrando manualmente el contenido a medida que llegaba a sus bandejas de entrada de Outlook. Cuando recibían información sobre marcas registradas o patentes en su bandeja de entrada, los miembros del equipo legal movían el documento individual a su sistema de archivos jerárquico en las carpetas de Outlook.

“Teníamos a estos abogados literalmente pasando horas y horas archivando y moviendo documentos”. – Ali Chitsaz, gerente sénior, lugar de trabajo digital, TaylorMade Golf

Este tedioso proceso era ineficiente y propenso a errores humanos, lo que alejaba a la organización de su misión en torno a la innovación.

Estrategia

A lo largo de los años, TaylorMade ha sido uno de los primeros en adoptar las soluciones de Microsoft, incluido Microsoft Teams y otras herramientas de colaboración. Con su firme confianza en las soluciones de Microsoft, el equipo de TI de TaylorMade buscó en Microsoft un nuevo enfoque para la gestión de contenido.

Rápidamente se les apuntó a Microsoft Syntex como solución.

Para comenzar con Syntex, TaylorMade se conectó con Lighthouse Global, socio de Microsoft. Con su experiencia en cumplimiento, seguridad y gobierno de la información, Lighthouse Global fue el consultor ideal para el trabajo.

El procesamiento de contenido Microsoft Syntex aprovecha la IA para reconocer campos repetidos dentro de los documentos para ingerir y etiquetar correctamente la información, lo que ayuda a los equipos a garantizar que se almacene, gobierne y busque correctamente para los miembros del equipo correctos.

“Esto aumenta el aprendizaje, disminuye la cantidad de trabajo manual, disminuye la complejidad y aumenta el rendimiento en términos de la capacidad de ver documentos, administrarlos y mantenerlos dentro de las tolerancias de riesgo que esperan nuestros clientes”. Paul Moye, Director Ejecutivo, Asociaciones Estratégicas, Lighthouse Global

Después de que TaylorMade les proporcionó más de 200 documentos de patentes y marcas registradas, Lighthouse global analizó el contenido para comprender qué campos eran importantes para ingerir. Luego entrenaron los modelos Syntex para reconocer los campos dados y aplicar los metadatos adecuados. Con estos metadatos aplicados, TaylorMade puede clasificar adecuadamente la información y mantenerla más segura.

Resultados

Con Microsoft Syntex, TaylorMade puede garantizar que sus abogados tengan más tiempo para tratar asuntos legales y, al mismo tiempo, garantizar que los documentos legales estén protegidos y accesibles para los miembros del equipo adecuados.

El viaje de TaylorMade con Lighthouse y Syntex no termina ahí. A medida que las nuevas funciones de Syntex están disponibles, el sueño de la organización de mejorar sus procesos sigue creciendo. Desde la traducción de documentos en mandarín y japonés hasta la creación de nuevas formas de buscar y anotar información, los equipos de TaylorMade están ansiosos por escalar la IA en todos sus procesos.

Ali Chitsaz explica: "Poder revisar y tomar una captura de pantalla de una diapositiva cuando está viendo un video y luego poder buscar eso seis meses después resultará inmensamente valioso para la comunidad porque hay mucho perdido eso no se puede buscar”.

Lighthouse comparte el entusiasmo: “Syntex es una herramienta realmente excelente para nuestros clientes. Especialmente con la aparición de nuevas capacidades que los ayudarán con la clasificación de datos, la automatización de procesos y la aplicación de controles de protección de la información”, dice Chelsey Vance, consultora sénior de Lighthouse Global.

Combinando su determinación para explorar nuevos enfoques, con la experiencia de Lighthouse y los continuos avances en Content AI con Microsoft Syntex, el futuro de TaylorMade es brillante.

“TaylorMade se basa en la innovación y nos encanta que Microsoft esté innovando con nosotros aquí”. Ali Chitsaz, gerente sénior, lugar de trabajo digital, TaylorMade Golf

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